نحوه ارسال نامه ساده از طریق پست نحوه ارسال نامه از طریق پست روسیه

دانش نحوه ارسال نامه توسط پست روسیه برای بسیاری مفید خواهد بود. در عصر کامپیوتری شدن ما، نوشتن نامه های کاغذی تقریباً متوقف شده است. اما گاهی اوقات شما هنوز نمی توانید بدون آنها انجام دهید.

اول از همه، باید به خاطر داشت که حروف متفاوت هستند - ارزشمند، ثبت شده و ساده.بهترین روش ارسال پیام خود را می توانید با خواندن توصیه های زیر به راحتی تعیین کنید.

رایج ترین خروج یک نامه ساده است که توسط پست روسیه ارسال می شود. کافی است آن را در یک پاکت خریداری شده در اداره پست یا کیوسک مهر و موم کنید، آدرس خود را در بالا سمت چپ بنویسید و در پایین با سمت راست- آدرس گیرنده، نمایه را مشخص کنید و آن را حذف کنید صندوق پستی.

اگر محموله بسیار حجیم و سنگین باشد، وزن آن از 20 گرم استاندارد بیشتر شود، هزینه حمل و نقل افزایش می یابد، باید تمبرهای اضافی روی پاکت چسبانده شود. در غیر این صورت، او برای پرداخت اضافی به شما باز خواهد گشت.

اگر همه چیز به درستی انجام شود و وزن از ارزش پرداخت شده تجاوز نکند، پاکت به راه خود ادامه می دهد و به دستان راست می افتد. گاهی پیش می‌آید که مخاطب رفته است و امکان تعیین مکان جدید او وجود ندارد. سپس پاکت، پس از انجام سفر، به صندوق پستی شما باز می گردد. اما شما نمی توانید در طول مسیر او را دنبال کنید.

مکاتبات عادی در سامانه پست ثبت نمی شود. و اگر چیزی در طول مسیر گم شود و گاهی این اتفاق بیفتد، هیچ کس مسئول آن نخواهد بود. محتویات پاکت برای همیشه گم می شود. بنابراین، بهتر است چیز مهمی از طریق پست معمولی ارسال نشود، این خطر موجه نیست.

یک حرکت ساده ارزان ترین است، حمل و نقل آن فقط 17 روبل هزینه دارد، اگر وزن آن از 20 گرم تجاوز نکند. اما، با صرفه جویی در پول، هر شانسی برای خراب کردن اعصاب شما وجود دارد، آرامش خاطر گران تر است.

نامه های ثبت شده و ارزشمند

در مواقعی که ارسال اصل سند برای اقوام ساکن در شهر دیگر ضروری می شود و می خواهید در طول مسیر آن را دنبال کنید، از خدمات فوروارد مکاتبات ثبت شده یا ارزشمند استفاده کنید. هزینه آن کمی بیشتر خواهد بود. برای ارسال نامه سفارشی باید حداقل 35 روبل بپردازید. اگر وزن از 20 گرم بیشتر شود، هزینه کمی بیشتر می شود. قیمت نهایی پس از توزین توسط کارکنان پست اعلام خواهد شد.

نحوه ارسال نامه سفارش داده شده? هیچ چیز پیچیده ای در اینجا وجود ندارد. فقط باید زمانی برای رفتن پیدا کنید اداره پست. می توانید برگه را با پیام در پاکت خود مهر و موم کنید، در صورت تمایل می توانید بلافاصله قبل از ارسال پاکت را خریداری کنید. به اپراتور پست بدهید و بگویید می خواهید نامه سفارشی بفرستید.

به نامه یک شماره ویژه اختصاص داده می شود، یک رسید پرداخت دریافت خواهید کرد. در وب سایت روسیه پست می توانید به راحتی حرکت پیام ثبت شده خود را پیگیری کنید. به آدرسی که شخصاً به شخصی که نام و نام خانوادگی او را روی پاکت درج کرده اید تحویل داده می شود.

اگر او را در خانه پیدا نکنید، پستچی اخطاریه می گذارد، پاکت یک ماه در اداره پست منتظر مخاطب می ماند. و بعد از این مدت در صورت عدم ادعا به فرستنده برمی گردد.

می توانید نامه ای با رسید برگشت، کارت ارسال کنید - اخطار با امضای گیرنده و کارمند پست و همچنین با ذکر تاریخ تحویل به شما باز می گردد. هزینه اضافی برای این خدمات وجود دارد. پست ثبت شده یک نوع حمل و نقل امن تر است. به عنوان یک قاعده، نامه ثبت شده گم نمی شود. اگر این اتفاق به طور ناگهانی رخ دهد، هیچ کس پولی را که خرج کرده است به شما باز نمی‌گرداند.

اما یک راه مطمئن تر و مطمئن تر برای ارسال آن توسط پست روسیه وجود دارد - این نامه ارزشمندی است. برای آن، شما باید یک پاکت مخصوص بخرید و یک فرم برای موجودی محتویات تهیه کنید. در صورت تخطی از زمان تحویل به دلیل آسیب دیدن پاکت نامه یا مفقود شدن آن، فرستنده حق دریافت خسارت را دارد. ارزش محتوا توسط فرستنده تعیین می شود. ارسال چنین نامه ای بیش از نامه ثبت شده هزینه خواهد داشت ، اما در راه رسیدن به آن توجه ویژه ای وجود خواهد داشت ، معمولاً یک پیام ارزشمند به سرعت مخاطب را پیدا می کند.

اگر مخاطب خارج از کشور یا در کرملین باشد

گاهی اوقات ارسال نامه به خارج از کشور ضروری می شود. به راحتی می توانید با کمک روسیه پست این کار را انجام دهید. الزامات با الزامات مربوط به مکاتبات داخلی تفاوت چندانی ندارد.

