نحوه نوشتن نامه های تجاری به زبان روسی. نحوه نوشتن نامه به یک سازمان

ساختار متن یک نامه تجاری

قوانین اساسی برای ترکیب نامه های تجاری

نامه های تجاری قوانین خاصی برای تدوین و قالب بندی دارند، به دلیل تعلق آنها به اطلاعات و اسناد مرجع، مشمول الزاماتی هستند. نویسنده هنگام تنظیم نامه باید به تفصیل در مورد هدفی که نامه را می نویسد و آنچه در نتیجه بررسی آن انتظار دارد فکر کند. او باید به وضوح برای خود روشن کند که مخاطب در مورد موضوع نامه چه می داند، چه چیزی می تواند به عنوان نقطه شروع تکیه کند، و چه اطلاعات جدیدی هنوز برای مخاطب شناخته شده نیست، که نامه به خاطر آنها نوشته می شود. ماهیت استدلال و ترکیب متن به تنظیم هدف نامه بستگی دارد. مراحل زیر در تهیه و تنظیم نامه ها قابل تشخیص است:

بیایید این مراحل را در نظر بگیریم. مطالعه ماهیت موضوع شامل: جمع آوری اطلاعات کافی در مورد این مساله، در صورت لزوم، بررسی قوانین در ماهیت موضوع، تجزیه و تحلیل تجدید نظرهای قبلی در این مورد و پاسخ های دریافتی به آنها. سپس شروع به نوشتن متن نامه می کنند.

ساختار متن یک نامه تجاری

نوشتن متن نامه فرآیندی زمان بر است. یک وظیفه مهم در نوشتن نامه، اشباع اطلاعات آن است، یعنی گنجاندن مقدار لازم اطلاعات در آن. نامه تک وجهی و چند وجهی است. یک جنبه از نامه معمولاً محتوای کل نامه را تشکیل می دهد و اغلب این نامه ها نامه هایی هستند که نیازی به پاسخ ندارند. متن نامه های چند بعدی ممکن است شامل جنبه های زیر باشد: بخش ها، پاراگراف ها، زیر پاراگراف ها، پاراگراف ها. ارائه هر جنبه باید با یک پاراگراف شروع شود. مکاتبات تجاری با تمایل به نوشتن حروف عمدتاً چند وجهی مشخص می شود. نامه معمولاً بر اساس این طرح تهیه می شود: مقدمه، بدنه، نتیجه. بخش مقدماتی شامل: پیوندی به سند، پاراگراف های جداگانه آن است که مبنایی برای جمع آوری نامه بوده است. بیان واقعیت، هدف (دلیل) نوشتن نامه را نشان می دهد. هنگام ارجاع به یک سند، داده های آن به ترتیب زیر نشان داده می شود: نام نوع سند، نویسنده، تاریخ، شماره ثبت سند، عنوان، به عنوان مثال: مطابق با فرمان دولت فدراسیون روسیهمورخ 27 ژوئن 2004 شماره 620 "در مورد تصویب ارائه نمونه ..." بخش اصلی رویداد، وضعیت فعلی، تجزیه و تحلیل و شواهد آنها را شرح می دهد. در این قسمت است که لازم است متقاعد شود، ثابت شود که شرکت در جلسه (کنفرانس، میزگرد) ضروری است، محصولات تولید شده یا خدمات انجام شده بهترین هستند، باید درخواست برآورده شود و غیره. نتیجه نامه عبارت است از نتیجه گیری در قالب درخواست، پیشنهاد، نظر، امتناع، تذکر و .... نامه فقط می تواند شامل یک قسمت پایانی باشد. سؤالات اصلی نامه باید به وضوح فرموله شده و به ترتیبی تنظیم شوند که برای درک بهینه ترین باشد. پس از تدوین و نوشتن نامه تجاری، باید آن را ویرایش کنید. یک نامه تجاری تقریباً همیشه با درخواست تجدید نظر شروع می شود. این بخش کوچک از متن برای اهداف ارتباطی بسیار مهم است. یک درخواست به درستی انتخاب شده نه تنها توجه مخاطب را جلب می کند، بلکه لحن مناسبی را برای مکاتبات تعیین می کند، به ایجاد و حفظ روابط تجاری کمک می کند. اهمیت درخواست تجدید نظر توسط نویسنده نامه تعیین می شود، درخواست تجدید نظر به شما امکان می دهد یک شنونده برای خود فراهم کنید. علامت نگارشی پس از درخواست تجدید نظر شایسته توجه ویژه است. کاما بعد از آدرس به نامه یک شخصیت معمولی می دهد، علامت تعجب بر اهمیت و سبک رسمی تأکید می کند. نویسنده متن باید عوامل زیر را در نظر بگیرد:

1. موقعیت عمومی مخاطب نسبت به جایگاه خود;
2. درجه آشنایی، ماهیت رابطه;

3. رسمی بودن/غیر رسمی بودن وضعیت ارتباطی.
4. مجوزهای آداب در این گروه گفتار لازم الاجرا است.

