Как определить кредитный лимит для компании-покупателя. Постановка на баланс в егаис
Каждый финансовый директор стремится минимизировать продажи в долг, так как менее рискованно работать с клиентами по предоплате. Санкционируя отгрузку с отсрочкой (рассрочкой) платежа, руководитель понимает, что существует вероятность не получить денежные средства за проданную продукцию или получить ее с просрочкой ожидаемой даты.
Отказаться на 100 % от отгрузок в долг современная компания не может. Причины понятные: боязнь потерять оптовых и постоянных покупателей, стремление увеличить лояльность со стороны крупных бизнес-партнеров, желание собственников и топ-менеджмента компании максимизировать продажи.
Выход один — регламентация и установление жестких критериев отбора покупателей-дебиторов, расчет лимита дебиторской задолженности и периода отсрочки.
АВС-АНАЛИЗ ПОКУПАТЕЛЕЙ
В первую очередь финансовому специалисту нужно разобраться в клиентах компании и понять истинную значимость каждого покупателя . Для этого запрашивают сведения по клиентам у менеджеров по продажам, используют имеющуюся информацию о дебиторах: анализируют анкеты клиентов, выясняют принципы отнесения покупателя к определенной категории, сопоставляют данные бухгалтерской отчетности о реализации и дебиторской задолженности с аналитикой.
Если перед экономистом стоит задача выработать регламент поставки продукции с отсрочкой платежа или проверить адекватность действующих лимитов для дебиторов, рекомендуется обратиться к элементам АВС-анализа. В основе анализа лежит принцип Парето: контроль 20 % клиентов обеспечивает 80 % оборота (объема продаж ) компании .
Э ТО ВАЖНО
Если в компании есть аналитика, сколько прибыли принес каждый клиент, тогда предпочтительнее проводить АВС-анализ не по объему продаж, а по сумме прибыли, полученной от клиента.
Для анализа по прибыли необходимо знать себестоимость своей продукции, уровень наценки (рентабельности), размер скидки каждого клиента (если она есть) в каждом периоде. Когда клиентская база широкая, а ценообразование у каждой ассортиментной позиции разное, то сделать это проблематично. Проще взять данные об объемах реализации у бухгалтера.
В анализе АВС выделяют произвольное количество групп (как правило, три):
- группа А — наиболее ценные клиенты (20 % клиентов обеспечивают 80 % продаж);
- группа В — клиенты средней важности (30 % клиентов приносят 15 % продаж);
- группа С — наименее ценные (50 % клиентов дают 5 % продаж).
Возможны и другие варианты. Все зависит от работы компании. Может быть, в вашей компании 5 % клиентов дадут 80 % продаж.
Отсортируйте клиентов в порядке убывания объемов продаж (от самых крупных к самым мелким суммам). Просуммируйте объемы продаж клиентов в полученном списке (первого, второго, третьего и далее) до тех пор, пока сумма не достигнет 80 % от объема продаж за период. Все клиенты, которые попали в эту группу, относятся к группе А.
Повторите то же действие для оставшихся 20 % общего объема продаж. Набираем 15 % — это клиенты группы В. Таким образом, 100 % - (80 % + 15 %) = 5 %. Этих клиентов относим к группе С.
Рассмотрим АВС-анализ покупателей, который провела компания «Источник» — производитель очищенной воды. Результаты анализа клиентов по объемам реализации представлены в отчете «».
ООО «Источник»
АВС-анализ покупателей за период: 01.07-30.09.2016
|
№ п/п |
Покупатель |
Объем реализации, тыс. руб. |
Удельный вес, % |
Накопительный вклад, % |
Группа |
|
|
ООО «Константа» |
||||||
|
ООО «Корчагин-Групп» |
||||||
|
ООО «Альфа-Омега» |
||||||
|
ИП Глазунов А. П. |
||||||
|
ООО «Мега» |
||||||
|
ООО «Дистрибьютор» |
||||||
|
ООО «Напитки-Люкс» |
||||||
|
ИП Кузнецов Т. И. |
||||||
|
ООО «Маркет-сити» |
||||||
|
ООО «Фудстрит» |
||||||
|
ИП Белова Л. Д. |
||||||
|
ООО «Оазис» |
||||||
|
ООО «Пикник-сервис» |
||||||
|
ООО «Премиум-продукты» |
||||||
|
ООО «Остров» |
||||||
|
ООО «Доминант-Опт» |
||||||
|
ООО «Оптовый ЛТД» |
||||||
|
ООО «Максимус-продакт» |
||||||
|
ООО «Ароматный кофе» |
||||||
|
ООО «Визит» |
||||||
|
ООО «Уютное кафе» |
||||||
|
ООО «Околица» |
||||||
|
ООО «У Татьяны» |
||||||
|
ИП Гаврилова А. А. |
||||||
|
ИП Власов К. Н. |
||||||
|
ООО «Морской берег» |
||||||
|
ООО «Гостиница» |
||||||
|
ИП Щукина Т. В. |
||||||
|
ИП Морозов Ф. Н. |
||||||
|
ИП Крюков В. Д. |
||||||
|
Итого |
||||||
Экономист по финансам Грызлова О. Н. Грызлова
На основании АВС-анализа покупателей компании «Источник» можно сделать следующие выводы:
- покупатели группы С: каждый клиент вносит в общий объем реализации меньше 1 %, большинство — меньше 0,5 % (наименее ценные клиенты). Если данной категории разрешить работать по отсрочке, то затраты на управление дебиторской задолженностью (зарплата финансового контролера, телефонные звонки и т. п.) будут слишком высокими по сравнению с объемом получаемых денежных средств. Следовательно, этим клиентам отсрочку не разрешать, расчеты только по предоплате ;
- покупатели группы В: предоставлять отсрочку или нет, на какой период и на какую сумму — для этого нужны дополнительные данные, аналитика;
- покупатели группы А: данным клиентам отсрочку платежа разрешать, но необходимо урегулировать вопросы, касающиеся сроков ее предоставления, и расчет лимитной суммы дебиторской задолженности.
КАТЕГОРИИ КЛИЕНТОВ
Покупателей можно разделить на четыре категории:
1. Мелкие оптовики (МО ) — мелкие торговые точки, магазинчики. Эти клиенты регулярно закупают небольшие партии продукции. Цель закупок — продажа продукции в розницу. Потенциал роста есть, но ограниченный.
Специфика работы таких торговых точек: вы привезли товар, с вами расплатился продавец. Если заказ поставляется раз в неделю, отсрочка должна быть на 7 календарных дней. Размер дебиторской задолженности — это размер заказа.
Возможны варианты, которые зависят от специфики рынка, сложившейся практики делового оборота:
- торговый представитель принимает заказ и забирает «дебиторку» в один день, экспедитор привозит товар в другой день;
- все выполняется в один день.
Период отсрочки во многом определяется логистическими возможностями работы вашей компании и конкретным географическим расположением торговой точки. Если ваши торговые представители ездят в данную часть города два раза в неделю — период отсрочки 4 календарных дня, один раз в неделю — 7 дней. Если вы делаете доставку в удаленную часть города, пригород один раз в две недели, то период отсрочки — 14 календарных дней.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Нужно придерживаться данного принципа, чтобы избежать внутренних конфликтов между финансовыми специалистами и менеджерами по продажам, ответственными за сбор дебиторской задолженности.
2. Конечные потребители (КП ) — гостиницы, кафе, рестораны, пиццерии, кейтеринговые компании. Цель закупок — продажа приобретенной продукции в составе собственной продукции/услуг. Потенциал роста ограничен.
Специфика бизнеса иная, но данная категория увеличит закупки в вашей компании, если откажется от других поставщиков. Расчеты с категорией конечных потребителей не проблема, поэтому применяются другие принципы для расчета сроков отсрочки и лимита дебиторской задолженности.
3. Внутреннее потребление (ВП ) — предприятия, закупающие продукцию не для последующей продажи, а для потребления своими сотрудниками. Потенциал роста практически отсутствует. Как правило, такие заказчики пользуются услугами одного поставщика (например, доставка питьевой воды в офис).
Сотрудничество с данной категорией не имеет стратегического, весомого маркетингового значения, поэтому если клиент категории ВП согласно АВС-анализу принадлежит к группе В, то отсрочку ему не предоставлять, работать по предоплате.