تنها شرط مکاتبات خارج از کشور این است که آدرس گیرنده باید با حروف لاتین نوشته شود. نام کشور نیز باید به زبان روسی تکرار شود. نمونه ای از نحوه نوشتن آدرس روی پاکت نامه در هر اداره پست قابل مشاهده است.

اگر این سوال پیش بیاید که چگونه نامه ای به بلاروس بفرستید، پاسخ ساده است، همانطور که روش ارسال نیز ساده است. در صورتی که آدرس به زبان روسی درج شود نامه بدون هیچ مشکلی به این کشور خواهد رسید. اما همچنان بهتر است از خط لاتین استفاده شود، همانطور که در قوانین پستی برای کلیه مکاتبات بین المللی ارائه شده است. هزینه نامه در خارج از کشور به وزن پاکت حاوی پیام و کشور مقصد بستگی دارد. ارسال یک نامه ساده با وزن حداکثر 20 گرم به بلاروس یا آلمان 31 روبل هزینه دارد. اپراتورهای پستی خوشحال خواهند شد که به شما بگویند ارسال نامه به خارج از کشور، به هر کشوری در جهان چقدر هزینه دارد.

در صورت نیاز به تماس با رئیس جمهور روسیه، اداره پست نیز به کمک خواهد آمد. پوتین می تواند نامه ساده و ثبت شده، با یا بدون اطلاع رسانی بنویسد. ارسال نامه ها به رئیس جمهور و اعضای دولت به صورت کلی و با همان ضمانت نامه های ارسالی سایر مکاتبات انجام می شود.

آدرس مقصد بسیار ساده است: 103132، روسیه، مسکو، خیابان. ایلینکا، د. 23، V.V. پوتین

روسیه پست در حال بهبود کار خود است، فرآیندهای پردازش نامه به صورت خودکار انجام می شود، که به سرعت بخشیدن به تحویل مکاتبات کمک می کند.

برای اینکه مسیر پیام خود را آسان و سریع کنید، نوشتن کد پستی را فراموش نکنید، اگر مشخص نشده باشد، نامه به مرتب سازی دستی هدایت می شود که زمان سفر آن را طولانی تر می کند.

که در دنیای مدرنتعداد کمی از مردم عادی هنگام تبادل اطلاعات از مکاتبات کاغذی استفاده می کنند. نامه‌ها اکنون در قالب دیجیتال هستند، صندوق‌های پست الکترونیکی هستند و به جای قلم توپ، صفحه‌کلید کامپیوتر یا حتی صفحه‌نمایش لمسی تبلت وجود دارد. بنابراین، برای بسیاری، ارسال نامه های کاغذی اغلب یک کنجکاوی است و آنها تعجب می کنند که چگونه نامه را از طریق پست ارسال کنند. برای اینکه بفهمد، شخصی از جستجوی اینترنتی استفاده می کند، شخصی از دوستان خود می پرسد و تنها مادربزرگش به کسی می گوید که تنها کسی است که به یاد می آورد چگونه نامه ای را از طریق پست به روسیه ارسال کند. و اولین چیزی که او توصیه می کند خرید یک پاکت است. بسته به نوع حمل و نقل، پاکت نامه ها در قالب های مختلفی ارائه می شوند. برای ارسال نامه ای متشکل از یک برگه، یک پاکت با فرمت DL مناسب است، اما سپس ورق باید چندین بار تا شود. برای برگه های A4 که نمی خواهید تا کنید، یک پاکت C4 لازم است. علاوه بر این، پاکت های فرمت DL هم بلافاصله با مهر و هم بدون آن فروخته می شود. اگر هنگام استفاده از پاکت با مهر، وزن نامه با هنجار تعیین شده مطابقت داشته باشد، نیازی به تمبر اضافی نخواهد بود. معمولاً 1-2 برگه با فرمت A4 در هنجار وزن گنجانده می شود. اگر نیاز به ارسال اسناد بیشتری در یک پاکت دارید، راحت تر است که یک پاکت بدون تمبر بگیرید و تعداد مورد نیاز تمبر را در نزدیکترین اداره پست روسیه خریداری کنید.

پس از خرید پاکت نامه، باید تمام قسمت های آن را به درستی پر کنید. آنها باید نام شخصی را که این نامه را ارسال می کند و نام شخصی که این نامه به او ارسال شده است را مشخص کنند. در صورت انجام مکاتبات بین سازمان ها، نام سازمان و خدماتی که این نامه برای آن ارسال شده است باید قید شود. روی پاکت نامه باید آدرس فرستنده و گیرنده را نیز بنویسید. برای پرکردن صحیح این فیلدها می توانید مثالی را که در وب سایت رسمی قرار دارد مطالعه کنید پست روسیه، یا عبارت "چگونه نامه ارسال کنیم" را در موتور جستجو تایپ کنید. و البته سعی کنید آدرس ها را خوانا بنویسید تا پستچی نامه را به مقصد برساند. همچنین لازم است بدانید که فیلد با نمایه مقصد باید طبق فرمت تعیین شده پر شود. اعداد نمونه در پشت اکثر پاکت ها وجود دارد. با نگارش صحیح و دقیق نمایه مقصد، پردازش نامه در ایستگاه های مرتب سازی بازده بیشتری خواهد داشت و در نتیجه نامه سریعتر از عدم پرکردن یا بی دقتی نمایه به مخاطب تحویل داده می شود. با خواندن فهرست های مقصد با فرمت تعیین شده از پاکت ها، ارسال نامه ها توسط پست روسیه به طور قابل توجهی بهینه می شود.

