نامه به شرکا چگونه یک نامه تجاری راه اندازی کنیم

ارتباطات تجاری بدون مکاتبه قابل تصور نیست، زیرا یک جلسه شخصی برای حل مسائل همکاری همیشه امکان پذیر نیست. بسیاری از مشکلات مبرم مکاتبات تجاری را می توان در مدت کوتاهی حل کرد، اما رعایت نکردن قوانین آداب معاشرت یا ساختن غیرمنطقی یک نامه می تواند به شراکت آسیب برساند یا مشتری بالقوه را از خود دور کند. مانند مذاکرات رسمی، قوانین خاصی در اینجا وجود دارد: قالب نامه و سبک ارتباط.

قوانین کلی برای انجام مکاتبات تجاری

1. قبل از نوشتن نامه، در مورد ویژگی های آن تصمیم بگیرید:

نوع نامه (پوشش، ضمانت، سفارش، یادآوری، اطلاعیه و غیره؛ ارائه نامه یا پیشنهاد پاسخ)؛

درجه دسترسی برای مخاطب (این که آیا می توانید تمام نکات لازم را در یک حرف بیان کنید یا به یک توضیح دوم نیاز دارید).

فوریت تحویل (اگر نامه فوری است، بهتر است از طریق پست سفارشی یا ایمیل ارسال شود).

2. یک نامه با توجه به الگوهای موجود طراحی کنید، بر اساس نوع آن، و همچنین بر GOST R 6.30-2003 تکیه می کنند. «سیستم‌های اسناد یکپارچه. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی.

3. هر نامه اداریدارای ساختار کلی زیر است:

• نام سازمان ارسال کننده؛
• تاریخ نگارش؛
• آدرس گیرنده، نشان دادن یک خبرنگار خاص؛
• آدرس افتتاحیه؛
• اشاره ای به موضوع و هدف نامه؛
• متن اصلی؛
• نتیجه گیری (فرمول ادب)؛
• امضای فرستنده؛
• نشانی از کاربرد و توزیع نسخه ها (در صورت وجود).

4. هنگام تهیه نامه تجاری، از ویرایشگر متن Microsoft Word استفاده کنید:

از تایپ فیس Times New Roman، اندازه 12-14 p.، فاصله خطوط - 1-2 p. استفاده کنید.

شماره صفحه نامه را در پایین سمت راست قرار دهید.

هنگام چاپ متن روی فرم‌های A4، از فاصله بین 1.5 تا 2 خط، فرمت A5 و کمتر از فاصله یک خط استفاده کنید. الزامات همیشه با فاصله یک خط تایپ می شوند.

5. اگر از طرف یک سازمان اقدام می کنید و قصد دارید نامه ای را به صورت چاپی ارسال کنید, حتما از سربرگ استفاده کنید، از آنجایی که حضور آن خواهد بود کارت تلفنشرکت شما. با طراحی فرم رسمی با دقت خاصی رفتار کنید، این مهارت باید برای هر کارمند اداری اجباری باشد.

6. برای مکاتبات بین المللی، نامه باید به زبان مخاطب یا به زبان انگلیسی نوشته شود(به عنوان رایج ترین در معاملات تجاری).

7. لحن مناسب و تجاری داشته باشید. نامه را با یک درخواست تجدید نظر شروع کنید که بسته به میزان نزدیکی شما با خبرنگار، می‌تواند هم با کلمات «عزیز + F.I.O.» و «عزیز + F.I.O.» شروع شود. به یاد داشته باشید، کلمات موجود در درخواست تجدیدنظر یا در اشاره مخاطب به هیچ وجه نباید به صورت اختصاری باشد (به عنوان مثال، "احترام" به عنوان "احترام" یا "رئیس بخش" به عنوان "رئیس بخش") - این قوانین مربوط به آداب تجارت. همیشه نامه خود را با تشکر از همکاری شما به پایان برسانید. قبل از امضا باید عبارت "با احترام، ..." یا "با احترام، ..." باشد. اشاره به "شما" در مکاتبات رسمی غیرقابل قبول است، حتی اگر روابط دوستانه ای با خبرنگار داشته باشید.

8. واژگان را با دقت انتخاب کنید، از اشتباهات و عبارات مبهم اجتناب کنید، استفاده بیش از حد از حرفه ای بودن. نامه باید قابل درک باشد.