4. Крупнооптовые, дистрибьюторские компании (ДО ) — закупают продукцию с целью дальнейшей перепродажи более мелкими оптовыми партиями или в розницу. Часто такие клиенты имеют собственную торговую сеть (широкую клиентскую сеть). За каждым покупателем данной категории закрепляют менеджера по продажам.
Для отнесения покупателя к этой категории компании могут установить минимальный объем закупок. Представители категории ДО будут настаивать на максимальной отсрочке — как по срокам, так и по сумме. Такие компании стремятся платить производителям деньгами за их перепроданную продукцию. Это типичные представители группы А.
ЭТО ВАЖНО
РАСЧЕТЫ ДЛЯ КАТЕГОРИИ ПОКУПАТЕЛЕЙ «МЕЛКИЙ ОПТ»
Рассмотрим пример расчета лимитов по дебиторской задолженности для торговых точек категории МО (см. форму «Расчет кредитных лимитов для категории покупателей “мелкий опт ”»).
ООО «Источник»
Расчет кредитных лимитов для категории покупателей «мелкий опт»
Дата: 01.10.2016
|
№ п/п |
Покупатель |
Группа АВС |
Периодичность посещения торговой точки |
Объем реализации за предшествующие три месяца (01.04-30.06.2016), тыс. руб. |
Решение о кредитной политике |
||||||
|
установить период отсрочки (гр. 8 = гр. 6) |
среднемесячная сумма отгрузки, тыс. руб. |
лимит дебиторской задолженности на принятый период отсрочки, тыс. руб. |
фиксация лимита, руб. |
||||||||
|
ИП Кузнецов Т. И. |
1 раз в неделю |
7 календ. дней |
|||||||||
|
ИП Белова Л. Д. |
2 раза в неделю |
4 календ. дня |
|||||||||
|
ООО «Премиум-продукты» |
1 раз в две недели |
14 календ. дней |
|||||||||
|
Итого |
|||||||||||
Экономист по финансам Грызлова О. Н. Грызлова
В графе 6 указана периодичность посещения торговой точки. В соответствии с этой графой принимается решение о периоде отсрочки (гр. 8). Экономисту важно знать специфику построения маршрутов торговых представителей, выяснить у начальника торгового отдела, супервайзеров истинное положение дел .
Часто экономисту говорят одно (как должно быть), а в реальности положение дел другое. Если торговых точек в категории МО много, они занимают значительный удельный вес как в объеме реализации, так и в объеме дебиторской задолженности, то экономисту нужно один раз проехать по маршруту торгового представителя, увидеть процесс сбора «дебиторки», прежде чем зафиксировать методику расчета в Положении о кредитной политике.
Для расчета лимита дебиторской задолженности взят объем реализации по каждой торговой точке за последние шесть месяцев (гр. 5, 7), выведена среднемесячная сумма отгрузки (гр. 9). Так как предполагается рост объема продаж, то среднемесячная сумма отгрузки увеличивается на планируемый рост объема продаж (например, торговая точка закажет товара на 20 % больше) (гр. 10). С помощью данной графы можно предусматривать сезонные изменения спроса , увеличение отпускных цен , которые влекут за собой увеличение стоимости заказа и суммы дебиторской задолженности.
Объем продаж напитков, воды увеличивается в летние месяцы. Если бы расчет сделали в марте и экономист имел статистику продаж за зимний и весенний периоды, то в графу 10 можно было бы заложить увеличение сезонного спроса (например, на 50 %).
Если специалисты компании знают, что будет спад, в графу 10 можно заложить ожидаемое снижение, например, на 40 %, по сравнению со средним значением за предыдущие шесть месяцев.
ЭТО ВАЖНО
Установите правило: больше одного заказа в долг не давать.
В графе 11 среднемесячная сумма пересчитана на принятые календарные дни отсрочки. Для предпринимателя Кузнецова Т. И. (гр. 12):
18,18 тыс. руб. / 30 дней в месяце × 7 (срок отсрочки) = 4,242 тыс. руб. (округленно — 4300 руб.).
Таким образом, для Кузнецова Т. И. установлено:
- максимальный лимит отгрузки в долг — 4300 руб.;
- срок отсрочки — 7 календарных дней от даты поставки.
Расчет следует проверить двумя способами:
- сравните полученную сумму (4300 руб.) с суммами последних заказов данной торговой точки. Если 4300 больше стоимости каждого из них, расчет выполнен логически правильно;
- 4300 руб. × 4 = 17 200 руб. (4 — количество посещений торговой точки: еженедельно, то есть 4 раза в месяц).
Полученные 17,2 тыс. руб. больше среднемесячной суммы отгрузки (15,5 тыс. руб.) — расчет правильный.
РАСЧЕТ ЛИМИТОВ ДЛЯ КАТЕГОРИЙ «КОНЕЧНЫЕ ПОТРЕБИТЕЛИ» И «ДИСТРИБЬЮТОРЫ, ОПТОВИКИ»
Чтобы выработать условия отгрузки с отсрочкой платежа категориям ДО и КП, нужно оперировать следующими данными:
- период работы с покупателем (чем дольше работаешь с клиентом, тем больше знаешь его платежную дисциплину);
- период существования предприятия-клиента (количество лет с момента его регистрации);
- платежная дисциплина (имеется ли у клиента просроченная дебиторская задолженность или задолженность «старше» определенного периода, например свыше трех месяцев);
- средний объем закупок клиента за период (квартал, год) или удельный вес закупок клиента в общем объеме реализации предприятия;
- значимость клиента;
- местоположение клиента;
- принадлежность клиента к перспективному каналу сбыта или рынку;
- выгодность клиента;
- средний срок просрочки по клиенту в днях;
- количество отгрузок, по которым просрочен платеж.
На основании перечисленных данных специалист по финансам составляет Расчет кредитных лимитов для категорий «конечные потребители », «дистрибьюторы, оптовики ».
Графы 1-13 данного отчета информационные, на их основе делают расчеты (гр. 14-16), принимают решения (гр. 18 и 19).
В графе 14 выведен среднемесячный объем реализации. По аналогии с графой 10 Расчета кредитных лимитов для категории покупателей «мелкий опт» в графе 15 среднемесячный объем увеличен на желаемый 20%-ный прирост. Например, ожидается увеличение на 10 % объема заказов и увеличение на 10 % отпускной цены из-за роста производственных затрат (итого — 20 %).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Для дальнейших расчетов нужно знать, с какой периодичностью отгружается каждый клиент и типовой представитель группы А и В.
Срок отсрочки можно установить исходя из времени между отгрузками , чтобы к моменту приезда за следующим заказом предыдущая поставка уже была оплачена. Однако часто крупные покупатели, к которым относятся представители категорий КП и ДО, могут отгружаться один и несколько раз в неделю. Если считать срок от одной до другой отгрузки, получится слишком короткий промежуток, а ведь это главные клиенты для компании.
Важно знать специфику работы дистрибьютора. Отдельные из них не скрывают, что поставляют вашу продукцию своим клиентам с отсрочкой в 5 банковских дней, поэтому от вашей компании им требуется минимум 8 банковских дней (5 + 3) для проведения оплаты.
ООО «Источник»
Расчет кредитных лимитов для категорий «конечные потребители», «дистрибьюторы, оптовики»
Дата: 01.10.2016
|
№ п/п |
Покупатель |
Группа АВС |
Объем реализации за 01.07-30.09.2016, тыс. руб. |
Удельный вес в реализации, % |
Период работы с покупателем, мес. |
Просроченная дебиторская задолженность на дату расчета, тыс. руб. |
Средний срок просрочки на дату расчета, дн. |
Количество отгрузок, по которым просрочен платеж на дату расчета |
Наличие фактов просрочки оплаты с начала года, количество/срок |
Дебиторская задолженность старше 30 дней (VIP-поставка), тыс. руб. |
Принадлежность покупателя к стратегически важному каналу сбыта |
Расчеты типовых кредитных лимитов |
Принято решение |
|||||
|
среднемесячный объем реализации, тыс. руб. |
условная среднемесячная сумма реализации с потенциалом роста 20 %, тыс. руб. |
кредитный лимит при оплатах: А -— два раза в месяц, В — четыре раза в месяц, тыс. руб. |
типовой период отсрочки по группам покупателей, календ. дней |
фиксация максимального лимита, руб. |
срок отсрочки |
|||||||||||||
|
ООО «Константа» |
1 раз/2 дня |
|||||||||||||||||
|
ООО «Корчагин-Групп» |
||||||||||||||||||
|
ООО «Альфа-Омега» |
||||||||||||||||||
|
ИП Глазунов А. П. |
2 раза/4 дня |
|||||||||||||||||
|
ООО «Мега» |
||||||||||||||||||
|
ООО «Дистрибьютор» |
||||||||||||||||||
|
ООО «Напитки-Люкс» |
||||||||||||||||||
|
ООО «Маркет-сити» |
4 раза/10 дней |
|||||||||||||||||
|
ООО «Фудстрит» |
||||||||||||||||||
|
ООО «Оазис» |
||||||||||||||||||
|
ООО «Пикник-сервис» |
||||||||||||||||||
|
Итого |
||||||||||||||||||
Экономист по финансам Грызлова О. Н. Грызлова
Еще один ограничитель из практики любого финансиста — не давать клиентам отсрочку более двух недель . Это обусловлено тем, что нужно два раза в месяц платить зарплату, оплачивать налоги, электроэнергию, не говоря о собственных поставщиках.