هنگامی که پاکت نامه مطابق با تمام قوانین تکمیل شد، می توانید یک نامه ارسال کنید. با این حال، شما باید نوع نامه ای را که توسط آن ارسال می شود انتخاب کنید. می توان آن را هم از طریق پست معمولی و هم از طریق پست سفارشی ارسال کرد. در عین حال، باید با تماس با یکی از اپراتورهای آنجا، برای نامه سفارشی در نزدیکترین اداره پست روسیه هزینه اضافی بپردازید. مخاطب اخطاری به این نامه سفارشی دریافت می کند که با کمک آن می تواند این نامه را در اداره پست روسیه خود دریافت کند. این روش ارسال قابل اعتمادتر تلقی می شود، زیرا نامه شخصاً به مخاطب تحویل داده می شود و در صندوق پستی او که اغلب برای همه باز است باقی نمی ماند. علاوه بر این، فرستنده می تواند برای یک نامه سفارشی اخطاریه صادر کند. زمانی که گیرنده ایمیل را دریافت کرد، این اعلان به فرستنده بازگردانده می شود. برای صدور چنین اطلاعیه ای، فرستنده هنگام ارسال نامه باید فرم مناسب را پر کرده و آن را برای پردازش بیشتر به اپراتور پست روسیه منتقل کند.

همچنین هنگام ارسال نامه سفارشی یک شناسه پستی به آن اختصاص داده می شود که در قبض پرداخت وجه نامه سفارشی به فرستنده اعلام می شود. با کمک این شناسه که کد مسیر نیز نامیده می شود، فرستنده می تواند حرکت نامه را از طریق نقاط مرتب سازی نامه روسی تا زمان تحویل این مرسوله پستی به مخاطب ردیابی کند. برای ردیابی نامه ثبت شده، باید به وب سایت Russian Post بروید و در قسمت مربوطه شناسه پستی اختصاص داده شده به نامه را تایپ کنید. همچنین باید یک کد عددی پنج رقمی را از تصویر پیوست وارد کنید تا مطمئن شوید که داده ها توسط یک شخص درخواست شده است و نه به صورت خودکار. اگر همه مقادیر به درستی وارد شوند، کل مسیر حرف نمایش داده می شود. اگر مخاطب برای مدت طولانی این نامه را نداشته باشد، فرستنده حق دارد با پست روسیه شکایت کند، اما حداکثر شش ماه از تاریخ ارسال نامه. در این مقاله نحوه ارسال نامه از طریق پست به روسیه گفته شد. خرید پاکت نامه بدون تمبر و ارسال نامه ثبت شده با اعلان در اداره پست روسیه راحت تر است. همچنین نشان دادن داده های روی پاکت به صورت خوانا و مطابق با الگوی تعیین شده مهم است.

تاریخ انتشار: 1394/04/14

نامه یک مرسوله پستی با یک پیام مکتوب است. نامه ها می توانند ساده، ثبت شده یا بیمه شده باشند. در این مقاله به تفصیل در مورد آن صحبت خواهم کرد نحوه ارسال نامه ثبت شده، و نحوه ارسال نامه ثبت شده همراه با اعلانو با موجودی سرمایه گذاری.

بنابراین، حروف سادهاغلب برای تبادل پیام های مکتوب بین افراد استفاده می شود. یعنی یک نامه معمولی در یک پاکت معمولی یا یک کارت تبریک - همه اینها در مورد نامه های معمولی صدق می کند. برای ارسال چنین نامه ای کافی است آن را در صندوق پستی آبی روسیه پست بیندازید. حداکثر وزن چنین مرسوله پستی نباید بیشتر از 20 گرم باشد * هنگام ارسال نامه ساده، هیچ مدرک تأیید کننده ای برای ارسال نامه (چک، رسید) به فرستنده داده نمی شود. بر این اساس، اگر یک نامه ساده گم شود، پست روسیه هیچ مسئولیتی نخواهد داشت.

نامه سفارش داده شدهطراحی شده برای ارسال برخی از اسناد، فرم ها، رسید. این نوعمرسوله پستی ثبت شده است مستقیماً از طریق اپراتور به اداره پست روسیه ارسال می شود. هزینه ارسال تا حدودی گرانتر از نامه ساده است، اما فرستنده تضمین می کند که محموله قطعاً به مخاطب تحویل می شود. تحویل نامه سفارشی شخصاً در دست مخاطب در مقابل امضا انجام می شود. حداکثر وزن یک نامه سفارشی نباید بیشتر از 100 گرم باشد، اگر مرسوله پستی بیش از 100 گرم وزن داشته باشد، چنین مرسوله پستی بسته نامیده می شود.

نامه ثبت شده ممکن است به طور همزمان با اخطار دریافت و با شرح پیوست ارسال شود. درست است، در مورد دوم، نامه دیگر ثبت نام نخواهد شد، اما ارزشمند است!

"نامه ثبتی با تاییدیه دریافت" چیست؟در این نوع ارسال فرض می شود که نامه به صورت ثبت شده برای مخاطب ارسال می شود، یعنی مخاطب نامه را شخصا دریافت می کند و فرستنده نیز به نوبه خود اخطاری مبنی بر تایید دریافت نامه توسط مخاطب دریافت می کند. یعنی اگر می خواهید نامه سفارشی بفرستید و از دریافت نامه توسط مخاطب مطمئن شوید باید نامه سفارشی همراه با اطلاعیه ارسال کنید.

"حرف ارزش با لیست پیوست" چیست؟این نوع فرض می کند که محتویات محموله توسط فرستنده در یک فرم خاص توضیح داده می شود. در عین حال، پس از دریافت نامه ارزشمند همراه با موجودی، گیرنده در اداره پست در اپراتور این حق را دارد که نامه را باز کرده و محتوای آن را بررسی کند که باید کاملاً با فرم موجودی پیوست مطابقت داشته باشد.