9. محتوای نامه را به پاراگراف های معنایی تقسیم کنید تا درک آن برای مخاطب دست و پا گیر و دشوار نباشد.. از این قانون پیروی کنید: پاراگراف اول و آخر نباید بیش از چهار خط چاپ شده باشد و بقیه بیش از هشت خط باشد.

10. پاسخ به ایمیل های تجاری مطابق آداب پذیرفته شده:به درخواست کتبی - ظرف 10 روز پس از دریافت؛ به نامه های ارسال شده از طریق فکس یا ایمیل - در عرض 48 ساعت، به استثنای تعطیلات آخر هفته.

مکاتبات تجاری درون سازمانی

مکاتبات تجاری بین کارکنان شرکت در مقایسه با مکاتبات ارسال شده به شخص ثالث ساده تر است.

• مختصر باشد؛
• ماهیت تجاری داشته باشد؛
• تاریخ باید در نامه ذکر شود؛
• در انتهای نامه یک فرمول ادب و یک امضا وجود دارد.

نمونه ای از مکاتبات تجاری درون سازمانی می تواند یک تبریک نامه از طرف یک رهبر یا تیم خطاب به یک قهرمان روز یا کارمندی باشد که ترفیع دریافت کرده است.

هنگام بحث در مورد پروژه ها به صورت کتبی، معمولاً فقط از برخی از عناصر مورد نیاز یک نامه تجاری استفاده می شود - نشانی از موضوع، درخواست تجدید نظر، خلاصه ای از ماهیت موضوع و فرمول حسن نیت با امضای چاپ شده.

به یاد داشته باشید که فرم نامه و الگوی مورد نیاز باید بر اساس سطح مکاتبات تجاری و نوع اطلاعاتی که می خواهید در اختیار مخاطب قرار دهید انتخاب شود.

اغلب، با شروع نامه ای با درخواست "عزیز ..."، به یاد می آورم که چگونه یکی از رهبران عالی رتبه، هنگام تهیه نامه هایی به رئیس جمهور، رئیس دولت یا رئیس آکادمی علوم روسیه، درخواست تجدید نظر "عزیز . ..”. به دلایلی این الزام باعث شوخی های زیادی برای ما شد. آنها به یاد "مرد حواس پرت" از خیابان Basseinaya افتادند سامویل مارشاکو فراخوان معروف او «کالسکه محترم! کالسکه محترم عمیقا محترم! آنها به شدت علاقه مند بودند که رفیق چقدر عمیقاً محترم است.

و اتفاقاً آنها بیهوده می خندیدند. درخواست‌هایی که با کلمات "عمیقاً محترم" و "بسیار محترم" شروع می‌شوند، زمانی استفاده می‌شوند که رسماً افراد و مقامات مهمی را که دارای موقعیت بالایی هستند مورد خطاب قرار می‌دهند. بنابراین مرسوم است که نه تنها افراد اول دولت، اعضای دولت و مجلس، بلکه دانشمندان مشهور و شخصیت های عمومی را مورد خطاب قرار دهیم. در نامه ای به یک آکادمیک ارجمند که به سادگی "محترم" است، می توانید ناخواسته مخاطب را آزار دهید.

هر روز نیست که به رئیس جمهور یا اعضای دولت نامه می نویسیم، بلکه گاهی باید نامه هایی با نوعی شکایت یا درخواست به مقامات عالی نوشته شود. نمی‌دانم چقدر به شهردار یا فرماندار خود احترام می‌گذارید، اما اگر مجبور هستید با هر درخواستی برای او نامه بنویسید، صمیمانه به شما توصیه می‌کنم از عنوان «عملاً محترم» استفاده کنید. این کلمه به معنای "بسیار محترم" است ( فرهنگ لغتاوژگوف) یا "شایسته احترام عمیق" (فرهنگ توضیحی مدرن زبان روسی Efremova). فکر می‌کنم هر نماینده‌ای از مقامات این درخواست را با کمال میل خواهد خواند. فقط یک کلمه در ابتدای یک حرف، اما گاهی اوقات می تواند کفه ترازو را به نفع شما منحرف کند. به قول معروف «گوساله مهربون دو ملکه می مکد».

