Как отправить простое письмо по почте. Как отправлять письма почтой россии.

Многим пригодятся знания о том, как отправить письмо по Почте России. В наш век компьютеризации писать бумажные письма почти перестали. Но иногда все же без них не обойтись.

Прежде всего, следует помнить, что письма бывают разные — ценные, заказные и простые. Каким образом лучше отправить свое послание, вы без труда определите, ознакомившись со следующими рекомендациями.

Самым распространенным отправлением является простое письмо, отправленное почтой России. Его достаточно запечатать в конверт, приобретенный в почтовом отделении или киоске, написать слева вверху свой адрес, а внизу с правой стороны — адрес получателя, указать индекс и опустить в почтовый ящик.

Если отправление получилось слишком объемным и тяжелым, вес его превышает стандартные 20 г, стоимость пересылки возрастет, на конверт необходимо дополнительно наклеить марки. В противном случае он вернется к вам для доплаты.

Если все сделано верно и вес не превышает оплаченную стоимость, конверт отправится в путь и попадет в нужные руки. Иногда случается, что адресат выбыл, а его новое местонахождение установить не представляется возможным. Тогда конверт, совершив путешествие, вернется в ваш почтовый ящик. Но проследить за ним во время пути не получится.

Простая корреспонденция не регистрируется в почтовой системе. И если по пути что-то пропадает, а такое иногда случается, никто ответственности за это не понесет. Содержимое конверта будет утеряно навсегда. Поэтому что-либо важное простой почтой лучше не посылать, этот риск не оправдан.

Простое отправление самое дешевое, его пересылка стоит всего 17 рублей, если вес не превышает 20 г. Но, сэкономив деньги, есть все шансы испортить нервы, спокойствие дороже.

Заказные и ценные письма

Когда возникнет необходимость переслать родственникам, живущим в другом городе, оригинал документа, и вы хотите проследить за ним в пути, воспользуйтесь услугами пересылки заказной или ценной корреспонденции. Это обойдется немного дороже. Заплатить за пересылку заказного письма вам предстоит, как минимум, 35 рублей. Если вес превысит 20 г, стоимость еще немного увеличится. Окончательную цену скажут, после взвешивания, почтовые работники.

Как отправить заказное письмо? Здесь нет ничего сложного. Необходимо только найти время для похода в почтовое отделение. Листок с посланием разрешается запечатать в свой конверт, при желании конверт можно купить непосредственно перед отправкой. Отдаете оператору почтового отделения и говорите, что хотите отправить заказное письмо.

Письму будет присвоен специальный номер, вы получите квитанцию об оплате. На сайте Почты России без труда можно отслеживать движение своего заказного послания. Оно будет вручено по указанному адресу лично тому человеку, имя и фамилию которого вы указали на конверте.

Если дома его застать не удастся, почтальон оставит извещение, конверт в течение месяца будет ждать адресата в почтовом отделении. А по истечении этого срока, если востребован не будет, вернется назад, к отправителю.

Можете отправить письмо с уведомлением о вручении, карточка — уведомление вернется к вам с подписями получателя и почтового работника, а также с указанием даты вручения. За эту услугу взимается дополнительная плата. Заказное письмо — более защищенный вид отправления. Как правило, заказная почтовая корреспонденция не теряется. Если вдруг такое случится, потраченные деньги вам никто не вернет.

Но есть еще более надежный и защищенный способ пересылки по Почте России — это ценное письмо. Для него нужно купить специальный конверт и взять бланк для описи содержимого. При нарушении сроков доставки при повреждении конверта или утрате отправитель имеет право на получение компенсации. Ценность содержимого назначает отправитель. Пересылка такого письма обойдется дороже, чем заказного, но в пути к нему будет особое внимание, ценное послание, как правило, быстро находит адресата.

Если адресат за границей или в Кремле

Иногда возникает необходимость отправить письмо за границу. Легко можно это сделать с помощью Почты России. Требования не сильно отличаются от тех, что предъявляются к внутренней корреспонденции.