نحوه ارسال نامه سفارشی

شما می توانید نامه ثبت شده را به هر شعبه پست روسیه ارسال کنید. هیچ چیز پیچیده ای در این وجود ندارد، شما نیازی به پر کردن فرم های اضافی ندارید.

برای ارسال ایمیل:

• به پنجره عملیات در اداره پست بروید و پاکت اندازه مناسب را بخرید. حداکثر اندازه پاکت 229x324 میلی متر است، یعنی کمی بیشتر از یک ورق کاغذ A4.
• روی پاکت نامه باید نمایه و آدرس فرستنده و گیرنده را مشخص کنید.
• به اپراتور می گوییم که می خواهیم این نامه را با پست سفارشی ارسال کنیم و تمام. پس از پرداخت هزینه خدمات، چکی با شماره مسیر دریافت خواهید کرد که به شما کمک می کند تا حرکت نامه را تا زمان تحویل پیگیری کنید.

نحوه ارسال نامه سفارشی با تاییدیه دریافت

فرآیند ارسال نامه سفارشی با تایید وصول دقیقاً مانند مورد قبلی است. تنها تفاوت این است که علاوه بر پر کردن اطلاعات آدرس روی پاکت، باید فرم "اطلاعیه تحویل" (فرم 119) را نیز پر کنید. این فرم را می توان به صورت رایگان در اداره پست دریافت کرد.

نمونه ای از پر کردن این فرم در تصویر زیر نشان داده شده است. برای وضوح، داده هایی که فرستنده باید پر کند با رنگ قرمز مشخص می شود:

در قسمت جلوی فرم اعلامیه تحویل، لازم است دقیقاً داده های خود (نام، آدرس، فهرست) ذکر شود، زیرا. گیرنده این اخطار شما خواهید بود، نه مخاطب نامه شما.

نحوه ارسال نامه ارزش ثبت شده با توضیحات پیوست

ارسال نامه با ارزش همراه با شرح پیوست همانند ارسال نامه سفارشی معمولی انجام می شود. تنها تفاوت این است که علاوه بر این لازم است فرم "موجودی سرمایه گذاری ها" (فرم 107) را پر کنید. این فرم به صورت رایگان در اداره پست بنا به درخواست فرستنده صادر می شود.

یعنی برای ارسال یک نامه با ارزش به همراه فهرست ضمیمه ها، باید تمام داده ها را روی پاکتی که نامه در آن ارسال می شود مشخص کنید و همچنین دو فرم را با موجودی ضمیمه ها پر کنید. پر کردن دقیقا دو فرم ضروری خواهد بود، زیرا. یکی نزد فرستنده می ماند و دومی مخاطب را دریافت می کند. بر این اساس، بر اساس این فرم، مخاطب می‌تواند محتویات مرسوله شما را بررسی کند.

نمونه ای از پر کردن فرم f.107 توضیحات پیوست در تصویر نشان داده شده است:

هنگام ارسال نامه ارزشمند به همراه فهرست پیوست ها، پاکت نامه را به صورت بدون مهر و موم (باز) در اختیار اپراتور قرار دهید. اپراتور باید بررسی کند که محتوا با توضیحات پیوست مطابقت داشته باشد.

پست ثبت شده: زمان و هزینه تحویل

زمان تحویل نامه های سفارشی دقیقاً مشابه زمان تحویل سایر نامه ها است. مرسولات پستیاز جمله بسته ها و بسته ها. روسیه پست ضرب الاجل هایی دارد که باید به آنها تکیه کنید. قبلاً در مقاله بیشتر در مورد این موضوع نوشتم. اگر می خواهید نامه شما سریعتر به دست شما برسد، باید درجه 1 ارسال شود.

در مورد هزینه ارسال نامه سفارشی، هزینه به عوامل زیادی بستگی دارد: وزن نامه، با یا بدون اطلاع رسانی، با یا بدون شرح پیوست. برای اطلاعات بیشتر به وب سایت پست روسیه مراجعه کنید.

*وزن یک نامه ساده ممکن است از 20 گرم بیشتر باشد، اما از 100 گرم تجاوز نمی کند. برای هر 20 گرم اضافی کامل یا جزئی از وزن یک حرف ساده، هزینه اضافی دریافت می شود.

به طور سنتی توجه زیادی به فرآیندهای تهیه و ضبط اسناد می شود، اما تحویل آنها به مخاطب، به ویژه توسط خدمات پستی، عملاً در نظر گرفته نمی شود. در ضمن اینجا سختی های زیادی وجود دارد. هرچه یک شرکت نامه‌های بیشتری ارسال کند، این سؤال مهم‌تر است که چگونه فرآیند ارسال را ساده‌سازی کنیم و با حداقل هزینه تا حد امکان کارآمد کنیم.

در این مقاله به بررسی انواع پست، ترتیب حسابداری و جستجوی آنها و همچنین راه های خودکارسازی فرآیند ارسال مکاتبات از طریق پست می پردازیم.

چه کسی مسئول ارسال نامه است؟

اگر حجم مکاتبات در سازمان به اندازه کافی زیاد باشد، فرآیند ارسال نامه باید متمرکز باشد. معمولا این وظایف بر عهده منشی یا پیک است. وظیفه آنها این است که این فرآیند را به گونه ای سازماندهی کنند که کمترین زمان ممکن را صرف آن کنند.

در واقع، چنین رویکردی برای ارسال نامه ها، زمانی که خود مجریان به اداره پست می روند، غیرمنطقی است و فقط برای سازمان هایی مناسب است که حجم ارسال ها در واحد محاسبه می شود. معایب این روش آشکار است:

• پیگیری اینکه آیا مجری واقعاً به اداره پست رفته است یا خیر دشوار است.
• هر چه مجری بیشتر نامه می نویسد، بیشتر اوقات مجبور می شود به اداره پست مراجعه کند و هزینه های خود را خرج کند زمان کاریو از این رو پول کارفرما در جاده ها.
• با حجم زیاد کار، مجریان مجبور می شوند بعد از روز کاری به اداره پست بروند که به همین دلیل افزایش می یابد.