هنگام چاپ، مرجع با مرکز تراز می شود:

میخائیل پتروویچ عزیز!

متن نامه ممکن است با بیان انتظار برای اجرای درخواست (ضمانت ها، نمایندگی ها، دعوت ها، یادآوری ها) و همچنین فرمول ادب، به عنوان مثال:
من قدردانی خود را برای کمک های ارائه شده ابراز می کنم و اطمینان می دهم که اطلاعاتی که ارائه می دهید در توسعه همکاری های متقابل سودمند اهمیت زیادی خواهد داشت.
من از این فرصت استفاده می کنم و از دعوت شما تشکر می کنم ...
من به همکاری مثمر ثمر و مشارکت فعال در حل مشکلات، در توسعه و اجرای اقدامات برنامه ای بعدی ابراز امیدواری می کنم.
فرمول حسن نیت قبل از "امضا" مورد نیاز قرار دارد، از پاراگراف چاپ شده و با کاما از موقعیت جدا می شود. بسته به نحوه املای سمت در اسناد قانونی تشکیل دهنده یا نظارتی سازمان، نام موقعیت با حروف بزرگ یا کوچک نوشته می شود. در صورتی که نامه بر روی سربرگ یک مقام رسمی صادر شود، نام سمت در "امضا" لازم ذکر نشده است.

در مکاتبات رسمی از سبک تجاری رسمی استفاده می شود.
سبک تجاری مجموعه ای از وسایل گفتاری است که وظیفه آن خدمت به حوزه روابط تجاری رسمی است.
ویژگی های سبک کسب و کار، ویژگی های خاص ذاتی آن، هنجارهای سبک این نوع زبان تحت تأثیر شرایطی که ارتباطات تجاری در آن صورت می گیرد شکل گرفت. این شرایط به شرح زیر است:
1. شرکت کنندگان در ارتباطات تجاری - عمدتاً اشخاص حقوقی - سازمان ها، مؤسسات، مؤسسات، به نمایندگی از مدیران و سایر مقاماتی که از طرف آنها عمل می کنند.
2. ماهیت و محتوای روابط اطلاعاتی سازمانها کاملاً تنظیم شده است.
3. موضوع ارتباطات تجاری فعالیت سازمان است: مدیریتی، صنعتی، اقتصادی،
علمی، فنی و غیره؛
4. اکثریت قریب به اتفاق اسناد مدیریتی بر یک گیرنده خاص متمرکز شده اند.
5. اکثر موقعیت هایی که در فعالیت سازمان ها به وجود می آید و نیاز به ثبت کتبی دارد، تکراری و از یک نوع است.
شرایط در نظر گرفته شده ارتباطات تجاری الزامات خاصی را برای اطلاعات مدیریت تشکیل می دهد. برای اطمینان از تبادل موثر اطلاعات در حوزه مدیریت، اطلاعات باید دارای ویژگی های خاصی باشد.

او باید باشد:
1. ماهیت رسمی، که بر اساس تجاری روابط، ماهیت غیرشخصی آنها تأکید می کند و همچنین نشان دهنده فاصله خاصی است که بین شرکت کنندگان در ارتباطات تجاری وجود دارد.
2. آدرس، از آنجایی که یک سند مدیریتی همیشه برای گیرنده، مقام، سازمان، گروهی از سازمان ها در نظر گرفته شده است.
3. مرتبط، زیرا سند باید دقیقاً حاوی اطلاعاتی باشد که در یک زمان معین برای اتخاذ یک تصمیم مدیریت مؤثر مورد نیاز است، یا
استفاده دیگر در فعالیت های مدیریتی؛
4. عینی و قابل اعتماد، زیرا ارزیابی بی‌طرفانه و بی‌طرفانه رویدادها، حقایق، پدیده‌ها برای مدیریت مؤثر ضروری است.
5. قانع کننده، مستدل، زیرا وظیفه ارتباطات تجاری تشویق مخاطب به تعهد (یا عدم تعهد) است.
اقدامات خاص؛
6. کامل و کافی برای تصمیم گیری مدیریت. فقدان اطلاعات ممکن است ضروری باشد
علاوه بر این درخواست اطلاعات، ایجاد مکاتبات،
منجر به از دست دادن غیر ضروری زمان و پول می شود.
سبک کسب و کار دارای مجموعه ای از ویژگی های خاص است که آن را از سایر سبک های زبان - علمی، روزنامه نگاری، محاوره ای، زبان داستانی متمایز می کند.
الزامات اصلی برای سبک کسب و کار عبارتند از:

استانداردسازی گفتار تجاری تمام سطوح زبان - واژگان، ریخت شناسی و نحو را پوشش می دهد. تا به امروز، گفتار تجاری تعداد زیادی اصطلاح، نوبت، فرمول را جمع آوری کرده است. استفاده از ساختارهای آماده به شما امکان می دهد زمان را برای جستجوی تعاریفی که موقعیت های استاندارد را مشخص می کنند تلف نکنید. استانداردسازی گفتار تجاری به طور قابل توجهی محتوای اطلاعات اسناد را افزایش می دهد، درک آنها را به میزان قابل توجهی تسهیل می کند، که به بهینه سازی گردش کار به طور کلی کمک می کند.
لحن خنثی ارائه هنجار ارتباطات تجاری رسمی است که خود را در سختگیرانه ترین و محدودترین ماهیت ارائه نشان می دهد. بی طرفی لحن ارائه امکان استفاده از ابزارهای زبانی بیانگر و رنگارنگ عاطفی (واژگان محاوره و حروف)، وسایل مجازی و کلماتی که در معنای مجازی استفاده می شود را در متون حذف می کند. اطلاعات مندرج در متن نامه ماهیت رسمی دارد. به همین دلیل، لحظه شخصی و ذهنی در اسناد باید به حداقل برسد. کلمات با رنگ آمیزی احساسی تلفظ شده (کلمات با پسوندهای کوچک، با پسوندهای مبالغه یا تقلیل، الفاظ) از زبان اسناد حذف می شوند.
با این حال نمی توان تصور کرد که سند رسمی کاملاً عاری از احساسات است.
هدف بیشتر اسناد جلب توجه مخاطب، متقاعد کردن او، تشویق او به اقدام در جهتی است که نویسنده لازم است. یک سند مدیریتی اگر عاری از مضامین عاطفی باشد به هدف خود نمی رسد، با این حال، عاطفه باید پنهان شود و نه با زبان، بلکه با محتوا به دست آید. این باید در پشت یک لحن ارائه آرام و خنثی پنهان شود. دقت ارائه حاکی از درک بدون ابهام از محتوای سند است.
وضوح و دقت متن در درجه اول با صحت ساختار ترکیبی متن، عدم وجود خطاهای منطقی، متفکر بودن و وضوح عبارت - چرخش های پایدار، عدم وجود عبارات مجازی تعیین می شود.
مختصر بودن ارائه متن با استفاده اقتصادی از ابزارهای زبانی، حذف افزونگی گفتار - کلمات و عباراتی که دارای معنای اضافی هستند، به دست می آید.
لازمه ایجاز یا مختصر بودن متن ارتباط مستقیمی با کاهش حجم متن دارد. الزام اختصار انسان را مجبور می کند موضوع سند را با وضوح بیشتری صورت بندی کند، از زبان به معنای کم استفاده کند، حذف کند. کلمات غیر ضروری، که حاوی اطلاعات لازم، تکرارهای غیر موجه و جزئیات غیر ضروری نیستند.
نامه باید قانع کننده باشد، صرف نظر از اینکه به چه کسی ارسال شده است، حاوی تاریخ های دقیق، حقایق غیرقابل انکار و نتیجه گیری باشد.
یکی از ویژگی های گفتار تجاری استفاده گسترده از فرمول های زبان است - چرخش های پایدار (قالب) بدون تغییر استفاده می شود. از عبارات زیر برای ایجاد انگیزه در یک عمل استفاده می شود:

به اطلاع می رسانیم در بازه زمانی ... تا ...;
- به اطلاع شما می رساند که از تاریخ ...;
- ما مورد توافق را برای شما ارسال می کنیم.
- لطفا درنظر داشته باشید...
- ممیزی دریافت که ....;
- به دلیل عدم کمک مالی ...;
- با توجه به شرایط سخت اقتصادی ...;
- طبق نامه شما...;
- به منظور همکاری...
- طبق پروتکل ...;
- در تأیید موافقت ما ...;
- به منظور تقویت مسئولیت... و غیره.