Единственное условие для корреспонденции за границу — адрес получателя должен быть написан латинскими буквами. Название страны следует продублировать и на русском языке. Образец того, как следует писать адрес на конверте, можно увидеть в любом почтовом отделении.

Если возникнет вопрос, как отправить письмо в Белоруссию, ответ простой, как и способ пересылки. В эту страну письмо без проблем дойдет, если адрес указан на русском языке. Но лучше все же использовать латинский шрифт, как это предусмотрено почтовыми правилами для всей международной корреспонденции. Стоимость письма за границу зависит от веса конверта с посланием и страны назначения. Пересылка простого письма весом до 20 г в Белоруссию или Германию обойдется в 31 рубль. Сколько стоит отправить письмо за границу, в любую страну мира, охотно подскажут почтовые операторы.

Почта придет на помощь и в том случае, если вам необходимо обратиться к Президенту России. Путину можно написать как простое, так и заказное письмо, с уведомлением или без него. Пересылка писем Президенту и членам Правительства осуществляется на общих основаниях, с такими же гарантиями доставки, как и для остальной корреспонденции.

Адрес назначения очень простой: 103132, Россия, Москва, ул. Ильинка, д. 23, В.В. Путину.

Почта России совершенствует свою работу, автоматизированы процессы обработки почты, что способствует ускорению доставки корреспонденции.

Чтобы дорога для вашего послания оказалась легкой и быстрой, не забудьте написать почтовый индекс, если он не будет указан, письмо перенаправят на ручную сортировку, что удлинит время его нахождения в пути.

В современном мире мало кто из простых обывателей использует при обмене информации бумажную переписку. Письма сейчас стали в цифровом формате, почтовые ящики - электронными, а вместо шариковой ручки - клавиатура компьютера, а то и вовсе сенсорный экран планшета. Поэтому для многих часто в диковинку отправка бумажных писем и они задаются вопросом как отправить письмо по почте. Для того, чтобы узнать это, кто-то воспользуется поиском в Интернете, кто-то спросит у знакомых, а кому-то подскажет только бабушка, единственная помнящая, как отправить письмо по почте России. И первое, что она посоветует, это купить конверт. В зависимости от вида отправления, конверты бывают различных форматов. Для отправления письма, состоящего из одного листка, подойдет конверт формата DL, но тогда листок придется сложить в несколько раз. Для листов формата А4, которые складывать нежелательно, необходим конверт формата C4. Причем конверты формата DL продаются как сразу с маркой, так и без нее. Если при использовании конверта с маркой вес письма будет соответствовать установленной норме, то дополнительных марок не потребуется. Обычно в норму веса входят 1-2 листка формата А4. Если же необходимо отправить в одном конверте больше документов, удобнее взять конверт без марки и купить необходимо количество марок в ближайшем отделении почты России.

После покупки конверта нужно правильно заполнить все его поля. В них необходимо указать имя лица, которое отправляет данное письмо, и имя лица, которому оно адресуется. Если переписка ведется между организациями, следует указывать название организации и службу, для которой направляется данное письмо. На конверте также нужно написать адреса отправителя и получателя. Чтобы заполнить эти поля правильно, можно ознакомиться с примером, который находится на официальном сайте почты России, или набрать в поисковике фразу «как отправить письмо». И конечно, стараться писать адреса разборчиво, чтобы почтальон смог передать письмо по назначению. Также важно знать, что обязательно должно быть заполнено поле с индексом места назначения по установленному формату. Образцы цифр указаны на большинстве конвертов на обратной стороне. При правильном и аккуратном написании индекса места назначения обработка письма на сортировочных пунктах будет более производительной, и, следовательно, письмо будет доставлено адресату быстрее, чем при отсутствии или при небрежном заполнении индекса. С помощью считывания с конвертов индексов мест назначения установленного формата пересылка писем почтой России значительно оптимизируется.