ما با پست روسیه کار می کنیم

اکثر سازمان‌ها امروزه با روسی پست کار می‌کنند، عمدتاً به این دلیل که مطلوب‌ترین نرخ حمل و نقل را ارائه می‌دهد، اقلام را در هر نقطه از کشور تحویل می‌دهد و می‌تواند دریافت مکاتبات توسط مخاطب را مستند کند، که در صورت دعوی قضایی بسیار مهم است.

برای مقایسه: خدمات پستی سریع غیر دولتی فقط با آن شهرک هایی کار می کند که در آنها شعبه دارند. گاهی اوقات فقط از طریق پیامک می توانند از تحویل مطلع شوند و خدمات آنها گران تر است.

کار پست روسیه کاملاً تنظیم شده است. توصیه می شود کارمند مسئول ارسال مکاتبات با اسناد نظارتی زیر آشنا شود:

• قانون فدرال شماره 176-FZ از 17 ژوئیه 1999 "در مورد ارتباطات پستی" (در 6 دسامبر 2011 اصلاح شد).
• قوانین ارائه خدمات پستی، مصوب 15 آوریل 2005 شماره 221 دولت فدراسیون روسیه؛
• روش دریافت و تحویل نامه ثبت شده داخلی، به دستور شرکت فدرال واحد "پست روسیه" مورخ 17 مه 2012 به شماره 114-p تایید شده است.
• روال دریافت، تحویل و تحویل پست های داخلی بسته، به دستور اداره فدرال واحد دولتی پست روسیه مورخ 24 ژانویه 2007 شماره 28-p.
• دستورالعمل پذیرش نامه بین المللی (که در تاریخ 17/10/2013 در زمان نگارش این مقاله اصلاح شد).

اگر حجم نامه ها اجازه تحویل آنها را به صورت کلی در صف ایستادن نمی دهد، می توان با پست نتیجه گرفت. قرارداد خدمات شرکتی. در این صورت در روزهای تعیین شده کارمند اداره پست به سازمان می آید و نامه های تهیه شده توسط منشی یا پیک را تحویل می گیرد. در بازدید بعدی کارمند پست مدارک تکمیل شده حمل را به همراه خواهد داشت. اطلاعات دقیقدر مورد این سرویس در سایت پست الکترونیکی ارسال شده است www.russianpost.ru، و همچنین با کمال میل توسط اپراتورهای خط تلفن ارائه می شود.

حروف چیست؟

کلیه مرسولات پستی به دو دسته تقسیم می شوند: ثبت شده استو ثبت نشده. تفاوت بین آنها اساسی است: به درخواست فرستنده، پست موظف است مورد ثبت شده را پیدا کند یا اطلاعاتی در مورد مکان آن ارائه دهد. رد یک کالای ثبت نشده در لحظه ای که فرستنده آن را در صندوق پستی پایین می آورد از بین می رود. به نوبه خود، نامه ای که در اداره پست ثبت شده است در مقابل امضا به مخاطب تحویل داده می شود، نامه ثبت نشده در صندوقی ریخته می شود یا به سادگی به منشی تحویل می شود و هیچ کس ثابت نمی کند که نامه دریافت شده است.

بنابراین بهتر است مدارکی را با نامه ای بدون ثبت یا ساده ارسال کنید که مفقود شدن آن عواقب حقوقی و مالی به همراه نداشته باشد، مثلاً کارت تبریک ایام تعطیل. و هر چیزی که حداقل از نظر تئوری می تواند موضوع اختلاف شود، اکیداً توصیه می شود که از طریق پست ثبت شود.

نوع اصلی مکاتبات ثبت شده - نامه های ثبت شدهو بسته ها. برخلاف نامه های دریافتی ساده یک گیرنده ثبت نام شده، دریافت کننده توسط یک رسید مخصوص مطلع می شود و پاکت نامه ای را از دست یک کارمند پست دریافت می کند، همانطور که قبلاً ذکر شد، در مقابل امضا.

می توانید نامه ثبت شده را اضافه کنید موجودی سرمایه گذاری. این سندی است که ویژگی های کمی و هزینه یک مرسوله پستی را توصیف می کند. یک نسخه از موجودی در یک پاکت بر روی ضمیمه مرسوله پستی محصور شده است، دیگری همراه با رسید برای فرستنده صادر می شود. پس از دریافت نامه ای با موجودی، مخاطب نمی تواند ادعا کند که هیچ سندی برای او ارسال نشده است.

توجه داشته باشید!

مهر و موم کردن پاکت با موجودی ضمیمه قبل از ارسال الزامی نیست: اپراتور پست موظف است مطمئن شود که تمام مدارک مندرج در موجودی واقعاً در پاکت موجود است.

در نهایت باید توجه ویژه ای شود اعلان های سادهدر مورد دریافت نامه ثبت شده اعلامیه کارتی است که روی پاکت چسبانده شده است. پس از دریافت نامه، مخاطب روی کارت امضا می کند و پس از آن برای فرستنده ارسال می شود. اطلاعیه برگشتی سندی است که رسماً دریافت نامه را تأیید می کند. مدت زمان اطلاع رسانی 5 سال است.