اخیراً در یکی از انجمن ها با این سؤال مواجه شدم که بعد از درخواست تجدید نظر در ابتدای نامه چه نوع علامت نگارشی بگذارم: علامت تعجب یا کاما. از روی عادت، علامت تعجب گذاشتم - اینطوری به من یاد دادند، اما در عین حال با الزام برخی از روسا مواجه شدم که بعد از درمان، کاما بگذارند. ظاهراً افرادی که اغلب به زبان انگلیسی مکاتبه می کنند به طور خودکار بسیاری از قواعد دستور زبان انگلیسی را به مکاتبات روسی منتقل می کنند. گاهی اوقات ادبیات تجاری نیز گمراه کننده است که نمونه هایی از این نوع برخورد را ارائه می دهد:

آقایان عزیز،
نامه شما را به دقت بررسی کرده ایم که در آن….

(عزیزآقاجان! مکاتبات تجاری به زبان انگلیسی. -م. انجمن انتشارات "فرهنگ"، 1993. - 328 ص.)

چطور درست است؟

میز کمکزبان روسی در پورتال Gramota.ruهر دو گزینه را اجازه می دهد. در عین حال، توجه به این واقعیت جلب می شود که بعد از علامت تعجب یک جمله با یک حرف بزرگ و بعد از یک کاما - با یک حرف کوچک دنبال می شود.

درخواست تجدید نظر در نامه تجاری روسی، به عنوان یک قاعده، در مرکز قرار دارد و با یک فاصله از متن اصلی جدا می شود. جمله اول نامه با یک پاراگراف شروع می شود. خوب، چگونه می توان بعد از یک فاصله، و حتی از یک پاراگراف، جمله ای را با حروف کوچک شروع کرد؟ اما در نامه شخصی، متن اغلب در همان خط درخواست تجدید نظر شروع می شود. در این صورت پس از درخواست تجدیدنظر می توانید کاما بگذارید و متن نامه را با حروف کوچک ادامه دهید.

اصلا چرا علامت تعجب وجود دارد؟ در اینجا چند پاسخ آورده شده است:

علامت تعجب (!) علامتی است که در آخر جمله برای بیان شگفتی، جذابیت، احساس قوی، هیجان و مانند آن قرار می گیرد.

"اسامی بیشتر علائم نگارشی در زبان روسی در اصل روسی است و اصطلاح علائم نگارشی خود به فعل علامت گذاری - "توقف"، "توقف در حرکت" برمی گردد. اگر نویسنده ای در آخر جمله علامت تعجب بگذارد، نشان می دهد که چقدر به محتوای گفته خود اهمیت می دهد.

در پاسخ به سوال دبیر دانشگاه افیم فومیچ پرکلادین، قهرمان داستان چخوف "علامت تعجب (داستان کریسمس)"، "وقتی علامت تعجب در روزنامه ها گذاشته می شود"، همسرش مارفوشا، که اغلب به خود می بالید که "برای این کار نبود. چیزی نیست که او هفت سال در مدرسه شبانه روزی تحصیل کرد" و تمام دستور زبان را که می داند حفظ کرد، با اطمینان پاسخ داد: "این علامت در درخواست ها، تعجب ها و در ابراز خوشحالی، خشم، شادی، خشم و سایر احساسات قرار می گیرد."

پاسخ من این است که با گذاشتن علامت تعجب پس از درخواست تجدیدنظر، سعی می کنیم توجه مخاطب را جلب کنیم و او را نه تنها به خواندن نامه، بلکه برای برآورده کردن درخواست خود، به «درکوب» و حتی گاهی «فریاد زدن» تشویق کنیم. ". ایوان ایوانوویچ عزیز!

و بین کلمه «محترم» و علامت تعجب چیست؟ در مکاتبات تجاری به زبان روسی، مرسوم است که مخاطب را با نام و نام خانوادگی خطاب کنید. در موارد شدید، می توانید با نام خانوادگی تماس بگیرید: "آقای پتروف عزیز!". به نظر من آدرس دادن با نام خانوادگی در دعوانامه مناسبتر است تا درخواست نامه. با نام و نام خانوادگی ، آشنایان معمولاً به ما مراجعه می کنند ، چنین درخواستی باعث مکان مخاطب می شود ، امتناع برای آشنایان دشوارتر است.

هنگام خطاب قرار دادن چندین مخاطب به طور همزمان، آنها در حال حاضر از درخواست تجدید نظر "آقایان عزیز!" استفاده می کنند و هنگام خطاب به یادداشت ها در همان سازمان، مناسب است از درخواست تجدید نظر "همکاران عزیز!"