Когда конверт будет оформлен по всем правилам, можно отправлять письмо. Однако следует выбрать вид письма, по которому он будет отправлен. Он может быть отправлен как простым письмом, так и заказным. При этом за заказное письмо следует доплатить в ближайшем отделении почты России, обратившись там к одному из операторов. Адресату на это заказное письмо придет извещение, с помощью которого в своем отделении почты России он сможет получить данное письмо. Этот способ отправки считается более надежным, так как письмо будет вручено лично адресату, а не оставлено в его почтовом ящике, доступ к которому зачастую открыт каждому. Кроме того, отправитель может оформить уведомление к заказному письму. Это уведомление вернется к отправителю, когда адресат получит письмо. Для оформления такого уведомления отправитель при отсылке письма должен заполнить соответствующий бланк и передать его оператору почты России для дальнейшей обработки.

Также при отправке заказного письма, ему присваивается почтовый идентификатор, который сообщается отправителю в квитанции на оплату заказного письма. С помощью данного идентификатора, называемого также трек-кодом, отправитель сможет отслеживать перемещение письма по сортировочным пунктам почты России вплоть до вручения данного почтового отправления адресату. Чтобы отследить заказное письмо, необходимо зайти на сайт почты России и в соответствующем разделе набрать присвоенный письму почтовый идентификатор. Также потребуется ввод пятизначного цифрового кода с прилагаемой картинки для удостоверения, что данные запрашиваются человеком, а не автоматически. При правильном вводе всех значений высветится весь путь письма. При отсутствии у адресата данного письма продолжительное время отправитель имеет право предъявить претензию почте России, но не позднее шести месяцев с момента отправки письма. В данной статье было рассказано как послать письмо по почте России. Удобнее всего приобретать конверты без марок, а в отделении почты России отправлять заказное письмо с уведомлением. Также важно разборчиво и по установленному образцу указывать данные на конверте.

Дата публикации: 14.04.2015

Письмо – это почтовое отправление с письменным сообщением. Письма могут быть простыми, заказными или с объявленной ценностью. В данной статье я подробно расскажу о том, как отправить заказное письмо , а также как отправить заказное письмо с уведомлением и с описью вложения .

Итак, простые письма чаще всего используются для обмена письменными сообщениями между частными лицами. То есть обычное письмо в обычном конверте или поздравительная открытка – всё это относится к простым письмам. Для того чтобы отправить такое письмо, достаточно опустить его в синий почтовый ящик Почты России. Предельный вес такого почтового отправления должен составлять не более 20 г.* При отправке простого письма — отправителю не вручаются никакие подтверждающие документы отправки письма (чек, квитанция). Соответственно, если простое письмо будет утеряно, то Почта России никакой ответственности нести не будет.

Заказное письмо предназначено для отправки каких-то документов, бланков, квитанций. Данный вид почтового отправления является регистрируемым. Его отправка осуществляется непосредственно в отделении Почты России через оператора. Стоимость отправления несколько дороже, чем в случае с простым письмом, но зато отправитель получает гарантию того, что отправление точно будет доставлено адресату. Вручение заказного письма производится лично в руки адресату под роспись. Предельный вес заказного письма должен составлять не более 100 г. Если почтовое отправление весит более 100 г., то такое почтовое отправление называют бандеролью.

Заказное письмо может быть отправлено одновременно с уведомлением о вручении и с описью вложения. Правда, в последнем случае письмо будет уже называться не заказным, а ценным!

Что такое «заказное письмо с уведомлением о вручении»? Данный вид отправления предполагает то, что письмо будет направлено адресату как заказное, то есть адресат получит письмо лично в руки, а отправитель в свою очередь получит уведомление, подтверждающее факт получения письма адресатом. То есть, если вы хотите отправить заказное письмо, и точно убедиться в том, что письмо получено адресатом – необходимо отправлять именно заказное письмо с уведомлением.