پس از بازگرداندن اعلان، اطلاعات مربوط به حضور آن را می توان در مجله ثبت پستی ثبت کرد (به زیر مراجعه کنید). به سختی لازم است که با دقت از کارتی که نامه را دریافت کرده و در چه تاریخی کپی کنید. اگر مجری به این اطلاعات نیاز داشته باشد، همیشه می تواند با منشی تماس بگیرد. اغلب اطلاعات کافی که نامه دریافت شده است. اسکن اعلان ها فقط در صورتی منطقی است که شرکت سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) را پیاده سازی کرده باشد. EDMS این قابلیت را دارد که فایل اعلان را به اطلاعات مربوط به سند خروجی "پیوند" کند. این بسیار راحت است: مجری می تواند در هر زمان بررسی کند که آیا نامه به مخاطب تحویل داده شده است یا خیر.

چیدن روی قفسه ها

هنرمندانی که برای ارسال به منشی نامه می آورند، علاوه بر درج آدرس کامل با نمایه، باید روی نامه نیز نوع خروج را یادداشت کنند. به عنوان یک گزینه، سینی هایی با کتیبه ها را می توان در دفتر قرار داد: "نامه های معمولی"، "نامه های ثبت شده"، "نامه های ثبت شده همراه با اعلان"، "نامه های ثبت شده با اطلاعیه و موجودی" و غیره. سپس اجراکنندگان می‌توانند در هر زمان نامه‌هایی را برای ارسال بدون حواس پرتی کارمندان اداره بگذارند.

توصیه ما

در آیین نامه ارسال مکاتبات، توصیه می شود که مکاتبات اشتباه انجام شده و همچنین نامه های بدون نشانی یا نمایه، علیرغم فوریت به پیمانکار عودت داده شود.

آماده سازی نامه برای ارسال

اگر فرصتی برای خودکار کردن هر فرآیندی وجود دارد، از آن غافل نشوید. بنابراین، اگر منشی هنوز در حال نوشتن است پاکت های پستیبا دست، او باید به مجموعه ای از عملکردهای ویرایشگر متن مایکروسافت ورد برای برچسب زدن پاکت ها، دادن هویت شرکتی به آنها و همچنین چاپ پاکت نامه ها با توجه به لیست پستی توجه کند. به عبارت دیگر، به جای نوشتن هر پاکت با دست، می توانید یک بار در برنامه مشخص کنید:

• آدرس بازگشت فرستنده؛
• پاکت هویت شرکتی

پس از اینکه لیست آدرس های گیرنده (لیست پستی) وارد برنامه شد، تنها چیزی که باقی می ماند این است که یک بسته پاکت نامه را در چاپگر قرار دهید و دستور "Print" را تنظیم کنید. توابع شرح داده شده را می توان در برگه یافت خبرنامه (ایجاد ® پاکت نامه ها,برچسب ها).

راستی

علاوه بر آدرس، می توانید نمایه گیرنده را نیز روی پاکت چاپ کنید و طبق قوانین نوشتن نمایه ها آن را ترسیم کنید. برای این کار باید یک فونت مخصوص روی کامپیوتر خود نصب کنید. یافتن آن در اینترنت آسان است - فقط عبارت "Font for index" را در موتور جستجو وارد کنید. فایل فونت دارای پسوند ttf. است. پس از دانلود باید به پوشه «رایانه من» بروید، سپس در پوشه «کنترل پنل»، پوشه «Fonts» را پیدا کنید و فایل فونت را در آن قرار دهید.

روی انجیر 1 می توانید ببینید که چگونه پاکت ایجاد شده در MS Word برای چاپ آماده به نظر می رسد.

برنج. 1

وقتی مجموعه نامه های ارسالی آماده شد، باید آن را پر کنید دو ستون اولفرم 103 "فهرست ارسال نامه های مهمانی". در صورت ارسال 5 نامه یا بیشتر، این الزام نامه برای همه سازمان ها اعمال می شود. فرستنده باید تمام نامه های ثبت شده ارسال شده را لیست کند. ستون های باقی مانده توسط اپراتور اداره پست پر می شود. فهرست در دو نسخه چاپ می شود که توسط شخص مسئول ارسال امضا می شود و پس از آن امضای وی با مهر تأیید می شود. یک نسخه از ثبت تکمیل شده در اداره پست باقی می ماند و دومی به سازمان بازگردانده می شود. این شامل کد شناسایی محموله ها برای ردیابی خواهد بود.

این فرم در وب سایت Russian Post موجود است. تنها اشکال: فایل را فقط می توان با فرمت jpg دانلود کرد، یعنی. به عنوان یک تصویر، بنابراین فرم باید به صورت دستی تکثیر شود و به عنوان یک الگو ذخیره شود.

ردیابی ایمیل

مرسولات پستی ثبت شده را می توان در وب سایت Russian Post پیگیری کرد. در سمت چپ صفحه اصلی پیوند "ردیابی مرسولات پستی" وجود دارد (شکل 2). با کلیک بر روی "جزئیات" آن را مرور می کنیم و خود را در صفحه مورد نظر می یابیم.

برنج. 2

اکنون باید یک کد منحصر به فرد (شناسه پستی) وارد کنید که توسط اپراتور به هر محموله اختصاص داده می شود. این کد را می توانید یا در رسید یا در لیست فرم 103 (ستون 3) پیدا کنید. کد شامل 14 رقم است. آن را در قسمت "شناسه پستی" وارد کنید، سپس یک کد امنیتی پنج رقمی را در قسمت زیر وارد کنید و روی "یافتن" کلیک کنید (شکل 3).

جدولی باز می شود که به شما امکان می دهد مسیر نامه ما را ردیابی کنید (مثال 1).