Предположим, у вашего клиента возникли трудности с платежеспособностью. Если период отсрочки месяц, то вы узнаете об этом только через месяц, когда он вам не заплатит, а для вас эта сумма критична (ждали для выплаты зарплаты). А если бы узнали о проблемах, например, через две недели, то казначей зарезервировал бы сумму на расчетном счете для выплаты зарплаты, вы прекратили бы отгрузку в долг. Сумма дебиторской задолженности, которая рискует перейти в категорию безнадежной, была бы меньше в два раза.
На основании перечисленных положений в компании принято решение по максимальным отсрочкам:
- группа А — 14 календарных дней от даты отгрузки (при прочих идеальных условиях (гр. 8-13));
- группа В — 7 календарных дней.
Соответственно, при расчете лимита дебиторской задолженности принято, что клиент должен расплатиться:
- группа А — два раза в месяц (поэтому в графе 16 условная среднемесячная сумма делится на 2);
- группа В — один раз в неделю, то есть четыре раза в месяц (поэтому в графе 16 условная среднемесячная сумма делится на 4).
Согласно АВС-анализу клиенты групп А и В — это в целом 95 % всего объема реализации. Компания не может позволить себе отгружать такой объем продукции с отсрочкой, поэтому для категории В установлено: 50 % — предоплата, 50 % — отсрочка. Это целесообразно, потому что ни один из клиентов группы В не приносит компании более 3 % объема выручки.
Для ООО «Напитки-Люкс» расчет выглядит так:
23,6 тыс. руб. / 4 × 50 % = 2,95 тыс. руб. (с округлением — 3000 руб.).
Сумма лимита и срок отсрочки, принятые руководством на основании расчета, указываются соответственно в графах 18 и 19.
Период отсрочки платежа и лимит дебиторской задолженности по клиентам, которым допускается отгрузка в долг, указаны в форме «Расчетные лимиты дебиторской задолженности на октябрь 2016 г .».
Расчетные лимиты дебиторской задолженности на октябрь 2016 г.
|
№ п/п |
Покупатель |
Группа |
Лимит дебиторской задолженности, руб. |
Максимальный срок отсрочки, календ. дней |
|
|
ООО «Константа» |
|||||
|
ООО «Корчагин-Групп» |
|||||
|
ООО «Альфа-Омега» |
|||||
|
ИП Глазунов А. П. |
|||||
|
ООО «Мега» |
|||||
|
ООО «Дистрибьютор» |
|||||
|
ООО «Напитки-Люкс» |
|||||
|
ИП Кузнецов Т. И. |
|||||
|
ООО «Маркет-сити» |
|||||
|
ООО «Фудстрит» |
|||||
|
ИП Белова Л. Д. |
|||||
|
ООО «Премиум-продукты» |
Начальник финансового отдела Дюжева Д. К. Дюжева
Экономист по финансам Грызлова О. Н. Грызлова
С расчетом ознакомлен:
Начальник отдела продаж Петров Е. М. Петров
ООО «Константа » — имела место незначительная просрочка, вызвана ошибками в работе персонала данной компании (важно перед принятием решений знать причины просрочек своих клиентов ). У этого клиента самый большой объем отгрузки, поэтому ему установлен максимально допустимый расчетный лимит.
ООО «Корчагин-Групп » — по умолчанию принят срок отсрочки в 14 дней. Компания сотрудничает с данным клиентом 46 месяцев, в 2016 г. это первое нарушение, поэтому оснований для урезания лимитов нет. Однако нужно запретить следующую отгрузку до выяснения причин непоступления оплаты и получения дебиторской задолженности. Если нарушение будет существенным, пересмотреть кредитное решение, перевести на предоплату.
ООО «Альфа-Омега » — нарушений нет, идеальный пример, приняты расчетные значения.
Предприниматель Глазунов А . П . — нарушения были, признаны несущественными, срок сотрудничества длительный (32 мес.), поэтому лимиты соответствуют типовым расчетам.
ООО «Мега » — клиент представляет сеть гостиниц, стратегически важный. За ним числится непросроченная дебиторская задолженность сроком более 30 дней (50 тыс. руб.). Клиент отнесен к группе А. Расчетный лимит — 41 тыс. руб. (дополнительный к уже существующей задолженности).
ООО «Дистрибьютор » — просрочена оплата двух отгрузок, срок сотрудничества ниже, чем с другими представителями группы А (15 мес.). Необходимо провести переговоры, выяснить причины, приостановить отгрузки до погашения задолженности. Сумма просроченной задолженности меньше расчетного лимита. За нарушение платежной дисциплины лимит снижен до 20 тыс. руб., отсрочка — 7 календарных дней.
ООО «Маркет-сити » — существенные нарушения имели место, была просрочена оплата 4 отгрузок, срок просрочки — 10 дней, поэтому лимиты снижены в два раза.
ООО «Фудстрит » — клиент стратегически важный, но имеет длительную просрочку (15 дней). Нужно выяснить причину просрочки. Данному клиенту не отгружать в долг следующие заказы до погашения задолженности. Предоплата, пока не погасит долг. После погашения задолженности допускается работа по расчетным лимитам.
ООО «Оазис », ООО «Пикник-сервис » — компании категории КП (группа В). Если объем реализации за три месяца менее 100 тыс. руб., в отсрочке отказывать. Если выберут продукции на 100 тыс. руб., рассмотреть вопрос о предоставлении отсрочки.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Приведенные в графах 18 и 19 лимиты — максимально допустимые. Менеджеры по продажам имеют право заключать договоры с клиентом на более выгодных условиях. Ответственность несет начальник отдела продаж.
Если по ООО «Альфа-Омега» установлен максимальный лимит дебиторской задолженности в сумме 62 500 руб., то это не значит, что данной фирме можно сделать три поставки с отсрочкой платежа на 62,5 тыс. руб. каждая. Это означает, что все три отгрузки не должны превышать 62,5 тыс. руб. Если клиент заказывает продукции больше, то он должен погасить имеющуюся задолженность или сделать предоплату по новым заказам.
Важная деталь: если ваши клиенты привыкли быть на отсрочке месяц, сделайте первоначальный регламентный расчет на месяц; если привыкли платить еженедельно, то изначально делите среднемесячную сумму на 4 (гр. 15-17).
Представленные в расчетах данные клиентоориентированные. Можно сказать, что они слишком рискованные для компании, но направлены на удержание клиентов.
Среднемесячный объем продаж — 656,9 тыс. руб. (1970,8 / 3).
Соотношение объема реализации и максимально допустимой дебиторской задолженности: 656,9 / (304,4 + 10) = 2,1.
Из этого следует, что 50 % продукции компания продает с отсрочкой платежа . В таких условиях необходимо:
1) четко контролировать сроки погашения;
2) оперативно реагировать на малейшие нарушения.
Финансовый отдел делает расчеты ежемесячно. Если в форму «Расчетные лимиты дебиторской задолженности» клиент не попадает — предоплата; если первая поставка, клиент новый — предоплата в течение месяца.
КРЕДИТНАЯ ПОЛИТИКА
Предложенные расчеты позволяют компании выстроить по клиентам определенную кредитную политику и обосновать установленные лимиты дебиторской задолженности.
Представим пример Положения об установлении лимитов дебиторской задолженности при поставках продукции с отсрочкой.