Что такое «ценное письмо с описью вложения»? Данный вид предполагает то, что содержимое отправления будет описано отправителем в специальном бланке. При этом при получении ценного письма с описью получатель в почтовом отделении при операторе вправе вскрыть письмо и проверить его содержимое, которое должно полностью соответствовать бланку описи вложения.

Как отправить заказное письмо

Отправить заказное письмо можно в любом отделении Почты России. Сложного в этом ничего нет, заполнять какие-то дополнительные бланки не нужно.

Для того чтобы отправить письмо:

  • Обратитесь в операционное окно в отделении почты и купите нужного размера конверт. Максимальный размер конверта 229х324 мм, то есть чуть больше листа бумаги формата А4.
  • На конверте необходимо указать индекс и адрес отправителя и получателя.
  • Оператору говорим, что данное письмо хотим отправить заказным и всё. После оплаты услуги вы получите чек, на котором будет указан трек-номер, с помощью которого можно будет отследить движение письма вплоть до его вручения.

Как отправить заказное письмо с уведомлением о вручении

Процесс отправления заказного письма с уведомлением о вручении точно такой же, как и в предыдущем случае. Единственное отличие заключается только в том, что помимо заполнения адресной информации на конверте, вам необходимо будет дополнительно заполнить бланк «Уведомление о вручении» (форма 119). Данный бланк можно получить бесплатно в отделении почты.

Пример заполнения данного бланка приведен на картинке ниже. Для наглядности данные, которые необходимо заполнить отправителю, выделены красным цветом:

На лицевой стороне бланка Уведомления о вручении необходимо указывать именно Ваши данные (имя, адрес, индекс), т.к. получателем данного уведомления будете Вы, а не адресат Вашего письма.

Как отправить заказное ценное письмо с описью вложения

Отправка ценного письма с описью вложения осуществляется точно также, как и отправка обычного заказного письма. Отличие заключается только в том, что дополнительно необходимо будет заполнить бланк «Опись вложения» (форма 107). Данный бланк выдается бесплатно в отделении почты при запросе отправителя.

То есть для того чтобы отправить ценное письмо с описью вложения, вам необходимо будет указать все данные на конверте, в котором будет отправлено письмо, а также заполнить два бланка с описью вложения. Заполнить нужно будет именно два бланка, т.к. один остается у отправителя, а второй получает адресат. Соответственно на основе этого бланка адресат сможет проверить содержимое вашего отправления.

Пример заполнения бланка ф.107 Опись вложения приведен на картинке:

При отправке ценного письма с описью вложения предоставляйте конверт оператору в незапечатанном (открытом) виде. Оператор должен проверить соответствие содержимого с описью вложения.

Заказное письмо: сроки доставки и стоимость

Сроки доставки заказных писем точно такие же, как и срок доставки других почтовых отправлений, включая посылки и бандероли. У Почты России есть контрольные сроки, на которые и следует опираться. Подробнее об этом я уже писал ранее в статье . Если есть желание, чтобы ваше письмо дошло быстрее, то его необходимо отправлять 1 классом.

Что касается стоимости отправки заказного письма, то стоимость зависит от многих факторов: вес письма, с уведомлением или без него, с описью вложения или без него. Подробнее смотрите на сайте Почты России.

*Вес простого письма может быть выше 20 г., но не превышать 100 г. За каждые последующие полные или неполные 20 г веса простого письма взимается дополнительная плата.

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается. Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат.

В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте.

Кто должен заниматься отправкой корреспонденции?

Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации. Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача - так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени.

Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами. Недостатки такого подхода очевидны:

  • трудно отследить, действительно ли исполнитель ходил на почту;
  • чем чаще исполнитель пишет письма, тем чаще он вынужден посещать почтовое отделение, тратя свое рабочее время, а значит, и деньги работодателя, на дорогу;
  • при большом объеме работы исполнители вынуждены ходить на почту после рабочего дня, который из-за этого соответственно увеличивается.