مثال 1

اطلاعات مربوط به حرکت نامه

عمل	تاریخ	محل عملیات		جراحی صفت	وزن (کیلوگرم)	اعلامیه ارزش (مالش.)	پوشش پرداخت (مالش.)	خطاب به
		فهرست مطالب	نام OPS					فهرست مطالب	نشانی
				واحد
رفتار				مرکز مرتب سازی سمت چپ
رفتار				به محل تحویل آمد
تحویل دادن				تحویل به مخاطب

راستی

سؤال از نیروی قانونی اطلاعات در مورد حرکت نامه نسبتاً بحث برانگیز است. به نظر می رسد برای سازمانی که بر نامه های خود نظارت می کند جامع باشد، اما ممکن است به عنوان مدرک در دادگاه پذیرفته نشود.
تضمین نیروی قانونیمکاتباتی با پست روسیه خواهد داشت. شما باید یک نامه رسمی درخواست به اداره پست ارسال کنید، یک کپی از رسید یا فرم 103 را پیوست کنید. در پاسخ، نامه ای در سربرگ پست روسیه با اطلاعات لازم دریافت خواهید کرد که هیچ سوالی را به عنوان مدرک مطرح نمی کند. در دادگاه.

حسابداری برای ایمیل های ارسالی

هرگونه خروج اسناد از سازمان بدون توجه به اینکه چه نوع مدارکی هستند و مسیر خروج آنها چگونه است باید ثبت شود. نامه ها نیز از این قاعده مستثنی نیستند. ما توصیه می کنیم که کارمند مسئول ارسال نامه، هر نامه را در یک مجله خاص در نظر بگیرد (مثال 2). از آنجایی که الزام به نگهداری چنین مجله ای در اسناد نظارتی ذکر نشده است و صرفاً موضوع راحتی و کنترل است، هر شرکتی می تواند به تنهایی فرم مجله را توسعه دهد.

شماره پیگیری

اطلاع

توجه داشته باشید

ایوانف K.I.

خیابان پوشکینا، د. 56، آپ. 43، مسکو

دعوت به نمایشگاه

مزرعه چای, OOO

خیابان کشتی سازان، 454، از. 34، ولگوگراد

مرجع. شماره 3324-3 مورخ 1393/06/14

بخش تولید

Mirror, OOO

خیابان 7th Sadovaya، 33، Togliatti، منطقه سامارا

مرجع. شماره 3354-2 مورخ 1393/06/15

دپارتمان فنی

Promregiongaz، OJSC

خیابان مدرسه، د. 3، از. 353-B، ایرکوتسک

مرجع. شماره 3465-6 مورخ 1393/06/17

سرویس قانونی

بازپرداخت - گیرنده برای نامه ظاهر نشد

ستون های جدول را پر کنید

1. شماره سریال.ستون برای ایجاد گزارش در مورد کار دفتر مهم است: می توانید بلافاصله ببینید که چند نامه از طریق کانال های پستی ارسال شده است.
2. سرویس پستی.اگر سازمان از خدمات نه تنها پست روسیه، بلکه از پست اکسپرس نیز استفاده کند، مهم است.
3. نوع نامه.ستون در موارد بحث برانگیز یا زمانی که لازم است ثابت شود که مخاطب نامه را دریافت کرده است مفید است.
4. مقصد.ستون شامل نام خانوادگی و حروف اول است شخصییا نام سازمان گیرنده برای راحتی فیلتر کردن، توصیه می کنیم ستون را پر کنید، برای مثال با نام خانوادگی یا نام سازمان شروع کنید. ایوانف K.A.. یا اتاق چای مزرعه، با مسئولیت محدود..
5. فهرست مطالب.به یک ستون جداگانه منتقل شد تا هنگام ایجاد پاکت، کپی و چسباندن آن در مکان مناسب آسانتر شود (به قبل مراجعه کنید). اگر منشی ترجیح می دهد پاکت ها را با دست بنویسد، می توانید فهرست را همراه با آدرس بنویسید.
6. نشانی.مشخص شده آدرس پستیگیرنده
7. شرح مطالب.اطلاعات در این ستون وارد می شود که مخصوصاً در مواردی که مکاتبات فعال با طرف مقابل وجود دارد ضروری است. به شما امکان می دهد در محموله ها سردرگم نشوید و دقیقاً بدانید که کدام سند در یک روز معین ارسال شده است. نیازی به پر کردن ستون با جزئیات زیاد نیست - برای مثال فقط داده های ثبت سند کافی است مرجع. شماره 4543 مورخ 1393/05/23.
8. مجری.نام اداره ای که کارمند آن نامه را برای ارسال آورده است یا نام خانوادگی این کارمند مشخص شده است. توصیه می کنیم که بخش را مشخص کنید، زیرا این یک واحد دائمی تر در یک سازمان است تا یک کارمند.
9. تاریخ حرکت.روزی مشخص می شود که نامه به اپراتور پست تحویل داده شده یا در صندوق پستی افتاده است.
10. شماره پیگیری.ستونی برای نشان دادن کدی که با آن می توانید سرنوشت نامه را در وب سایت Russian Post دنبال کنید.
11. اطلاع.ستونی برای علامت گذاری که اعلان دریافت نامه برگشته است.
12. توجه داشته باشید.ستون سنتی برای نشان دادن اطلاعات اضافی(به عنوان مثال، در مورد بازگرداندن یک نامه، مانند مثال 2).

جستجو در مجله

از آنجایی که در مجله نیازی به امضای دست‌نویس نیست، در این مجله نگهداری می‌شود در قالب الکترونیکی(مثلاً در MS Excel). هدف از ایجاد این مجله این است که بتوانیم هر نامه ای را که توسط شرکت ارسال می شود به سرعت پیدا کنیم. برای این شما نیاز دارید:

• خط بالایی را با نام نمودار ثابت کنید تا همیشه بتوانید آن را ببینید.
• به آن فیلتر بدهید

همه اینها به طور قابل توجهی سرعت جستجوی حروف در جدول را افزایش می دهد.