Положение об установлении лимитов дебиторской задолженности
при поставках продукции покупателям в долг (с отсрочкой платежа)
В целях регламентации порядка поставки продукции с отсрочкой (рассрочкой) платежа начальник отдела продаж присваивает покупателям категорию:
- мелкооптовые покупатели (МО) — приобретают продукцию с целью продажи на своей торговой площади. К данной категории относят торговые точки, небольшие магазины с объемом реализации продукции до 80 тыс. руб. за квартал. Продажи, приемка заказов, доставка продукции, мониторинг дебиторской задолженности покупателей, отнесенных к категории МО, несут торговые представители;
- покупатели — конечные потребители продукции (КП). К категории относят субъекты хозяйствования в сфере общественного питания: гостиницы, кафе, рестораны, столовые, кейтеринговые компании и т. д. Цель закупок — продажа продукции компании в составе собственной продукции/услуг;
- внутреннее потребление (ВП) — субъекты хозяйствования, приобретающие продукцию не для продажи, а для потребления внутри компании (в основном для обеспечения питьевых потребностей собственных сотрудников);
- крупнооптовые, дистрибьюторские компании (ДО) — закупают продукцию с целью дальнейшей перепродажи более мелкими оптовыми партиями или в розницу. Для получения категории ДО клиент обязан закупить продукции на сумму минимум 80 тыс. руб. за три месяца.
2. Управление группами клиентов.
Для определения перечня покупателей, которым допускается продажа с отсрочкой платежа, экономист по финансовой работе ежемесячно проводит АВС-анализ покупателей по объему реализации за последние три месяца (форма «АВС-анализ покупателей за период: ________ »).
Деление клиентов на группы выполняется в следующих соотношениях:
- группа А — 80 % объема реализации;
- группа В — 15 % объема реализации;
- группа С — 5 % объема реализации.
Клиентам, которые по результатам АВС-анализа отнесены к группе С, отгрузка с отсрочкой платежа запрещена.
3. Расчет лимитов дебиторской задолженности по категории мелкооптовых покупателей (МО).
Расчет выполняется согласно форме «Расчет кредитных лимитов для категории покупателей “мелкий опт”».
При расчетах кредитных лимитов экономисту следует руководствоваться следующими правилами:
- период отсрочки должен быть равен периоду (частоте) посещений торговой точки торговым представителем компании, но не более 14 календарных дней от даты поставки;
- размер дебиторской задолженности — это средняя стоимость заказа данной торговой точки.
В лимит дебиторской задолженности ежемесячно закладывается процент изменений (рост/спад) объема продаж, увеличение цены, предоставление сезонных скидок (гр. 10). Перед использованием процента в расчетах данный показатель согласовывается с главным бухгалтером, начальником отдела продаж, начальником финансового отдела.
4. Расчет лимитов дебиторской задолженности по категориям «конечные потребители» (КП) и «дистрибьюторы, оптовики» (ДО).
Расчет выполняется согласно форме «Расчет кредитных лимитов для категорий “конечные потребители”, “дистрибьюторы, оптовики”».
В лимит дебиторской задолженности ежемесячно закладывается процент изменений (рост/спад) объема продаж, увеличение цены, предоставление сезонных скидок (гр. 15). Перед использованием процента в расчетах данный показатель согласовывается с главным бухгалтером, начальником отдела продаж, начальником финансового отдела.
Максимальный период предоставляемой отсрочки не может превышать:
- группа А — 14 календарных дней от даты отгрузки;
- группа В — 7 календарных дней от даты отгрузки.
Период отсрочки может быть сокращен, если:
- компания работает с покупателем меньше шести месяцев;
- на дату расчета лимитов покупатель имеет просроченную дебиторскую задолженность по более чем двум поставкам и более чем на 5 банковских дней;
- в течение года у покупателя были просрочки оплаты.
Для клиентов группы В установлен порядок расчетов:
- 50 % — предоплата стоимости заказа;
- 50 % — отсрочка.
Указанные 50 % отсрочки не должны превышать установленные лимиты дебиторской задолженности по срокам и сумме.
По категории КП: если объем закупок за три месяца меньше 100 тыс. руб., отсрочка запрещена, отгрузка должна выполняться на условиях предоплаты. После реализации продукции на сумму 100 тыс. руб. и больше рассматривается вопрос о предоставлении отсрочки.
Если клиент признан стратегическим партнером и за ним числится непросроченная дебиторская задолженность, то расчетный лимит согласно графам 16 и 18 — это дополнительный лимит к уже существующей дебиторской задолженности с признаком VIP-поставка. Во всех остальных случаях сумма всех поставок покупателю не должна превышать установленный лимит дебиторской задолженности.
Если срок оплаты не наступил, за покупателем числится дебиторская задолженность в максимально допустимой сумме и он желает приобрести дополнительную продукцию, то такая поставка выполняется на условиях предоплаты либо клиент должен погасить дебиторскую задолженность раньше регламентированного срока.
Лимиты в графах 18 и 19 — это максимально допустимые значения. Менеджеры по продажам имеют право заключать договоры с клиентом на более выгодных для компании условиях. Чем короче период отсрочки, тем меньше сумма дебиторской задолженности.
Ответственность за все сделки по поставке продукции с отсрочкой платежа несет начальник отдела продаж.
5. Порядок отгрузки.
Накладная на поставку продукции с отсрочкой платежа выписывается бухгалтером на основании Разрешения на отгрузку (Приложение).
Разрешение на отгрузку — документ, оформляемый менеджером отдела продаж на основании поступившего от покупателя заказа и заключенного договора.
В разрешении на отгрузку указывается:
- ассортимент продукции или ссылка на заявку, заказ клиента;
- стоимость заказа;
- договор, заключенный между компанией и покупателем, на основании которого выполняется отгрузка.
Разрешение на отгрузку подписывают менеджер отдела продаж, ответственный за отгрузку, и начальник отдела продаж.
Менеджер отдела продаж подает разрешение на отгрузку экономисту финансового отдела минимум за 24 часа до планируемого срока отгрузки.
Экономист финансового отдела, получив разрешение на отгрузку, проверяет:
- не числится ли за данным клиентом просроченная дебиторская задолженность;
- есть ли нарушения иных финансовых обязательств со стороны контрагента;
- наличие заключенного договора на отсрочку платежа;
- разрешена ли клиенту отгрузка с отсрочкой платежа, есть ли на него расчетные лимиты (срок, сумма) дебиторской задолженности, соответствует ли планируемая отгрузка расчетным условиям, не превышен ли лимит с учетом текущей дебиторской задолженности клиента;
- соответствуют ли условия в договоре на отсрочку условиям планируемой поставки (ассортимент, общая сумма, срок оплаты).
Если все условия соблюдены, экономист подписывает Разрешение на отгрузку, ставит штамп «Отгрузка разрешена» и возвращает его менеджеру по продажам.
Если условия предоставления отсрочки платежа не соблюдены, экономист возвращает Разрешение на отгрузку без подписи финансового отдела и штампа. Сделка передается на урегулирование начальнику отдела продаж.
6. Заключительные положения.
Лимит дебиторской задолженности и максимальный срок отсрочки по каждому покупателю заносятся в ведомость «Расчетные лимиты дебиторской задолженности на ________ ». Ведомость утверждается директором компании.
Начальник отдела продаж знакомится с расчетными лимитами на текущий месяц, ставит в ведомости свою визу.
Финансовый отдел выполняет расчеты лимитов дебиторской задолженности ежемесячно.
Если покупатель в список не попал, отгрузку выполнять только на условиях предоплаты. Если планируется первая поставка новому клиенту — в течение месяца предоплата, дальше клиент будет участвовать в расчетах в общем порядке. С покупателем, допустившим просрочку, необходимо провести переговоры, выяснить причины, согласовать новые сроки платежей.
Покупателям с просроченной дебиторской задолженностью отгрузка в долг запрещена.
Согласовано:
Главный бухгалтер Селищева Н. Ф. Селищева
Начальник финансового отдела Дюжева Д. К. Дюжева
Начальник отдела продаж Петров Е. М. Петров
Проект положения разработал:
Экономист по финансам Грызлова О. Н. Грызлова
Разрешение на отгрузку № 105 от 03.10.2016
|
Клиент, которому планируется поставка с отсрочкой платежа |
ООО «Корчагин-Групп» |
||
|
Плановая дата отгрузки |
|||
|
Сумма клиентского заказа, отгружаемого в долг |
|||
|
Период отсрочки |
10 календарных дней от даты поставки |
||
|
№ 115 от 20.02.2016 |
|||
|
Менеджер, ответственный за отгрузку |
|||
|
О. Р. Кириллов |
Кириллов |
||
|
Начальник отдела продаж |
|||
|
Е. М. Петров |
Петров |
||
|
Условия сделки на соответствие Положению об установлении лимитов дебиторской задолженности проверены |
|||
|
О. Н. Грызлова |
Грызлова |
||
|
ОТГРУЗКА РАЗРЕШЕНА |
|||
В связи с появлением дополнительной информации по учету остатков в ЕГАИС предлагаем ознакомиться со следующей актуальной информацией.
