Назначение товарной накладной. Нюансы при оформлении ТТН. Назначение товарно-транспортной накладной
Основное предназначение товарной накладной – документировать продажу товаров сторонней организации. Форма ее, получившая сокращенное название ТОРГ-12, была утверждена постановлением № 132 Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. Согласно предписаниям Минфина России, товарная накладная составляется в двух экземплярах, один из которых остается у поставщика, т.е. продавца товара, а второй – у получателя. На основании формы ТОРГ-12 продавец списывает отгруженный товар, а покупатель – осуществляет его оприходование.Этот первичный документ имеет строго определенную структуру и должен содержать все необходимые реквизиты. В шапке товарной накладной указываются данные о грузоотправителе, грузополучателе, поставщике и плательщике: название в соответствии с учредительными документами, почтовый адрес, а также может быть пометка о том, что организация является структурным подразделением. Кроме того, обязательно указываются дата и номер составления документа. Далее следует таблица , в которой содержится информация о наименовании товара, его количество и стоимость. Оба экземпляра формы ТОРГ-12 должны быть заверены печатями организаций и подписаны должностными лицами, ответственными за эту хозяйственную операцию.Нередко ведутся споры, какой документ должен составлять поставщик, отгружая товар: ТОРГ-12 или товарно-транспортную накладную (форма Т-1). Последняя, в отличие от транспортной накладной, содержит раздел о транспорте, которым осуществляется перевозка, и о стоимости этой услуги. На практике продавцы товара при отгрузке обычно составляют форму ТОРГ-12, однако это не всегда правильно. Предполагается, что в случае осуществления отдельных расчетов за услуги доставки поставщик должен оформлять товарно-транспортную накладную. Например, когда привлекается сторонняя автотранспортная организация или получатель оплачивает доставку отдельно от стоимости товара. В противном случае у организации-покупателя могут возникнуть сложности при расчете налога на прибыль.
Накладная является необходимым документом для подтверждения отгрузки товара со склада и приемки товара на склад. Выписывается она материально ответственными лицами - кладовщиком или начальником склада. Унифицированная форма накладной регламентируется Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. №132 и называется ТОРГ-12.
Инструкция
Подготовьте 2 бланка для заполнения, так как товарная накладная обязательно заполняется в двух экземплярах: первый должен остаться у организации-поставщика и является первичным бухгалтерским документом для списания товарно-материальных ценностей, второй отдается организации-покупателю и служит основанием для оприходования ТМЦ.
В строке "Грузоотправитель" укажите наименование организации-грузоотправителя, в соответствии с регистрационными документами, и его почтовый адрес.
В строке "Поставщик" укажите название организации-поставщика. Она может совпадать с грузоотправителем, а может быть другим юридическим лицом.
В строке "Плательщик" укажите наименование организации-покупателя.
В строке "Основание" укажите номер и дату договора поставки или покупки-продажи. Дополнительно указывается номер и дата транспортной накладной, которая выписана для организации-перевозчика, если таковая участвует.
Укажите номер и дату товарной накладной. Заполните таблицу с перечнем ТМЦ. Данные в таблице должны полностью совпадать с данными в счет-фактуре на соответствующую партию поставки.
Товарную накладную должны подписать 3 человека: главный бухгалтер; сотрудник, разрешивший отпуск груза (обычно это начальник склада) и работник, который производит отпуск груза (кладовщик). Оба экземпляра обязательно заверяются печатью организации-грузоотправителя.
Законом допускается использование бланков товарных накладных, разработанных организацией самостоятельно. При этом необходимыми являются следующие данные: название документа и организации, которая его составила; дата документа; наименование, стоимость и количество товара; должности и подписи лиц, отвечающих за отгрузку и приемку; печати обеих сторон.
Лицо, ответственное за приемку товара в организации-получателе, обязательно должно подписать первый экземпляр в поле "Груз принял" и поставить штамп предприятия-получателя. Возможно использование факсимиле печати, но это должно быть оговорено в договоре поставки
Если товар отгружается через перевозчика, то рекомендуется использовать другую форму накладной - товарно-транспортную (форма № 1-Т, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. N 78).