Работаем с «Почтой России»

Большинство организаций работает сегодня с «Почтой России» главным образом потому, что она предлагает наиболее выгодные тарифы на отправку, доставляет отправления в любую точку страны и может документально подтвердить получение корреспонденции адресатом, что очень важно в случае судебных разбирательств.

Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже.

Работа «Почты России» строго регламентирована. Работнику, ответственному за отправку корреспонденции, желательно ознакомиться со следующими нормативными документами:

  • Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (в ред. от 06.12.2011);
  • Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;
  • Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п;
  • Порядок приема, доставки и вручения внутренней посылочной почты, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 24.01.2007 № 28-п;
  • Руководство по приему международных почтовых отправлений (с изменениями от 17.10.2013 на момент написания данной статьи).

Если объем писем не позволяет сдавать их на общих основаниях, выстаивая очередь, есть возможность заключить с почтой договор на корпоративное обслуживание . В этом случае в установленные дни в организацию будет приезжать работник почтамта и забирать подготовленные секретарем или курьером письма. При следующем визите работник почты привезет оформленные документы об отправке. Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www.russianpost.ru , а также охотно предоставляется операторами горячей линии.

Какие бывают письма?

Все почтовые отправления делятся на две категории: регистрируемые и нерегистрируемые . Разница между ними принципиальная: по требованию отправителя почта обязана разыскать регистрируемое отправление или предоставить информацию о месте его нахождения. След же нерегистрируемого отправления теряется в тот момент, когда отправитель опускает его в почтовый ящик. В свою очередь, зарегистрированное на почте письмо будет вручено адресату под роспись, нерегистрируемое - опущено в ящик или просто передано секретарю, и никто не докажет, что письмо было получено.

Поэтому нерегистрируемым, или простым, письмом лучше отправлять документы, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительные открытки к праздникам. А все то, что хотя бы теоретически может стать предметом спора, настоятельно рекомендуется регистрировать на почте.

Основной вид регистрируемой корреспонденции - заказные письма и бандероли . В отличие от простых писем о поступлении заказного получатель будет извещен специальной квитанцией и получит конверт из рук работника почты, как уже говорилось, под роспись.

Дополнить заказное отправление можно описью вложения . Это документ, описывающий количественные и стоимостные характеристики почтового отправления. Один экземпляр описи вкладывается в конверт поверх вложения в почтовое отправление, другой выдается отправителю вместе с квитанцией. Получив письмо с описью, адресат не сможет утверждать, что ему не отправили каких-либо документов.

Обратите внимание!

Заклеивать конверт с описью вложения до отправки не нужно: оператор почтового отделения обязан удостовериться, что все документы, указанные в описи, действительно находятся в конверте.

Наконец, особое внимание следует уделить простым уведомлениям о получении заказных писем. Уведомление представляет собой карточку, которая приклеивается к конверту. При получении письма адресат расписывается на карточке, после чего она высылается отправителю. Вернувшееся уведомление является документом, который официально подтверждает факт получения письма. Срок хранения уведомлений - 5 лет .

После возврата уведомления информация о его наличии может быть зафиксирована в Журнале регистрации почтовых отправлений (см. ниже). Вряд ли нужно скрупулезно переписывать с карточки, кто и какого числа получил письмо. Если исполнителю понадобятся эти сведения, он всегда может обратиться к секретарю. Чаще всего достаточно информации о том, что письмо было получено. Сканировать уведомления имеет смысл, только если в компании внедрена система электронного документооборота (СЭД). В СЭД есть возможность «привязать» файл уведомления к информации об исходящем документе. Это очень удобно: исполнитель в любой момент может проверить, было ли письмо доставлено адресату.

Раскладываем по полочкам

Исполнители, которые приносят письма на отправку секретарю, помимо указания полного адреса с индексом, должны обязательно делать пометку на письме о виде отправления. Как вариант - в канцелярии можно поставить лотки с надписями: «Простые письма», «Заказные письма», «Заказные письма с уведомлением», «Заказные письма с уведомлением и описью» и т.п. Тогда исполнители в любое время смогут оставлять письма для отправки, не отвлекая работников канцелярии.