Необходимость учета остатков продукции в ЕГАИС
В информационном сообщении Росалкогольрегулирования от 19.07.16 http://egais.ru/news/view?id=1478 указано, что оптово-розничные участники алкогольного рынка должны вести учет оборота алкогольной продукции (АП) в системе ЕГАИС, в том числе в части хранения остатков продукции.
С целью исполнения указанной обязанности, участники рынка должны будут в срок до 01.01.2017 привести свои остатки продукции в ЕГАИС в соответствие с фактическими согласно Методологии ведения остатков алкогольной продукции, которая размещена на официальном портале по ссылкам: https://egais.ru/news/view?id=1456 и https://egais.ru/news/view?id=1472 .
Это требование в обязательном порядке относится ко всем участникам рынка (оптовики, городские розничные магазины, розничные магазины в сельской местности, предприятия общественного питания), которые реализуют АП, подлежащую обязательной маркировке, только в части маркированной АП .
Для приведения остатков в соответствие надо:
- списать "излишки" (по факту продукции уже нет, а в ЕГАИС она числится – это весь объем маркированной продукции, поступившей по ТТН из ЕГАИС и реализованной до момента подключения касс) путем составления и отправки в ЕГАИС акта списания,
- поставить на баланс в ЕГАИС «неучтенку» (по факту продукция есть, а в ЕГАИС она не числится - это продукция, которая не приходила по ТТН из ЕГАИС и была получена до 01.01.16 и еще не реализована) путем составления и отправки в ЕГАИС акта постановки на баланс.
После такой синхронизации остатков их необходимо поддерживать в актуальном состоянии.
С 01.10.2016 планируется ввод ограничения на количество единиц маркируемой АП, которое в автоматическом режиме можно будет поставить на баланс в ЕГАИС на Регистр1 по актам постановки на баланс - до 100 единиц продукции в месяц для одного участника системы. Если предприятию будет необходимо поставить большее количество продукции, необходимо будет направить заявление в адрес соответствующего территориального подразделения Росалкогольрегулирования. Далее будет осуществлена проверка легальности продукции и дано ручное подтверждение постановки продукции на баланс.
С 01.01.2017 Росалкогольрегулирование планирует начать использовать данные по остаткам маркированной АП в своей контрольной деятельности .
Для не маркируемой АП (пиво, пивные напитки, сидр, пуаре, медовуха) достоверность остатков такой продукции в ЕГАИС на текущий момент носит рекомендательный характер и не является обязательным требованием.
Отражение движения АП на остатках в ЕГАИС
При розничной реализации маркированной АП в розничных магазинах (городских и в сельской местности) по чекам через ККТ продукция автоматически списывается только с Регистра2, при этом такая продукция отражается и в журнале Продаж в ЛК ЕГАИС.
Перед продажей АП по чекам через ККТ с 01.10.16 рекомендуется заранее переводить ее на Регистр2 (или ставить на баланс на Регистр2 или переводить с Регистра1). Начиная с 01.10.16, при отсутствии положительных остатков на Регистре2 реализуемой продукции, ее остатки будут уводиться Системой в «минус». Этот «минус» в конце операционного дня должен быть закрыт, для чего продукцию надо будет или перевести с Регистра1 на Регистр2 или поставить на баланс на Регистр2.
Дата начала обязательной отправки чеков по реализуемой маркированной АП в ЕГАИС:
01.07.16 - для розничных магазинов в городских поселениях;
01.07.17 - для розничных магазинов в сельских поселениях.
Для формирования достоверных остатков в ЕГАИС по маркированной продукции и отражения ее реализации в журнале продаж в ЛК ЕГАИС участникам рынка, которые не обязаны отражать розничную продажу в ЕГАИС через кассы (розничным магазинам в сельской местности до 01.07.17 и предприятиям общественного питания), необходимо направлять в ЕГАИС акты списания продукции с Регистра2 с указанием в них всей продукции, которая была реализована в течение дня. Это можно делать уже и сейчас, а обязательной такая отправка актов списания станет с 01.01.17.
По пиву и пивным напиткам
Отправка актов списания с не маркированной продукцией не является обязательной на текущий момент – она носит рекомендательный характер, т.к. согласно информационному сообщению РАР - http://egais.ru/news/view?id=1473 списание такой продукции с Регистра2 позволяет формировать ее актуальные остатки в ЕГАИС, а также такая продукция попадает в журнал продаж в ЛК ЕГАИС.
Если участники рынка не будут передавать в ЕГАИС акты списания по не маркированной продукции, то им необходимо будет вести бумажный журнал учета розничных продаж и отражать там всю реализуемую продукцию.
Когда необходимо подключиться к системе ЕГАИС?
Законодательством Российской Федерации установлены следующие сроки вступления в силу обязательств организаций, осуществляющих производство или импорт пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи, по фиксации сведений в ЕГАИС:
- для организаций, осуществляющих производство пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи, с производственной мощностью более 300 тыс. дал в год с 1 октября 2015 г. в части отражения производства и оборота такой продукции;
- для организаций, осуществляющих производство пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи, с производственной мощностью менее 300 тыс. дал в год с 1 января 2016 г. в части отражения оборота такой продукции;
- для организаций, осуществляющих импорт пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи, с 1 января 2016 г. в части отражения оборота такой продукции.
Подробный перечень видов деятельности, характер передаваемой в ЕГАИС информации, а также сроки вступления в силу отдельных обязательств размещены на о фициальном сайте Росалкогольрегулирования .
Для производителей или импортеров пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи (в том числе для производителей с производственной мощностью менее 300 тыс. дал в год) предусмотрена установка программных средств ЕГАИС производителей алкогольной продукции.
Порядок получения программных средств ЕГАИС и порядок подключения технических средств организаций к техническим средствам ЕГАИС определены Административным регламентом предоставления Федеральной службой по регулированию алкогольного рынка государственной услуги по ведению единой государственной автоматизированной информационной системы учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, утвержденным приказом Росалкогольрегулирования от 1 августа 2013 г.
№ 193.
Для функционирования программных средств ЕГАИС организаций, осуществляющих производство или импорт пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи (в том числе производителей с производственной мощностью менее 300 тыс. дал в год) технические средства должны обладать следующими характеристиками:
|
Тип оборудования и компоненты |
Наименование параметров и характеристики при среднем количестве документов в день до 200 шт. |
Наименование параметров и характеристики при среднем количестве документов в день до 1 000 шт. |
|
Аппаратное обеспечение ‑ совмещенный сервер приложений и сервер обмена данными |
||
|
Процессор |
64 разрядный с частотой 1,9 ГГц и выше |
64 разрядный с частотой 3,0 ГГц и выше |
|
4 Гб или более |
8 Гб или более |
|
|
Сетевой контроллер | ||
|
Дисковый накопитель |
Общий объем не менее 500 Gb |
Общий объем не менее 1 Tb |
|
Источник бесперебойного питания |
Мощностью достаточной для корректного завершения работы в случаи перебоя электропитания |
|
|
Система резервного копирования баз данных |
Внешнее сетевое хранилище данных, стример, привод оптических дисков или внешний жесткий диск. |
|
|
Периферийное оборудование |
Монитор с диагональю 19 дюймов и выше |
|
|
Программное обеспечение |
||
|
Windows 7 Professional 64-х и выше |
||
|
Microsoft SQL Server 2008 R2 Standard Edition и выше |
||
|
Microsoft.NET Framework 3.0 |
||
|
Средства защиты от атак из Интернета |
Межсетевой экран (файервол), антивирусное программное обеспечение |
|
|
Программное обеспечение ЕГАИС |
Выдается Росалкогольрегулированием на безвозмездной основе. Установки дополнительного программного обеспечения не требуется |
|
При превышении среднего количества документов в день в 1 000 шт., может потребоваться разнесение базы данных и транспортного модуля на отдельные серверные платформы и установки дополнительных автоматизированных рабочих мест (АРМ) для пользователей.