Источники:
- Образец формы и заполнения товарной накладной
Товарная накладная имеет унифицированную форму ТОРГ-12, утвержденную Госкомстатом № 132 от 25.12.98. Документ первичного бухучета оформляется в двух экземплярах для продажи товарно-материальных ценностей. Если перевозку груза покупателю осуществляет сторонняя организация, то выписывается товарно-транспортная накладная формы № 1-Т, утвержденная Госкомстатом № 78 от 28.11.97. Все документы должны быть правильно заполнены и подписаны.
Любая коммерческая операция, выполняемая компанией, должна иметь документальное подтверждение. Такие бумаги носят название первичных и используются для ведения бухучета.
В число главных первичных документов всех торговых организаций входит товарная накладная, без которой не обходится ни одна сделка по купле-продаже. Что это за документ? И в каких случаях он оформляется?
Что такое товарная накладная?
Товарная накладная применяется предприятиями для документирования отпуска продукции сторонней компании и обычно имеет унифицированную форму, подтвержденную Госкомстатом РФ.
Ее составляют в 2-х экземплярах, куда заносят данные о поставщике и получателе, дату оформления документа, перечень отпускаемой продукции с объемом и стоимостью, а также фамилии должностных лиц, которые несут ответственность за хозяйственную операцию. После заполнения на накладной ставятся печати компаний и подписи лиц, ответственных за отгрузку.
Один из экземпляров передается заказчику и используется им для оприходования товаров, второй остается у поставщика и выступает основанием для списания продукции со склада. Хотя оформление накладной допускается в произвольной форме, предпочтительнее заполнять установленный образец, чтобы избежать придирок со стороны налоговой.
Многие предприятия держат на складе готовые шаблоны с прописанными реквизитами и другой неменяющейся информацией, что значительно ускоряет загрузку при работе с постоянными покупателями.
Где используется товарная накладная?
Товарные накладные применяются на всех предприятиях, которые занимаются отпуском товаров. Это могут быть как с собственными отгрузочными складами, так и магазины, осуществляющие оптовые продажи.
Помимо использования при оформлении сделки купли-продажи, накладная необходима бухгалтерам для ведения отчетности, а также работникам склада, которые на ее основании осуществляют оперативный складской учет.
Для чего нужна товарная накладная?
Хозяйственную операцию сложно представить без накладных, поскольку они необходимы всем участникам сделки. С их помощью продавец может учитывать количество товара, оставшегося на складе, а покупатель – сверять выгружаемую продукцию с данными, указанными в документе.
Если компания, приобретающая товары, недовольна их качеством, она использует товарные накладные для возврата продукции или для предъявления в суде (если до этого дойдет дело). Необходим документ и перевозчикам, занимающимся транспортировкой. Товарная накладная передается водителю, перевозящему продукцию, а он, в свою очередь, отдает ее грузополучателю.
Если во время транспортировки его остановят представители автодорожной инспекции, он должен будет предъявить ее по требованию, доказав тем самым, что товар не украден и доставляется на законных основаниях.
В чем разница между товарной и товарно-транспортной накладной?
И товарная, и товарно-транспортная накладная относятся к сопроводительной документации, однако различаются как оформлением, так и ситуацией, при которой передаются материальные ценности. Товарно-транспортная накладная используется только в тех случаях, когда для перемещения продукции применяют транспортные средства, а товарная оформляется при любых сделках купли-продажи.
В товарно-транспортной накладной отражаются физические характеристики отпускаемой продукции (количество, вес), номер автомобиля и путь его следования, тогда как в товарной накладной указывается только объем и стоимость продукции.
Чем товарная накладная отличается от расходной накладной?
Расходная накладная используется для учета расхода продукции внутри компании, например при оформлении отпуска тележек для продавцов, товаров, которые будут раскладываться в торговом зале, и так далее. Ее сохраняют на складе и применяют при подсчете товарных остатков.
Таким образом, в отличие от товарной накладной, выписываемой сторонним организациям, расходная накладная оформляется для внутреннего пользования и не выходит за пределы компании.
Развитие компьютерных технологий неминуемо влечет за собой перевод экономических и юридических взаимоотношений между разными экономическими субъектами на новый уровень. Электронные формы приходят на смену бумажным, затрагивая все больше аспектов нашей жизни, однако этот процесс еще далек от завершения, и сегодня любая экономическая операция, связанная с передачей товара, должна быть подкреплена документально. Товарная накладная, при этом, является одним из основных документов, отличаясь универсальностью и простотой заполнения.