مکاتبات دیپلماتیک قوانین خاص خود را دارد. در آنجا مرسوم است که با عنوان: "جناب آقای سفیر!"، "آقای وزیر عزیز" یا "عالیجناب!". اما این یک موضوع جداگانه است.

رفیق یا استاد؟ چگونه درخواست شود؟

چه اشکال تجدید نظر وجود دارد؟

کلمه عزیزبه عنوان شکل خنثی ادب، معمولاً در ترکیب با نام و نام خانوادگی مخاطب، و همچنین با کلمات "استاد" (به علاوه نام خانوادگی مخاطب)، "رفیق" (به علاوه نام خانوادگی مخاطب) استفاده می شود. ، "همکار" (به اضافه نام خانوادگی مخاطب). این با نام ها بر اساس موقعیت، رتبه، موقعیت اجتماعی استفاده می شود.

هنگام خطاب قرار دادن مخاطب باید زمینه فعالیت و سمت رسمی او را در نظر گرفت. نمایندگان مردم، کارکنان ارجمند علم و فرهنگ، مقامات عالی رتبه با عبارات «عمیقاً محترم» و «بسیار محترم» خطاب می شوند. در موارد دیگر - "احترام":

نیکولای اوگنیویچ عزیز!

ایوان پتروویچ عزیز!

آقای ایوانف عزیز!

در مکاتبات تجاری، مرسوم است که مخاطب را با نام و نام خانوادگی خطاب کنید.

هنگام دسترسی به یک مقصد عمده:

آقایان عزیز! خداوند!

همکاران عزیز! (به افراد هم حرفه)

جانبازان عزیز!

طبق قانون آیین دادرسی مدنی فدراسیون روسیه(ماده 158 قسمت 2) شرکت کنندگان در محاکمه قضات را با کلمات خطاب می کنند دادگاه محترم!و شهادت و توضیحات خود را ایستاده می دهند. انحراف از این قانون ممکن است با اجازه رئیس مجاز باشد.
ارتش درخواست رسمی دارد رفیق.

هنگام ارجاع، هم علامت تعجب و هم کاما امکان پذیر است، اما یکنواختی توصیه می شود. اگر کاما وجود داشته باشد، متن نامه با یک حرف کوچک شروع می شود. اگر علامت تعجب باشد جمله اول را با بزرگ می نویسیم.

"آقایان!" یا "خانم ها و آقایان!" - بهترین راه برای خطاب به مردان و زنان چیست؟

هنگامی که به طور همزمان به مردان و زنان خطاب می شود، "خانم ها و آقایان!" اغلب گفته می شود. این یک مقاله ردیابی ناموفق با از زبان انگلیسی(خانم ها و آقایان). کلمه روسی آقایانبه طور مساوی با اشکال مفرد همبستگی دارد آقاو معشوقه، و «خانم» در شمار «استادها» قرار می گیرد.

آیا باید با نام و نام خانوادگی مخاطب تماس بگیرم؟

خطاب به روس ها و در محیط روسی زبان مرسوم است و آنها را با نام کوچک و نام خانوادگی صدا می زنند؛ خطاب کردن فقط با نام کوچک آنها به اندازه کافی مودبانه تلقی نمی شود. به درستی ولادیمیر ولادیمیرویچ پوتین، اما نه ولادیمیر پوتین. هنگام خطاب به یک خارجی (یا حضور در یک محیط فرهنگی خارجی زبان)، نیازی به ذکر نام پدر نیست.

چگونه مرسوم بود که مخاطب را خطاب قرار داد؟

آداب شریف. درخواست تجدید نظر در اشراف باید کاملاً با رتبه، رتبه و منشاء شخص مورد خطاب مطابقت داشته باشد. این درخواست‌ها کاملاً با «جدول رتبه‌ها» مرتبط بود (تا سال 1917 تقریباً بدون تغییر بود). افراد عنوان شده (دوک اعظم، شاهزاده، کنت، دوک، بارون) با توجه به عنوان: اعلیحضرت، عالیجناب، فضل شما خطاب شدند.