فرمول های زبان نتیجه یکسان سازی ابزارهای زبانی هستند که در موقعیت های تکراری استفاده می شوند. علاوه بر بیان محتوای معمولی، فرمول های زبان اغلب به عنوان مؤلفه های قانونی مهم متن عمل می کنند که بدون آن سند از قدرت قانونی کافی برخوردار نیست:

ما ضمانت بازگشت وام را به مبلغ ...،
- ما پرداخت را تضمین می کنیم. مشخصات بانکی ما...
- نظارت بر اجرای ...

اصطلاح کلمه یا عبارتی است که مفهوم خاصی یا خاصی به آن نسبت داده می شود. مجموعه اصطلاحات یک رشته دانش خاص یا فعالیت حرفه ایاصطلاحات یا سیستم اصطلاحی را تشکیل می دهد.
استفاده از اصطلاحات به معنای کاملاً ثابت، درک واضح متن را تضمین می کند، که در ارتباطات تجاری بسیار مهم است.
اصطلاحات مورد استفاده در اسناد مدیریت، اصطلاحات صنعتی هستند که محتوای حوزه موضوعی که محتوای سند به آن اختصاص داده شده است، و همچنین اصطلاحاتی که در زمینه پشتیبانی مستندات ایجاد شده اند را نشان می دهد.
صحت و ثبات استفاده از اصطلاحات در عمل با استفاده از فرهنگ لغات و استانداردهای اصطلاحی حاصل می شود که یک سیستم کاملاً بدون ابهام از مفاهیم و اصطلاحات را ایجاد می کند و به ترتیب اصطلاحات کمک می کند. اصطلاحات مورد استفاده در زمینه پشتیبانی اسنادی مدیریت در GOST R 51141-98 "کار اداری و بایگانی" ثابت شده است. اصطلاحات و تعاریف".

هنگام استفاده از این اصطلاح، باید اطمینان حاصل شود که برای مخاطب قابل درک است. اگر نویسنده نامه در این مورد تردید دارد، لازم است به یکی از روش های زیر عمل کند:

یک تعریف رسمی از این اصطلاح ارائه دهید؛

معنی این اصطلاح را در کلمات واژگان خنثی رمزگشایی کنید.

این عبارت را حذف کنید یا آن را با یک کلمه یا عبارت رایج جایگزین کنید.

مشکلات در استفاده از اصطلاحات همچنین با این واقعیت مرتبط است که اصطلاح سیستم در حال تغییر دائمی است: محتوای مفاهیم موجود تغییر می کند ، موارد جدیدی بوجود می آیند ، برخی از مفاهیم منسوخ می شوند و اصطلاحاتی که آنها را نشان می دهند از کاربرد خارج می شوند.
هنگام استفاده از اصطلاحات چند معنایی (اصطلاحات مترادف) باید در نظر گرفت که در یک سند، یک اصطلاح فقط در یکی از معانی آن قابل استفاده است. به عنوان مثال، اصطلاحات "قرارداد"، "قرارداد"، "قرارداد" اصطلاحات مترادف هستند، اما در عمل به کارگیری آنها متفاوت است. AT قانون کاراین در مورد قرارداد استخدام(قرارداد)؛ در مدنی - معاملات دو و چند جانبه را عقد می گویند. در فعالیت های تجارت خارجی، اصطلاح "قرارداد" بیشتر مورد استفاده قرار می گیرد؛ توافق نامه ها در تعدادی از زمینه های دیگر در توافق نامه ها ثابت می شوند.

یکی دیگر از ویژگی های سخنرانی تجاری. در گفتار تجاری از اختصارات استفاده می شود. دو نوع اختصار اصلی وجود دارد:
1. واژگانی (اختصارات) - کلمات ترکیبی که با حذف بخشی از حروف تشکیل دهنده آنها از قسمت هایی از کلمات تشکیل می شود: CIS، LLC، وزارت موقعیت های اضطراری، نیروگاه هسته ای، GOST، GUM، Roskomzem، حسابدار ارشد، رئیس، معاون، نیروهای ویژه. .
2. گرافیک - نامگذاری اختصاری کلمات مورد استفاده در نوشتن: gr-n، نقطه، راه آهن، sq. m و دیگران

فقط اختصارات، عناوین و اصطلاحات رسمی پذیرفته شده باید در حروف استفاده شود. نام مؤسسات، سازمان ها و سمت ها، عناوین، واحدهای اندازه گیری، اسامی جغرافیایی و غیره باید دقیقاً با اسامی رسمی مطابقت داشته باشد.