برای اطمینان از اینکه خط بالای جدول همیشه هنگام پیمایش در گزارش قابل مشاهده است، باید به برگه بروید چشم انداز. اینجا در نوار ابزار پنجرهیک تیم انتخاب کنید برای رفع نواحیو در منوی کشویی - خط بالایی را سنجاق کنید(شکل 4). حالا حتی اگر موقعیت های زیادی در رجیستر وجود داشته باشد، نام ستون ها در بالای جدول ثابت می شود.

برنج. 4

تنها برای فعال کردن گزینه فیلتر کردن محتویات ستون ها باقی مانده است. برای انجام این کار، در نوار ابزار ویرایشروی نماد کلیک کنید مرتب سازی و فیلتر کردن، سپس در کادر کشویی - فیلتر کنید(شکل 5).

برنج. 5

یک دکمه با یک فلش در گوشه سمت راست پایین نام ستون ظاهر می شود - این فیلتر است. با کلیک بر روی فلش یک ستون خاص، می توانید هر یک از مقادیر آن را مرتب کنید. به عنوان مثال، ما باید تمام نامه های ارسال شده به OAO Promregiongaz را مشاهده کنیم. روی فلش کلیک کنید - و کل لیست گیرندگان وارد شده در ثبت نام را مشاهده کنید. تیک مقدار "انتخاب همه" را برداریم و آن را در کادر مقابل Promregiongaz OJSC قرار می دهیم. با زدن دکمه خوبو تمام نامه های ارسال شده به این سازمان را ببینید (شکل 6).

برنج. 6

اگر نامه فقط یک بار برای شخصی ارسال شده باشد، فشار دادن میانبر صفحه کلید آسان تر خواهد بود ctrl + افبرای نمایش نوار جستجو، اطلاعات (نام خانوادگی، نام، شهر و ...) را در آن وارد کرده و فشار دهید بعدی را پیدا کنید(شکل 7). برنامه سلول مورد نظر را پیدا کرده و برجسته می کند.

برنج. 7

مقررات ارسال مدارک از طریق پست

قوانین ارسال مدارک از طریق پست می تواند هم بخشی از دستورالعمل کار اداری و هم یک سند مستقل باشد. به تشخیص خود، سازمان می تواند آنها را با روش ارسال اسناد از طریق پست سریع تکمیل کند. در اینجا بخشی از دستورالعمل کار اداری است که روش ارسال نامه از طریق پست را توضیح می دهد (مثال 3).

مثال 3

بخشی از کتابچه راهنمای دستورالعمل

"قوانین ارسال اسناد از طریق پست سریع"

7. ارسال مدارک خروجی از طریق پست

7.1. ارسال مدارک از طریق پست (از جمله پست سریع السیر) توسط دفتر انجام می شود.

7.2. ارسال نامه همه روزه به جز روزهای تعطیل و تعطیلات از ساعت 9:00 الی 13:00 و از 14:00 الی 18:00 پذیرفته می شود. روزهای قبل از تعطیلات- تا ساعت 17:00).

7.3. پیمانکار موظف است قبل از ارسال مدارک، در دسترس بودن کلیه صفحات سند و صحت محل، طراحی و نشانی آنها، وجود امضاء، ویزا، پیوست، اطلاعات ثبتی، ارجاع به شماره و تاریخ درخواست (اگر به درخواست پاسخ داده شود). آدرس ارسالی شامل کد پستی به سند پیوست می شود و در مورد نوع مرسوله یادداشت می شود: نامه ساده، نامه سفارشی، نامه سفارشی با یک اطلاعیه ساده، نامه سفارشی با لیست پیوست، پست سریع و غیره در صورت مفقود بودن اطلاعات مشخص شده، مکاتبات به پیمانکار بازگردانده می شود. مکاتبات اشتباه انجام شده و مکاتبات غیر رسمی برای ارسال پذیرفته و به پیمانکار عودت داده نخواهد شد.

7.4. ارسال اسناد از طریق پست دو بار در هفته انجام می شود: دوشنبه و پنجشنبه ساعت 15:00. پیمانکار می تواند مکاتبات فوری را به تنهایی ارسال کند. مکاتباتی که بعد از ساعت 15 روزهای دوشنبه و پنج شنبه به دفتر رسیده در روز اعزام بعدی ارسال می شود.

7.5. ارسال مدارک از طریق پست سریع در روز دریافت محموله توسط دفتر یا در روز کاری بعد در صورتی که مرسوله بعد از ساعت 15:00 (بعد از ساعت 14:00 روزهای کاری کوتاه شده) دریافت شده باشد، انجام می شود.

7.6. پس از دریافت اسناد برای ارسال، یک متخصص دفتر وجود امضاها، شماره های خروجی و همچنین پیوست های ذکر شده در سند اصلی یا همراه را بررسی می کند.

7.7. مکاتبات پذیرفته شده برای ارسال در مجله مرسولات پستی (پیوست 5) وارد می شود و پس از آن تبدیل می شود.

7.8. مکاتبات بسته بندی شده در فهرست ارسال مرسولات پستی دسته ای (پیوست 6) وارد می شود. فهرست در دو نسخه چاپ شده و توسط کارمند صدارت که مسئول ارسال مکاتبات است امضا شده است. امضا با مهر "برای اسناد" تأیید شده است. ستون ها توسط اپراتور پست پر می شود. یک نسخه از لیست به دفتر بازگردانده شده و در پرونده قرار می گیرد.

7.9. یکی از کارمندان اداره پس از دریافت اخطار تحویل مکاتبات، علامتی را در ستون 11 ثبت مرسولات پستی گذاشته و اخطاریه را در پرونده ثبت می کند.

ما اجزای اصلی فرآیند ارسال اسناد از طریق پست را بررسی کردیم. امیدواریم این اطلاعات به شما در سازماندهی بهتر کارتان کمک کند.