آداب نظامی. سیستم تجدیدنظر با سیستم مطابقت داشت درجات نظامی. قرار است ژنرال های کامل بگویند جناب عالی، سپهبد و سرلشکر - جناب عالی. افسران، پرچمداران و نامزدهای پست طبقاتی، رؤسا و ارشد ستاد و افسران ارشد را بر حسب رتبه فراخوانی می‌کنند و کلمه لرد را اضافه می‌کنند، به عنوان مثال، لرد سروان، لرد سرهنگ، سایر رده‌های پایین عنوان افسران و کاپیتان‌ها - عالیجناب، بقیه افسران ارشد - اشراف شما (داشتن یک کنت یا عنوان شاهزاده - عالیجناب).

آداب دپارتمانعمدتاً از همان سیستم آدرس‌هایی که ارتش استفاده می‌کردند استفاده می‌کرد.

فرم های عنوان در روسیه تزاری

هنگام مراجعه به افرادی که دارای رتبه های خاصی از "جدول رتبه ها" بودند، افراد مساوی یا پایین تر باید از عناوین زیر (بسته به کلاس) استفاده کنند:

"عالی شما" - به افراد در رده های 1 و 2.

"عالیجناب" - به افراد در رده های 3 و 4.

"برجسته شما" - به افراد در رده های کلاس 5.

"نقاط برجسته شما" - برای افراد در رده های 6-8 کلاس.

"برکت شما" - به افراد در رده های 9-14 کلاس.

علاوه بر این، در روسیه عناوینی برای اشاره به اعضای خانه امپراتوری رومانوف ها و افراد اصیل وجود داشت:

"عظمت امپراتوری شما" - به امپراتور، امپراتور و امپراتور موقوف.

"عظمت امپراتوری شما" - به دوک های بزرگ (فرزندان و نوه های امپراتور، و در 1797-1886، و نوه ها و نبیره های امپراتور).

"عظمت شما" - به شاهزادگان خون امپراتوری.

"عظمت شما" - به فرزندان کوچکتر نوه های امپراتور و فرزندان مذکر آنها، و همچنین به آرام ترین شاهزادگان با کمک هزینه.

"پروردگار شما" - به شاهزادگان، کنت ها، دوک ها و بارون ها.

"برکت شما" - به همه بزرگواران دیگر.

هنگام خطاب به روحانیون در روسیه، از عناوین زیر استفاده می شد:

"کشیشه عالی شما" - به کلانشهرها و اسقف اعظم.

"عالی شما" - به اسقف ها.

"مقام عالی شما" - به بزرگان و راهبان صومعه ها، روحانیون اعظم و کشیشان.

"عزیز شما" - به پیش شماسها و شماسها.

به چه کسی "حاکمیت" می گفتند؟

کلمه پادشاهدر روسیه در قدیم از آن بی تفاوت استفاده می کردند، به جای یک آقا، یک آقا، یک زمین دار، یک نجیب زاده. در قرن نوزدهم، فرمانروای بخشنده، تزار، فرمانروای بخشنده، شاهزادگان بزرگ، و فرمانروای بخشنده (هنگامی که به بالاترین اشاره می‌کند)، فرمانروای بخشنده من (به برابر)، فرمانروای من (به پایین‌ترین) خطاب به تمامی افراد خصوصی کلمات sudar (همچنین با تأکید بر هجای دوم)، sudarik (دوستانه) عمدتاً در گفتار شفاهی استفاده می شد.

و چه کسی و چه زمانی «رفیق» نامیده شد؟

درخواست رفیقدر جامعه شوروی استفاده می شود. کلمه رفیق در نام خانوادگی قبل از انقلاب نشان دهنده عضویت در یک حزب سیاسی انقلابی از جمله کمونیست ها بود.

D. S. Likhachev در کتاب "یادداشت ها و مشاهدات. از نوت بوک سال های مختلف” در مورد روش های مدرن آدرس دهی نوشت:

این همان چیزی است که مورخان در مورد آن نمی نویسند و در یک زمان تأثیر بسیار بزرگی بر جای گذاشت: این "جو جذابیت" برای یکدیگر است.

1. هنگامی که در سال 1918 در همه جا شروع به صحبت با یکدیگر به جای آقا خانم(در جنوب - خانم) رفیق، برداشت زیر را ایجاد کرد:

A. آمیکوشونستوو. شخصی که با یک غریبه صحبت می کند رفیق، به نظر می رسید در دوستان و همراهان مشروب پر شده است. اغلب پاسخ داده می شود: خوک غاز دوست نیست!و کلاس نبود، بلکه از حس حفظ خود ناشی می شد. استاد در حال صحبت با دانشجویان رفقا، به نظر می رسید که به دنبال محبوبیت و حتی شغلی بود، زیرا رئیس دانشگاه توسط دانشجویان انتخاب شد.<...>بنابراین، دانشمندان جدی (حتی ژیرمونسکی) همچنان به دانش آموزان روی آوردند همکاران(ژیرمونسکی خوب تلفظ نمی‌کرد ل).