Наш совет

В регламенте по отправке корреспонденции рекомендуется указать, что неправильно оформленная корреспонденция, а также письма без адреса или индекса будут возвращены исполнителю, несмотря на их срочность.

Готовим почту к отправке

Если есть возможность автоматизировать какой-либо процесс, не стоит ею пренебрегать. Так, если секретарь до сих пор надписывает почтовые конверты от руки, ему стоит обратить внимание на набор функций текстового редактора Microsoft Word по надписыванию конвертов, приданию им фирменного стиля, а также распечатыванию конвертов по списку рассылки. Другими словами, вместо того чтобы надписывать каждый конверт от руки, можно один раз задать в программе:

  • обратный адрес отправителя;
  • фирменный стиль конверта.

После того как в программу будет внесен список адресов получателей (список рассылки), останется только вложить в принтер пачку конвертов и задать команду «Печать». Описанные функции можно найти на вкладке Рассылки (Создать ® Конверты , Наклейки ).

Кстати

Кроме адреса, на конверте можно напечатать и индекс получателя, причем оформить его по правилам написания индексов. Для этого нужно установить на компьютер специальный шрифт. Его легко найти в Интернете - достаточно ввести в поисковой системе запрос «Шрифт для индекса». Файл со шрифтом имеет расширение.ttf. Скачав его, нужно перейти в папку «Мой компьютер», затем в папке «Панель управления» отыскать папку «Шрифты» и поместить в нее файл шрифта.

На рис. 1 вы можете увидеть, как выглядит готовый к печати конверт, созданный в программе MS Word.

Рис. 1

Когда набор писем для отправки будет готов, нужно заполнить первые две графы формы 103 «Список для отправки партионных почтовых отправлений». Это требование почты касается всех организаций, если они отправляют 5 и более писем. Ответственный за отправку должен перечислить в списке все отправляемые регистрируемые письма. Остальные графы заполняет оператор почтового отделения. Список распечатывается в двух экземплярах, подписывается ответственным за отправку, после чего его подпись заверяется печатью. Один экземпляр заполненного реестра останется в почтовом отделении, второй вернется в организацию. В нем будет содержаться идентификационный код отправлений для отслеживания.

Данная форма доступна на сайте «Почты России». Единственный недостаток: файл можно скачать только в формате.jpg, т.е. в виде картинки, поэтому форму придется воспроизвести вручную и сохранить как шаблон.

Отслеживание писем

Регистрируемые почтовые отправления можно отследить на сайте «Почты России». Слева на главной странице есть ссылка «Отслеживание почтовых отправлений» (рис. 2). Переходим по ней, нажав на «Подробнее», и оказываемся на нужной странице.


Рис. 2

Теперь необходимо ввести уникальный код (почтовый идентификатор), который присваивается каждому отправлению оператором. Найти этот код можно или в квитанции, или в списке по форме 103 (графа 3). Код состоит из 14 цифр. Введем его в поле «Почтовый идентификатор», затем в поле ниже введем пятизначный защитный код и нажмем «Найти» (рис. 3).


Откроется таблица, позволяющая проследить путь нашего письма (Пример 1).

Пример 1

Информация о движении письма

Операция

Дата

Место проведения операции

Атрибут операции

Вес (кг)

Объявл. ценность (руб.)

Налож. платеж (руб.)

Адресовано

Индекс

Название ОПС

Индекс

Адрес

Единичный

Обработка

Покинуло сортировочный центр

Обработка

Прибыло в место вручения

Вручение

Вручение адресату

Кстати

Вопрос о юридической силе информации о перемещении письма довольно спорный. Она представляется исчерпывающей для организации, которая следит за своими письмами, но в качестве доказательства в суде ее могут не принять.
Гарантированную юридическую силу будет иметь переписка с «Почтой России». Нужно послать официальное письмо-запрос в почтовое отделение, приложив копию квитанции или формы 103. В ответ придет письмо на фирменном бланке «Почты России» с необходимой информацией, которое в качестве доказательства в суде не вызовет никаких вопросов.