Полный перечень технических требований представлен на специализированном портале Росалкогольрегулирования.
Требуется ли сертификация компонентов ЕГАИС как программного комплекса?
Сертификация компонентов ЕГАИС как программного комплекса не требуется.
Требуется ли пломбировка технических средств ЕГАИС?
Пломбировка технических средств ЕГАИС не требуется.
Какие сведения необходимо передавать в ЕГАИС?
Перечень сведений, содержащихся в заявках о фиксации сведений в ЕГАИС, определен приказом Росалкогольрегулирования от 21.05.2014 № 149 «Об утверждении форм заявок о фиксации в единой государственной автоматизированной информационной системе учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции информации об организации, осуществляющей производство и (или) оборот (за исключением розничной продажи) этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, о продукции, об объеме производства и оборота продукции, о документах, разрешающих и сопровождающих производство и оборот продукции, подтверждений о фиксации и уведомлений об отказе в фиксации указанной информации, а также формы и порядка заполнения запросов организаций о предоставлении информации, содержащейся в единой государственной автоматизированной информационной системе учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, и справок, предоставляемых территориальными органами Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка на основании этих запросов».
Как можно добавить в ЕГАИС контрагента, не являющегося розничным лицензиатом или лицензиатом Росалкогольрегулирования? Что делать если в справочнике ЕГАИС содержаться недостоверные сведения?
Как зафиксировать в ЕГАИС начальные остатки для производителей пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи с производственной мощностью менее 300 тыс. дал в год на 1 января 2016 г.?
Постановка продукции на баланс осуществляется с помощью Заявки о фиксации в ЕГАИС сведений о постановки продукции на баланс. Порядок и сроки предоставления заявок о фиксации определены приказом Росалкогольрегулирования от 21.05.2014 № 149 «Об утверждении форм заявок о фиксации в единой государственной автоматизированной информационной системе учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции информации об организации, осуществляющей производство и (или) оборот (за исключением розничной продажи) этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, о продукции, об объеме производства и оборота продукции, о документах, разрешающих и сопровождающих производство и оборот продукции, подтверждений о фиксации и уведомлений об отказе в фиксации указанной информации, а также формы и порядка заполнения запросов организаций о предоставлении информации, содержащейся в единой государственной автоматизированной информационной системе учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, и справок, предоставляемых территориальными органами Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка на основании этих запросов».
Как зафиксировать в ЕГАИС акт о расхождении после отгрузки товара?
В случае выявления недостоверных сведений в заявке о фиксации в ЕГАИС сведений об отгрузке продукции необходимо создать новую версию данного документа с указанием фактического количества переданной продукции.
Если ведение оборота алкогольной продукции осуществляется с помощью программных средств ЕГАИС, необходимо ли устанавливать УТМ?
Если программные средства ЕГАИС установлены по месту производства алкогольной продукции, установка УТМ для фиксации оборота алкогольной продукции не требуется.
УТМ необходим для обособленных подразделений организации-производителей, осуществляющих только оборот алкогольной продукции (за исключением импорта).
Организации, осуществляющие оборот и (или) розничную продажу алкогольной продукции (в том числе организаций общественного питания), а также индивидуальные предприниматели
Когда необходимо установить программные средства ЕГАИС?
Организации, осуществляющие оборот и (или) розничную продажу алкогольной продукции (в том числе организации общественного питания), а также индивидуальные предприниматели в соответствии с действующим законодательством обязаны осуществлять фиксацию сведений в ЕГАИС начиная с 1 января 2016 г.
Подробный перечень видов деятельности, характер передаваемой в ЕГАИС информации, а также сроки вступления в силу отдельных обязательств размещены на официальном сайте Росалкогольрегулирования .
Как получить и подключиться к программным средствам ЕГАИС?
Организации, осуществляющие оборот и (или) розничную продажу алкогольной продукции (в том числе организации общественного питания), а также индивидуальные предприниматели осуществляют передачу сведений в ЕГАИС при помощи специально разработанного универсального транспортного модуля (УТМ).
С целью отладки механизмов работы с УТМ в процессе оборота алкогольной продукции в настоящий момент возможно подключение к ЕГАИС в тестовом режиме до 1 января 2016 г.
Установка УТМ может быть осуществлена самостоятельно без обращения в Росалкогольрегулирование или территориальные органы Росалкогольрегулирования через личный кабинет на специализированном портале.
Подробные видеоинструкции с порядком регистрации в личном кабинете и установкой УТМ для передачи сведений в ЕГАИС доступны на портале ЕГАИС.
Какими техническими средствами должна обладать организация для возможности подключения к ЕГАИС?
Для возможности функционирования УТМ в процессе передачи сведений в ЕГАИС технические средства организаций, осуществляющих оборот и (или) розничную продажу алкогольной продукции (в том числе организаций общественного питания), а также индивидуальных предпринимателей должны обладать следующими характеристиками:
|
Тип оборудования и компоненты |
Наименование параметров и характеристики |
|
Аппаратное обеспечение ‑ рабочая станция обмена данными |
|
|
Процессор |
32 разрядный с частотой 1,9 ГГц и выше |
|
2 Гб и более |
|
|
Сетевой контроллер |
Ethernet контроллер, 100/1000 Mbps, разъем RJ45 |
|
Дисковый накопитель |
Общий объем не менее 50 Gb |
|
Криптографическое оборудование |
Аппаратный крипто-ключ |
|
Программное обеспечение |
|
|
Операционная система |
Windows 7 Starter и выше |
|
Общесистемное программное обеспечение |
Java 8 и выше |
|
Программное обеспечение ЕГАИС |
Выдается Росалкогольрегулированием на безвозмездной основе и устанавливается самостоятельно. Установки дополнительного программного обеспечения не требуется |
|
Бухгалтерская программа организации |
Должна иметь возможность формировать файл установленного формата для отправки в ЕГАИС |
Какие сведения и в какой момент необходимо передавать в ЕГАИС?
Перечень сведений передаваемых в ЕГАИС при помощи УТМ, а также механизмы работы с системой в процессе оборота алкогольной продукции, приведены в Технической документации для организации, осуществляющих оборот и (или) розничную продажу алкогольной продукции (в том числе организаций общественного питания), а также индивидуальных предпринимателей располагающейся в личном кабинете на специализированном портале Росалкогольрегулирования.
Перечень необходимых сведений и сроки фиксации информации в ЕГАИС отражены в проектах нормативно-правовых актов, размещенных на сайте egais.ru.
Как отражать в ЕГАИС розничную продажу пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи?
В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации учет объемов розничной продажи пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи в ЕГАИС не требуется.
В части отражения факта закупки пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи необходимо подключение к ЕГАИС с использованием УТМ.
Необходимо ли отражать в ЕГАИС розничную продажу алкогольной продукции в организациях общественного питания?
В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации учет объемов розничной продажиалкогольной продукции в организациях общественного питания в ЕГАИС не требуется.
В части отражения факта закупки алкогольной продукции необходимо подключение к ЕГАИС с использованием УТМ.
Возможно ли передавать сведения в ЕГАИС по всем обособленным подразделениям с одной рабочей станции?
В соответствии с проектом Требований к техническим средствам фиксации и передачи информации об объеме производства и оборота алкогольной продукции в единую государственную автоматизированную информационную систему учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции при наличии у организации обособленных подразделений ‑ программно-аппаратные средства организации, передающие сведения в ЕГАИС, должны устанавливаться, передавать сведения и располагаться в пределах каждого обособленного подразделения.
В связи с этим использование одной рабочей станции с установленным УТМ для передачи сведений по нескольким местам осуществления деятельности не возможно.
Возможна ли установка индивидуальным предпринимателем программного обеспечения ЕГАИС дома или необходимо устанавливать УТМ в каждом магазине индивидуального предпринимателя?
Для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих закупку пива и пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи в целях последующей розничной продажи такой продукции, возможна установка одной рабочей станция обмена данными с установленным УТМ независимо от количества мест осуществления деятельности.
Требований к месту расположения такой рабочей станции обмена данными с установленным УТМ для индивидуальных предпринимателей Росалкогольрегулированием не предъявляется.
Необходима ли установка нескольких рабочих станций с установленным УТМ в одном обособленном подразделении, осуществляющим несколько видов деятельности и (или) имеющем несколько лицензий?
В каждом обособленном подразделении устанавливается один УТМ вне зависимости от количества лицензий и видов деятельности, осуществляемых этими обособленными подразделениями.