ب- آنچه در این توسل قابل توجه بود این بود که زن و مرد تفاوتی نداشتند. زنان نیز تحت درمان قرار گرفتند رفیق(الان اینطور نیست و همه زنها دختر شده اند یا بهتر است بگوییم بی راه خطاب مانده اند).

2. به تدریج، در پایان دهه 20، به تیراژ رفیقما به آن عادت کردیم، و حتی خوشایند شد - همه مردم، اگر نه رفیق به معنای واقعی کلمه، حداقل یکسان بودند. با یک کلمه رفیقمی توان هم به پسر مدرسه ای و هم به پیرزن خطاب کرد. اما پاکسازی های استالین آغاز شد<...>و یک هفته، یادم نیست چه سالی، ساکنان ناگهان متوجه شدند که پلیس، راهبرها، کارمندان پست از گفتن این کلمه دست کشیدند. رفیقو شروع به اعمال کرد شهروندو شهروند. و این کلمات اثری از بیگانگی، رسمیت شدید (اکنون این ناپدید شده است و حتی کلمه شهروند). و این درخواست، اساساً جدید (اگرچه قبلاً به ندرت اتفاق می افتاد، هنگامی که آنها از دست یکدیگر عصبانی می شدند یا یک ناقض قانون را بازداشت می کردند)، شروع به پر کردن خیابان ها، زندگی رسمی کرد و جو ایجاد کرد. معلوم شد که همه افراد مشکوک و مشکوک هستند. تهدید به دستگیری احتمالی همه را فراگرفت. در کلمات "شهروند" و "شهروند" یک زندان تصور می شود.

دستور توقف استفاده از کلمه رفیق ظاهرا سری بود، اما همه بلافاصله آن را احساس کردند.

(در زبان شفاهی و نوشتاری، قدیم و جدید. 1989)

چقدر به ندرت نامه می نویسیم، حتی ایمیل. اصولاً این فرصت فقط در مواقع لزوم یا هنگام ارسال پیام های تبلیغاتی به خاطر سپرده می شود. با این حال، ابزار درخواست تجدید نظر هنوز یکی از بهترین ها است راه های موثرتعامل افراد با یکدیگر توجه به سبک نامه، جذابیت برای مخاطب و جهت کلی متن به ویژه در نامه های تجاری بسیار مهم است. پس راه صحیح خطاب به گیرنده در نامه چیست؟

آقا یا خانم این درخواست که در پیام های سال های گذشته بسیار مرتبط بود و تا سال 1917 در روسیه رسمی بود، تا به امروز در برخی موارد استفاده می شود. استفاده در پرداختن به شرکای تجاری امکان پذیر است، سیاستمداران، بازرگانان، مقامات عالی رتبه. در حال حاضر این کلمه یک مفهوم اجتماعی و یک مفهوم خاص دارد. هنگام نوشتن برای گروه های محافظت نشده اجتماعی: "آقایان بازنشستگان" ، "آقایان پناهندگان" و غیره کاملاً نامناسب خواهد بود.

نمونه ای از نامه با استفاده از "خداوند" را می توانید از ما دانلود کنید:.

عزیز / محترم و نام خانوادگی یا نام و نام خانوادگی مخاطب. این نوع تجدید نظر محبوب ترین است. بیهوده نیست، زیرا با این کار فرستنده در واقع مقدار خاصی از احترام را ابراز می کند. باید متمایز شد که نشانی خانواده به نامه رسمیت بیشتری می بخشد و فاصله بین همکارهای مکتوب را افزایش می دهد. اگر روی برداشت نرمتر و دوستانه تری از حرف خود حساب می کنید، از نام اول و میانی استفاده کنید.

نمونه نامه ای با چنین درخواستی را می توانید از ما دانلود کنید:.

اگر نام مخاطب را نمی‌دانید، می‌توانید در پایان فقط سلام کنید یا اوقات خوشی را آرزو کنید و اصل پیام مکتوب را بیان کنید. در نظر گرفتن و رعایت آداب معاشرت و توجه به سایر اجزای یک نامه تجاری مهم است.