Учет отправляемых писем

Любой выход документов из организации нужно фиксировать, независимо от того, что это за документы и каков путь их выхода. Письма не являются исключением. Работнику, ответственному за отправку почты, рекомендуем учитывать каждое письмо в специальном журнале (Пример 2). Поскольку обязанность вести такой журнал не закреплена в нормативных документах и это лишь вопрос удобства и контроля, каждая компания может разработать форму журнала самостоятельно.

Номер для отслеживания

Уведомление

Примечание

Иванов К.И.

ул. Пушкина, д. 56, кв. 43, Москва

Приглашение на выставку

Чайная плантация, ООО

ул. Кораблестроителей, д. 454, оф. 34, г. Волгоград

Исх. № 3324-3 от 14.06.2014

Производственный отдел

Зеркало, ООО

ул. 7-я Садовая, д. 33, г. Тольятти, Самарская обл.

Исх. № 3354-2 от 15.06.2014

Технический отдел

Промрегионгаз, ОАО

ул. Школьная, д. 3, оф. 353-В, г. Иркутск

Исх. № 3465-6 от 17.06.2014

Юридическая служба

Возврат - получатель не явился за письмом

Заполняем графы таблицы

  1. Порядковый номер. Графа имеет значение для формирования отчета о работе канцелярии: сразу можно увидеть, сколько писем было отправлено по каналам почтовой связи.
  2. Почтовая служба. Актуальна в том случае, если организация пользуется услугами не только «Почты России», но и экспресс-почты.
  3. Вид письма. Графа полезна в спорных случаях или когда требуется доказать, что адресат получил письмо.
  4. Адресат. В графе указываются фамилия и инициалы физического лица или наименование организации-адресата. Для удобства фильтрации рекомендуем заполнять графу, начиная с фамилии или наименования организации, например Иванов К.А . или Чайная плантация, ООО .
  5. Индекс. Вынесен в отдельную графу, чтобы было легче копировать и вставлять его в нужное место при создании конверта (см. ранее). Если секретарь предпочитает надписывать конверты от руки, можно писать индекс вместе с адресом.
  6. Адрес. Указывается почтовый адрес получателя.
  7. Опись содержимого. В данную графу вносится информация, особенно необходимая в тех случаях, когда с контрагентом ведется активная переписка. Позволяет не запутаться в отправлениях и точно знать, какой документ был отправлен в тот или иной день. Не нужно заполнять графу слишком подробно - достаточно лишь регистрационных данных документа, например Исх. № 4543 от 23.05.2014 .
  8. Исполнитель. Указывается наименование отдела, работник которого принес письмо на отправку, или фамилия этого работника. Рекомендуем указывать отдел, т.к. это более постоянная единица в организации, чем работник.
  9. Дата отправки. Указывается день, когда письмо было передано оператору почты или опущено в почтовый ящик.
  10. Номер для отслеживания. Графа для указания кода, по которому можно проследить судьбу письма на сайте «Почты России».
  11. Уведомление. Графа для отметки о том, что вернулось уведомление о получении письма.
  12. Примечание. Традиционная графа для указания дополнительной информации (например, о возврате письма, как в Примере 2).

Поиск по журналу

Поскольку никаких собственноручных подписей в журнале не требуется, он ведется в электронном виде (например, в MS Excel). Цель создания этого журнала - возможность быстро найти любое письмо, отправленное компанией. Для этого нужно:

  • закрепить верхнюю строку с наименованием граф так, чтобы всегда ее видеть;
  • снабдить ее фильтром.

Все это значительно ускорит поиск писем в таблице.