Какая электронная подпись используется для работы с ЕГАИС? Нужно ли ее получать на каждое обособленное подразделение или в целом на организацию?
Росалкогольрегулирование принимает усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), выданную любым удостоверяющим центром, аккредитованным Минкомсвязи России, которая соответствует требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
УКЭП должна быть установлена на каждом обособленном подразделении организации.
Индивидуальные предприниматели могут использовать одну УКЭП по всем местам осуществления деятельности.
Как можно добавить контрагента в ЕГАИС не являющегося розничным лицензиатом или лицензиатом Росалкогольрегулирования? Что делать если в справочнике ЕГАИС содержаться недостоверные сведения или организация пропала из справочника ЕГАИС?
Внесение контрагента в справочники ЕГАИС осуществляется на различных уровнях в зависимости от осуществляемых видов деятельности и наличия соответствующих лицензий.
Справочная информация по организациям, осуществляющим производство и (или) оборот (в том числе розничную продажу) этилового спирта, алкогольной (за исключением пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи) и спиртосодержащей продукции в автоматическом режиме синхронизируется со сведениями Государственного сводного реестра выданных, приостановленных и аннулированных лицензий на производство и оборот этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.
В случае выявления в справочнике ЕГАИС недостоверных сведений в отношении организаций, осуществляющих розничную продажу алкогольной продукции, необходимо обратиться в орган власти субъекта Российской Федерации, осуществляющий полномочия по выдаче розничных лицензий.
Справочная информация по контрагентам или их обособленным подразделениям не являющимися лицензиатами Росалкогольрегулирования или органов власти субъектов Российской Федерации может быть добавлена самостоятельно через механизм в личном кабинете на специализированном портале Росалкогольрегулирования.
Подробная видеоинструкция по работе со справочниками ЕГАИС, в том числе по механизмам добавления контрагента, размещена на специализированном портале Росалкогольрегулирования.
В случае наличия в справочниках ЕГАИС получателя с корректными реквизитами (ИНН, КПП, фактический адрес и прочее) возможно использовать любую соответствующую запись в справочниках ЕГАИС.
При отсутствии грузополучателя продукции в справочниках ЕГАИС ‑ необходимо добавить контрагента при помощи функционала, реализованном в личном кабинете на специализированном портале Росалкогольрегулирования.
Какими нормативными правовыми актами регулируется функционирование ЕГАИС в области оборота и розничной продажи алкогольной продукции?
Обязательства по фиксации в ЕГАИС сведений организациями, осуществляющими оборот и (или) розничную продажу алкогольной продукции (в том числе организациями общественного питания), а также индивидуальными предпринимателями вступают в силу начиная с 1 января 2016 г.
Правовые основы оборота алкогольной продукции устанавливаются Федеральным законом от 22.11.1995 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции»(далее - Федеральный закон).
Правила функционирования ЕГАИС утверждены Постановлением Правительства РФ от 25.08.2006 N 522 "О функционировании единой государственной автоматизированной информационной системы учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции" и применяются в части не противоречащей Федеральному закону.
При этом нормативно-правовая база сейчас модернизируется. Проекты нормативных правовых актов, проходящих процедуры согласования внутри Росалкогольрегулирования, размещаются на специализированном портале.
Нормативные правовые акты, проходящие общественное обсуждение и иные процедуры, необходимые для их принятия, размещаются на официальном сайте для размещения информации о подготовке федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения http://regulation.gov.ru/ .
Как зафиксировать начальные остатки алкогольной продукции на 1 января 2016 г.?
Остатки алкогольной продукции должны быть внесены в систему ЕГАИС только организациями, осуществляющими оптовую реализацию алкогольной продукции. Необходимость внесения в систему ЕГАИС остатков алкогольной продукции организациями, осуществляющими розничную продажу алкогольной продукции, отсутствует.
Проведение в организациях инвентаризации на 1 января 2016 года не требуется.
Остатки алкогольной продукции находящиеся на складе на 1 января 2016 года должны быть зафиксированы в системе ЕГАИС до отгрузки алкогольной продукции путем:
- получения накладной от отправителя продукции и подтверждением прихода по ней получателем;
- постановки на баланс с помарочным сканированием каждой бутылки, оклеенной федеральной специальной или акцизной маркой;
- постановки на баланс в объемных показателях, в части продукции, которая не оклеена федеральной специальной или акцизной маркой (пиво, пивные напитки, сидр, пуарэ и медовуха).
Как зафиксировать приход алкогольной продукции в ЕГАИС?
организации, осуществляющие оборот алкогольной продукции, а также индивидуальные предприниматели фиксируют в ЕГАИС расходные ТТН. Объем отгруженной продукции резервируется на остатках отправителя в ЕГАИС.
Организация-получатель алкогольной продукции (организации, осуществляющие оптовую и розничную продажу алкогольной продукции (в том числе организации общественного питания), а также индивидуальные предприниматели) через собственную учетную систему, либо иным способом, посредством УТМ ЕГАИС получает все отправленные на адрес места осуществления деятельности ТТН.
В случае согласия грузополучателя принять продукцию, указанную в ТТН, организация подтверждает получение. В случае обнаружения фактической недостачи продукции по сравнению с объемами, указанными в электронных накладных, если организация желает принять такую продукцию, формируется акт расхождений с исправленным количеством. Акт через УТМ попадает к отправителю продукции, при этом отправитель может согласиться с актом. В этом случае с остатка отправителя будет списан лишь согласованный с получателем объем. В случае несогласия отправителя с актом расхождений, он отказывает акт и тогда вся ТТН отказывается и весь объем остается на остатках отправителя.
В случае обнаружения фактического избытка продукции по сравнению с объемами, указанными в электронных ТТН, если организация желает принять такую продукцию, организация-получатель подтверждает ТТН. На избыточное количество отправитель формирует дополнительную ТТН.
В случае несогласия принять продукцию, указанную в ТТН, организация-получатель отказывает пришедшую накладную. Отказанная продукция остается на остатках отправителя.
Росалкогольрегулирование обрабатывает все поступающие документы и через УТМ возвращает в организации квитанции о фиксации данных в ЕГАИС.
Какие бухгалтерские системы возможно использовать для работы с УТМ и какие требования к ним предъявляются?
Для работы с УТМ возможно использовать любую имеющуюся (в том числе разработанную самостоятельно) систему способную передавать сведения через УТМ в соответствии с форматом, представленным в технических требованиях к УТМ.
Должен ли вестись журнал розничной продажи алкогольной продукции и какие технические средства необходимы для его ведения в электронном виде?
Ведение журнала розничной продажи алкогольной продукции, установлено приказом Росалкогольрегулирования от 19 июня 2015 г. № 164 «О форме журнала учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции и порядке его заполнения». Данный приказ вступает в силу с 1 января 2016 г.
Журнал учета возможно вести вручную, а также с использованием любых технических и программных средств.
В случае использования технических средств ЕГАИС реализована возможность автоматического формирования Журнала учета через Личный кабинет.
Возможно ли подключение к ЕГАИС отложить до 1 июля 2016 г. для организациями, осуществляющими производство и оборот пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи, и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими закупку пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи в целях последующей розничной продажи такой продукции?
Подключение к ЕГАИС должно быть осуществлено:
- для организаций осуществляющих производство пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи производственной мощностью более 300 тыс. дал в год с 1 октября 2015 г.;
- для организаций осуществляющих производство пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи производственной мощностью менее 300 тыс. дал в год с 1 января 2016 г.;
- для организаций осуществляющих импорт и оборот пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи с 1 января 2016 г.
До 1 июля 2016 года возможна передача не в полном объеме указанными выше организациями информации в ЕГАИС в случае технологического сбоя.
Какие требования установлены к складским помещениям для установки ЕГАИС?
Условия эксплуатации технических средств (ТС) ЕГАИС, определяемые Техническими условиями в области производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции в части оснащения основного технологического оборудования для производства этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, а также оборудования для учета объема оборота и (или) использования для собственных нужд этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции техническими средствами фиксации и передачи информации об объеме производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции в единую государственную автоматизированную информационную систему учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, утвержденными приказом Росалкогольрегулирования от 20 февраля 2012 г. № 31 (далее - Технические условия), не устанавливают требований к помещению для размещения ТС ЕГАИС.
Необходимо ли проходить обучение оператора для работы с ЕГАИС?