Еще одним неоспоримым преимуществом товарной накладной является то, что этот документ подписывается ответственными лицами, как компании-продавца, так и компании-покупателя. Несмотря на значительный прогресс в сфере безопасности цифровых технологий, именно подпись, прошедшая сквозь века, по-прежнему остается наиболее надежным способом подтвердить юридическую достоверность документа. Товарная накладная, как правило, подписывается директором либо одним из его заместителем, а также бухгалтером и лицом, ответственным за выдачу товара (обычно кладовщиком). Со стороны получателя, как правило, достаточно одной подписи.
При этом в товарной накладной содержится вся необходимая информация о товаре. Эта информация может пригодиться самым различным сторонам. В первую очередь, конечно, покупателю, который должен удостовериться в том, что информация, указанная в документах, соответствует реальному положению вещей. Кроме того, транспортной накладной пользуются бухгалтеры для осуществления необходимых проводок, а также государственные органы для проверки законности, осуществляемой экономическими объектами деятельности.
В накладной обычно указывается его масса, цена, упаковка, а также дата оформление документа. Кроме того, сверху обязательно указываются юридические реквизиты обоих стороны. Закрепляется товарная накладная указанными выше подписями, а также печатями организаций.
Несмотря на обилие информации, а также необычайную важность, которую имеет транспортная накладная, процесс ее заполнения достаточно прост, что во многом объясняет такое широкое распространение этого документа. Как правило, на предприятии имеются шаблоны товарных накладных, в которые уже вбиты его реквизиты, а также некоторая другая неизменяющаяся информацию. В некоторых случаях, когда компания работает преимущественно с постоянными клиентами, под каждого клиента заводится свой шаблон для упрощения процесса заполнения.
Таким образом, сотруднику, отвечающему за отгрузку товара, достаточно взять бланк товарной накладной, который, к слову, является вбить дату отгрузки, информацию о грузе, сверить посчитанную компьютером стоимость со счетом, распечатать документ на бланке, заверить его и выдать покупателю. Как видите, процесс более чем прост.
Однако и в таком простом деле довольно часто случаются ошибки, из-за банальной неосмотрительности или просто в спешке. Накладная на товар содержать ошибок не должна, даже самых незначительных. Любая опечатка должна быть исправлена, а бланк помечен как испорченный. Если же ошибка выявлена после отправки товара покупателю, готовится новая товарная накладная и затем отдается на подпись. Столь строгие требования позволяют обеспечивать высокий уровень защищенности от осуществления подставных операций, которым цифровые документы пока что похвастаться не могут. В ближайшем будущем товарной накладной также ничего не грозит, и если этот документ когда-нибудь будет выведен из оборота, то случится это нескоро.
является унифицированным документом, который выписывается в случае передачи товара продавцом для доставки покупателю при перевозке автотранспортным средством. При этом наличие третьей стороны (автотранспортного предприятия) не является единственным условием для выписки ТТН. Документ, сопровождающий груз во время его транспортировки, выписывается в любом случае, даже если функции автоперевозчика совмещает одна из сторон (грузоотправитель или грузополучатель).Кому необходима ТТН
заполняется в четырех экземплярах (для грузоотправителя, грузополучателя, транспортной организации). В качестве бланка используется утвержденная в 1997 году унифицированная форма документа № 1-Т. Заполненный документ используется как для подтверждения учета движения ТМЦ, так и для расчетов за автоперевозку.
Грузоотправитель заполняет и подписывает все 4 экземпляра ТТН, при этом первый остается у него, а второй-четвертый экземпляры передаются водителю — он их подписывает и берет с собой в рейс. В дороге может потребоваться для предъявления дорожной полиции при проверке груза.
При доставке товара грузополучатель ставит соответствующие отметки на документе о получении груза (указываются ФИО и должность получателя, ставится его подпись и печать организации, указываются реквизиты доверенности на получение ТМЦ).
Впоследствии третий экземпляр ТТН прилагается к счету за доставку груза и передается заказчику. Четвертый экземпляр остается в транспортной организации и вместе с путевым листом служит первичным документом для учета услуг, а также для начисления зарплаты водителю.