Чтобы верхняя строка таблицы всегда была на виду при прокрутке журнала, нужно перейти на вкладку Вид . Здесь в панели инструментов Окно выбираем команду Закрепить области , а в выпадающем меню - Закрепить верхнюю строку (рис. 4). Теперь даже если в реестре будет множество позиций, наименования граф будут закреплены вверху таблицы.


Рис. 4

Осталось только включить опцию фильтрации содержимого столбцов. Для этого в панели инструментов Редактирование нажмите на иконку Сортировка и фильтр , затем в выпавшем окошке - Фильтр (рис. 5).


Рис. 5

В нижнем правом углу наименования графы появится кнопка с изображением стрелочки - это и есть фильтр. Нажав на стрелочку определенного столбца, можно отсортировать любое из его значений. Например, нам необходимо просмотреть все письма, отправленные в ОАО «Промрегионгаз». Нажимаем на стрелочку - и видим весь список адресатов, внесенных в реестр. Убираем галочку из значения «Выделить все» и ставим ее в чекбокс напротив ОАО «Промрегионгаз». Щелкаем кнопку ОК и видим все письма, отправленные в эту организацию (рис. 6).

Рис. 6

Если письмо было отправлено кому-то лишь единожды, проще будет нажать сочетание клавиш Ctrl + F , чтобы вывести строку поиска, ввести в нее информацию (фамилию, наименование, город и т.п.) и нажать Найти далее (рис. 7). Программа найдет и выделит нужную ячейку.


Рис. 7

Регламентирование отправки документов по почте

Правила отправки документов посредством почтовой связи могут быть как частью инструкции по делопроизводству, так и самостоятельным документом. По своему усмотрению организация может дополнить их порядком отправки документов экспресс-почтой. Приведем фрагмент инструкции по делопроизводству, в котором изложен порядок отправки писем по почте (Пример 3).

Пример 3

Фрагмент инструкции по делопроизводству

«Правила отправки документов экспресс-почтой»

7. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПОЧТОВОЙ СВЯЗЬЮ

7.1. Отправку документов почтовой связью (в том числе экспресс-почтой) осуществляет Канцелярия.

7.2. Прием писем для отправки осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 (в сокращенные и предпраздничные дни -тдо 17:00).

7.3. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, регистрационных данных, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос). К документу прикладывается адрес отправки, включая почтовый индекс, и делается пометка о виде почтового отправления: простое письмо, заказное письмо, заказное письмо с простым уведомлением, заказное письмо с описью вложения, экспресс-почта и т.п. Если указанная информация отсутствует, корреспонденция возвращается исполнителю. Неправильно оформленная корреспонденция и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается исполнителю.

7.4. Отправка документов по почте осуществляется два раза в неделю: в понедельник и четверг в 15:00. Срочную корреспонденцию исполнитель может отправить самостоятельно. Корреспонденция, поступившая в Канцелярию после 15:00 в понедельник и четверг, отправляется в день следующей отправки.

7.5. Отправка документов экспресс-почтой производится в день получения отправления Канцелярией или на следующий рабочий день, если отправление было получено после 15:00 (после 14:00 в сокращенные рабочие дни).

7.6. При получении документов для отправки специалист Канцелярии проверяет наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

7.7. Принятая к отправке корреспонденция вносится в Журнал почтовых отправлений (Приложение 5), после чего конвертируется.

7.8. Законвертованная корреспонденция вносится в Список для отправки партионных почтовых отправлений (Приложение 6). Список распечатывается в двух экземплярах и подписывается работником Канцелярии, ответственным за отправку корреспонденции. Подпись заверяется печатью «Для документов». Графы заполняет оператор почты. Один экземпляр списка возвращается в Канцелярию и помещается в дело.

7.9. После получения уведомления о доставке корреспонденции работник Канцелярии ставит отметку в графу 11 Журнала регистрации почтовых отправлений и подшивает уведомление в дело.

Мы рассмотрели основные составляющие процесса отправки документов по почте. Надеемся, что эта информация поможет вам более оптимально выстроить свою работу.