یکی دیگر از ویژگی های گفتار تجاری، استفاده از ساختارهایی با تبعیت متوالی کلمات در حالت جنسی یا ابزاری است:
- ما به شما گزینه هایی را برای راه حل ها پیشنهاد می کنیم (چه؟) بازسازی سیستم های گرمایشی، تهویه و تاسیسات بهداشتی ساختمان های مسکونی و ساختمان های اداری.
- ما به طور کامل نیاز (چه؟) برای بحث بیشتر در مورد موضوعات خاص همکاری احتمالی را به اشتراک می گذاریم.
- با توجه به لیست رویدادهای اصلی برای آماده سازی و برگزاری جشن شصتمین سالگرد پیروزی در جنگ بزرگ میهنی مصوب رئیس جمهور فدراسیون روسیه (چه؟) ...

طبق برنامه ...

گفتار تجاری با استفاده از عبارات با اسم های کلامی مشخص می شود. بسیار فعال در گفتار تجاری، به جای افعال، از سازه هایی از اسامی فعل به معنای عمل استفاده می شود: کمک کردن (و نه کمک کردن)، کمک کردن (و نه کمک کردن)، تمیز کردن (و نه تمیز کردن)، به پشتیبانی (و نه حمایت کردن)، برای انجام تعمیرات (نه تعمیر).
سادگی ارائه، غلبه جملات ساده رایج برای نوشتن مهم است. یکی از ویژگی های سبک کسب و کار استفاده غالب از جملات رایج ساده، یک جزئی (با یک عضو اصلی - موضوع یا محمول) یا دو قسمتی (با دو عضو اصلی - موضوع و محمول) با نوبت های جداگانه (مشارکتی، مشارکتی، تعاریف جداگانه) کلمات مقدماتیو پیشنهاداتی مانند:
- با توجه به راندمان بسیار پایین استفاده از اموال شهری کمک به سرمایه مجاز JV "MIO" و همچنین ناکافی بودن حجم کار ناوگان خودرویی و عدم سوددهی آن، از شما تقاضا داریم مشکل واگذاری شهر را حل کنید. به بخش مالی و اقتصادی شهرداری تقسیم شود.

توصیه می شود نامه ای در مورد یک موضوع تهیه کنید. در صورت نیاز به تماس همزمان با سازمان در مورد چندین موضوع ناهمگون، توصیه می شود برای هر یک از آنها نامه جداگانه بنویسید.
در متن یک نامه می توان درخواست ها یا سوالات دیگری را در صورت انتقال به یک نفر برای اجرا بیان کرد.
علاوه بر فرمول های زبان سنتی، کلمات و عبارات خارجی در مکاتبات تجاری یافت می شود. در عمل نقش فرمول های زبان را بازی می کنند. برخی از آنها شناخته شده هستند، برخی کمتر رایج هستند. باید در نظر داشت که استفاده از کلمات خارجی کمی کهنه می کند، اما در عین حال تأثیر خوبی بر شریکی که این کلمات را می داند می گذارد و به شما اجازه می دهد خواننده بیرونی را گیج کنید.

آموزنده؛

سرنوشت درخواست (مشکل، پیشنهاد) تعیین شده در یک نامه تجاری تا حد زیادی به نحوه و آنچه در آن نوشته شده است بستگی دارد. شاید در اولین نگاه به متن، گیرنده ایده ای در مورد نویسنده داشته باشد و اینکه چقدر باید یک نامه تجاری را جدی بگیرد - آیا باید آن را بیشتر بخواند و چگونه به آن پاسخ دهد؟ در اصل و محتوا، نامه ها می توانند بسیار متفاوت باشند، اما قوانین کلیدی برای نوشتن و نمونه نامه های تجاری برای همه یکسان است. داشتن یک الگوی واحد برای نامه تجاری در شرکت به شما این امکان را می دهد که تمام مکاتبات خروجی را به یک سبک بنویسید.

بنابراین، چند قانون در مورد نحوه نوشتن نامه تجاری:

1. نامه تجاری بر روی سربرگ مخصوص شرکت تنظیم می شود. بالای فرم باید حاوی اطلاعات زیر باشد:

1.1. نام سازمان؛

1.2. آدرس پستی؛

1.3. تلفن، فکس، ایمیل و وب سایت.