Если осуществляется доставка груза нетоварной группы, по которому не может вестись складской учет, но есть возможность опередить количество путем геодезического замера (например, карт песка или грунта), либо путем взвешивания или замера, то товарно-транспортная накладная заполняется в трех экземплярах. Третий остается у грузоотправителя, а первые два экземпляра передаются автоперевозчику, причем по окончании рейса первый из них возвращается подписанный грузоотправителю (заказчику) вместе со счетом. Второй экземпляр остается для учета у владельца автотранспорта.
Товарно-транспортная накладная выписывается грузоотправителем для каждого грузополучателя, даже если несколько партий товара для доставки разным контрагентам загружены в одну машину.
Почему этот документ так необходим
Товарно-транспортная накладная требуется для подтверждения факта приема груза грузополучателем, при этом ее наличие особо тщательно проверяется налоговыми органами. Так, при проведении проверки того, достаточно ли оснований для применения вычетов по НДС покупателем, тщательное внимание обращается на наличие полного пакета первичных документов, в том числе и ТТН. Во избежание споров с проверяющими из налоговой лучше позаботиться об оформлении ТТН в любом случае, если ТМЦ отгружается в автотранспорт.
Кроме того, грузополучателю данный документ необходим для приемки товара — требуется сравнить указанное грузоотправителем количество груза с фактически пришедшим. Грузоотправителю данный документ необходим для получения документального доказательства передачи груза водителю и приемки его получателем. В ситуации, когда иные первичные документы оформляются с запозданием, это будет едва ли не единственным доказательством факта передачи товара сначала для перевозки, а затем и вручения ответственному лицу контрагента.
Автотранспортное предприятие при помощи ТТН фиксирует факт перевозки. Это нужно как для предъявления налоговой для проверки учета по начислению зарплаты водителю, так и для подтверждения своих доходов. Кроме того, в спорных ситуациях о сохранности ТМЦ при транспортировке данный документ поможет определить виновное лицо, если имеет место утеря или недостача груза. В Гражданском Кодексе и Уставе для автомобилистов также содержится четкое указание, что лишь наличие подтверждает заключение договора о выполнении перевозки.
Правила оформления и заполнения ТТН
При заполнении товарно-транспортной накладной необходимо учесть, что заполняются два раздела. При этом в первом разделе большее внимание уделяется описанию товара и указанию контрагентов, а в во втором — маршруту и описанию транспортных услуг.
Данные из первого раздела используются грузоотправителем и грузополучателем для складского учета отгруженных/оприходованных товарно-материальных ценностей. За заполнение этого раздела ответственен грузоотправитель. Второй раздел заполняется преимущественно транспортным предприятием. Данные из него служат впоследствии основанием для выставления счета и оформления первичной документации по передаче услуг.
До прибытия авто под загрузку в товарно-транспортной накладной уже должны быть заполнены некоторые реквизиты: наименование и адрес грузополучателя, грузоотправителя, заказчика и автоперевозчика; ФИО водителя, номер авто и прицепа; вид автоперевозок; наименование, цена и количество (а также, если есть, прейскурант) товара; единицы измерения и общая сумма товара в доставке; должность и ФИО ответственного за отгрузку лица.
Точный вес загрузки, и, соответственно, сумма товара прописываются уже по факту загрузки. В строчке «Приложения» указываются все сопроводительные документы на партию товара. Транспортный раздел ТТН заполняется водителем и грузополучателем.
Каждый из экземпляров ТТН должен быть заполнен и заверен подписью ответственного лица и печатью (штампом) грузоотправителя. Во всех экземплярах должна быть также подпись водителя (или экспедитора), что является подтверждением передачи груза ответственному лицу для его транспортировки по указанному в документе маршруту.
Нюансы при оформлении ТТН
Если по договору купли-продажи не оговариваются условия доставки товара от поставщика покупателю, тогда можно обойтись без необходимости заполнения ТТН. Но следует в этом случае быть готовым к вопросам проверяющего из налоговой о том, каким образом был отгружен товар покупателю. Особенно важен момент точного подтверждения маршрута и каким образом товар попал на склад покупателя, ведь именно ему впоследствии могут отказать в применении вычета по НДС из-за его необоснованности.
В случае если грузоотправитель доработал унифицированную форму 1-Т путем добавления графы НДС и заполнил необходимые данные по учету по данному виду налога, можно отказаться от дополнительного составления товарной накладной (форма ТОРГ-12). Но данный момент желательно прописать в двухстороннем соглашении, чтобы впоследствии не было спорных вопросов ни у сторон, ни у фискальных органов.