В связи с тем, что УТМ предполагает интеграцию с существующими программными и техническими средствами организации – необходимость повышения квалификации или прохождения какого-либо иного обучения персоналом организации, осуществляющей оптовый и (или) розничный оборот алкогольной продукции, для работы с собственной учетной системой организация определяет и проводит самостоятельно.
Получение сертификата о прохождении курса профессиональной подготовки по эксплуатации программных средств УТМ ЕГАИС на лицо, его эксплуатирующее не требуется.
Какая ответственность предусмотрена за оборот алкогольной продукции без фиксации информации в ЕГАИС?
Статьей 26 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ установлено, что оборот алкогольной продукции, информация о которой не зафиксирована в ЕГАИС, запрещен.
В соответствии со статьей 25 Федерального закона от 22.11.1995 № 171‑ФЗ алкогольная продукция подлежит изъятию из незаконного оборота без фиксации и передачи информации в ЕГАИС.
Нарушение порядка учета алкогольной продукции влечет административную ответственность в соответствии с КоАП РФ.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Лимит расчета наличными
Максимальный размер расчетов наличными деньгами составляет 100 000 рублей.
Это ограничение распространяется на наличные расчеты:
- между организациями;
- между организацией и индивидуальным предпринимателем;
- между индивидуальными предпринимателями.
Расчеты с участием граждан осуществляются без ограничения суммы. То есть компания или предприниматель вправе получать или передавать гражданам наличные суммы без ограничений и лимит расчетов наличными не соблюдать.
На что не распространяется лимит?
Наличные без ограничения можно расходовать в случае:
- выплаты заработной платы;
- выплаты начислений социального характера;
- выдачи денег под отчет;
- расходования средств на личные нужды предпринимателя, при условии что выплата не будет направлена на его предпринимательскую деятельность.
В один кассовый день разрешено производить операции с одним и тем же контрагентом на сумму более 100 тыс. рублей. Например, рассчитываясь по нескольким договорам не более 100 тыс. рублей по одному договору в один день. Это следует из п. 6 указания Центробанка РФ от 07.10.2013 № 3073-У . Цитата: «Наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами».
Если предмет договора и все остальные условия остались прежними в других договорах, то велика вероятность, что суд может признать, такие договоры «одним договором».
Заказчик рассчитался с исполнителем наличными с превышением лимита расчетов. Можно ли соответствующие расходы учесть в НУ?
Смотрите разъяснение по этому вопросу от Александра Матиташвили, ведущего вебинара
Штраф за нарушение требования о лимите расчета наличными
Если юридическое лицо или ИП превышают размер 100 000 рублей по одному договору, то это считается нарушением порядка работы с наличными. За это предусмотрен штраф по статье 15.1 КоАП РФ. Для организаций его сумма составляет от 40 000 до 50 000 рублей. Для ответственного работника (должностного лица) — от 4000 до 5000 рублей. Привлечь организацию к ответственности инспекторы вправе в течение двух месяцев с момента нарушения (ч. 1 ст. 4.5 и подп. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ).
Согласно КоАП РФ за превышение лимита наличных расчетов предусмотрена административная ответственность. Причем как для покупателей, так и для продавцов. Дела, связанные с нарушением лимита наличных расчетов, рассматривают налоговые инспекции (ст. 23.5 КоАП РФ). Налоговая инспекция вправе оштрафовать как покупателя, так и продавца. Потому что участниками наличных расчетов являются как плательщик, так и получатель, а значит, за нарушение несут ответственность оба (ст. 15.1 КоАП РФ).
Почему важен этот момент, потому что за нарушение лимита наличных расчетов возможен штраф на компанию до 50 000 руб., на директора - от 4000 до 5000 руб. (ч. 1 ).
При расчетах наличными деньгами действует лимит в 100000 руб. Об этом сказано в п. 6 . Но на практике не всегда ясно, как этот лимит рассчитать. Например, часто возникают такие ситуации: какие суммы нужно учитывать, чтобы не нарушить лимит, если стороны не оформили договор на бумаге? Или когда вместо одного договора оформили несколько однотипных, чтобы разбить платежи и сделать их меньше 100000 руб.?
Какая ответственность за несоблюдение величины наличных расчетов?
В 2017 году ИП оплатил поставку наличными по одному договору в размере более 100 000 руб. Какая ответственность ему грозит?
Если предприниматель приобрел товары не для своих личных нужд, то за нарушение лимита расчета наличными штраф грозит как ему самому, так и поставщику. Но поскольку за это правонарушение ИФНС России может оштрафовать только в течение двух месяцев со дня его совершения, штраф предпринимателю не грозит.
Лимит наличных расчетов когда нет письменного договора или много однотипных договоров
Лимит следует считать по каждой отгрузке отдельно. Как уже упоминалось выше, ограничение по сумме при расчетах наличными денежными средствами действует в рамках одного договора (п. 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Но, часто, при взаиморасчетах организации не оформляют договор в простой письменной форме. Это и не обязательно делать (п. 3 ) в случае, когда поставщик выставляет счет на оплату, а затем отгружает покупателю товары по накладной. В этом случае лимит нужно считать по каждой отгрузке товаров.
Если поставщик выписывает покупателю счет, в котором указаны наименование и количество товаров, то этот документ является офертой , то есть предложением заключить договор. Оплата счета означает, что покупатель принял предложение на сделку и согласен с ценой (п. 1 , ). Поэтому в таких ситуациях принято считать, что организации и заключают разовые сделки купли-продажи
Примечание : Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. по делу №
Таким образом, покупатель может оплатить товары наличными деньгами, если их суммарная стоимость по накладной не превышает 100000 руб.
Важно иметь ввиду, что со стороны налоговых органов всё-же могут быть претензии, если у организации или ИП есть долгосрочный договор поставки. Тогда безопаснее определять лимит по этому договору с учетом всех разовых поставок товаров. Иначе инспекторы могут оштрафовать покупателя или поставщика. Впрочем, если в накладных и счетах-фактурах поставщик не приводит ссылку на основной договор, то штраф можно оспорить в суде Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 9 апреля 2013 г. по делу №
Лимит расчета наличными, когда заключается много однотипных договоров
В хозяйственной практике часто оформляются несколько схожих договоров с целью увеличить предельный размер расчетов наличными деньгами. Это опасно, потому что инспекторы в таких ситуациях считают, что стороны в действительности заключили одну сделку, просто формально подписали несколько контрактов. Поэтому требуют уплатить штраф, если общая сумма наличных платежей по указанным договорам превышает 100000 руб. Хотя судьи в таких случаях нередко поддерживают компании
Примечание : Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 5 апреля 2012 г. по делу № А28-298/2012
Но чтобы не спорить с налоговиками, условия договоров - наименование товаров, сумма, сроки поставки - должны различаться. Кроме того, расчеты по нескольким схожим договорам лучше не проводить одновременно.
Еще компании заключают дополнительные соглашения к договору, так как полагают, что по каждому такому соглашению лимит наличных расчетов нужно считать отдельно. Однако дополнительное соглашение является частью основного договора . Поэтому, даже если стороны увеличат в допсоглашении объем поставки, размер лимита не изменится.
Покупатель перечисляет оплату несколькими платежами в разные дни
Часто ошибочно считают, что лимит действует при расчетах в течение одного дня. Поэтому перечисляют оплату контрагенту несколькими платежами, например, в течение недели. Однако лимит распространяется на один договор и от периодичности платежей не зависит. Но если с контрагентом заключили несколько разных договоров, то компания вправе рассчитываться по ним на сумму более 100000 руб., в том числе в течение дня.
Расчет наличными при долгосрочных договорах
Даже если компании заключили договор сроком на год и более, лимит наличных расчетов составляет 100000 руб. за весь период его действия. Например, продавец ежемесячно отгружает компании товары. В этом случае для целей расчета лимита нужно суммировать стоимость каждой поставки. Иначе инспекторы вправе оштрафовать компанию.
Нужно ли соблюдать лимит наличных расчетов при расходовании сотрудником подотчетных средств?
Всё зависит от того, на какие цели сотрудник расходует подотчетные средства. Если за счет , сотрудник от своего имени оплачивает оказанные ему услуги (например, во время служебной командировки), не применяется. Если сотрудник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, которые он заключает от имени организации по доверенности (или по уже заключенным договорам), лимит расчетов наличными деньгами должен соблюдаться. Такие выводы следуют из абзацев 1 и 4 укажите свой запрос