این اطلاعات ضروری است تا مخاطب پس از مطالعه بتواند به سرعت مخاطبین را برای پاسخ پیدا کند یا با فرستنده تماس بگیرد.

2. حاشیه یک نامه تجاری - یک تورفتگی در سمت چپ 3 سانتی متر ضروری است تا نامه را بتوان در یک کلاسور قرار داد، در سمت راست - 1.5 سانتی متر. اگر متن را روی رایانه می نویسید، از فرم استاندارد صفحه ویرایشگر Microsoft Word.

3. اندازه فونت باید در تمام متن نامه تجاری یکسان باشد. به عنوان یک قاعده، از فونت استاندارد Times New Roman با اندازه 12 (اندازه نقطه) استفاده می شود. اما اگر می‌دانید که گیرنده بینایی ضعیفی دارد، نشان دادن نگرانی با افزایش اندازه فونت مفید خواهد بود.

4. اگر حجم حرف بیش از دو صفحه باشد، باید در گوشه سمت راست پایین برگه ها شماره گذاری شود.

5. شماره و تاریخ ثبت در گوشه سمت چپ بالای نامه درج شده است.

در سازمان های جدی، جریان نامه ها می تواند به چندین هزار در روز برسد، بنابراین تعداد اسناد ارسالی و تاریخ توسط فرستنده تنظیم می شود تا بتوانید پیشرفت بیشتر نامه را پیگیری کنید و در صورت لزوم، به سرعت یک ورودی را در آن پیدا کنید. گزارش اسناد خروجی شما

گیرنده نامه را ثبت می کند و شماره دریافتی را تعیین می کند و تاریخ دریافت را نشان می دهد. اگر نامه با پیک تحویل داده شود، تاریخ و شماره دریافتی نیز روی کپی نامه درج می شود. این، علاوه بر موارد فوق، به شما امکان می دهد تا به طور قانونی واقعیت دریافت نامه را به درستی برطرف کنید. و اگر نامه بیانگر مهلت پاسخ باشد، تاریخ دریافت نامه شروع شمارش معکوس آن محسوب می شود.

6. ساختار نمونه تجارت نامه بیش از یک قرن است که شکل گرفته و امروزه شامل اجزای زیر می باشد:

6.1. سرفصل یک نمونه نامه تجاری حاوی درخواستی برای مخاطب است. اندکی زیر شماره ثبت به شرح زیر صادر می شود:

در گوشه سمت راست بالا، موقعیت و نام کامل نشان داده شده است. مخاطب. در زیر می توانید موضوع نامه را مشخص کنید. حتی پایین تر، در مرکز، یک استیناف ترسیم شده است. در درخواست تجدید نظر، احترام باید با استفاده از کلمات پذیرفته شده عمومی بیان شود: "عزیز"، "آقای"، "خانم" (اختصارات مجاز نیست). کلاهک معمولا با پررنگ مشخص می شود.

مثلا:

مرجع. شماره 61 مورخ 21/09/1389
در Vh. شماره 352 - ر مورخ 1389/09/14
به مدیر عامل
Podshipnik LLC
پتروف N.I.
"درباره دسته ای از یاتاقان های معیوب،
تحویل در 10.09.2010”

نیکولای ایوانوویچ عزیز!

6.2. معرفی. در مقدمه لازم است به اختصار ماهیت نامه را تعریف کنیم. می توانید به طور سنتی شروع کنید:

« جهت اطلاع شما...», « از شما می خواهم که ...», « در حال حاضر..." و غیره. در صورتی است که حرف اول شخص نوشته شده باشد.

اگر درخواست از طرف نهاد قانونیسپس روایت سوم شخص است (مثلاً شرکت ما ارائه می کند…»).

علاوه بر این، هم در مقدمه و هم در متن زیر نامه، ضمیر تو و تمام اشکال آن (تو، تو، تو) باید با حرف بزرگ نوشته شود - این جلوه ای از احترام به مخاطب و نشانه ای از تربیت شما

6.3. طبق قوانین نوشتن، بخش اصلی یک نمونه نامه تجاری باید به طور منطقی محتوای درخواست یا درخواست تجدیدنظر را افشا کند و آن را برای مخاطب قابل درک کند. تمام پاراگراف های قبلی باید به طور منطقی در پاراگراف های بعدی جاری شوند. حقایق خاص، ارقام و غیره آورده شده است. فراموش نکنید که "ایجاز خواهر استعداد است."

6.4. در پایان نامه، کلیات و نتایج آنچه نوشته شده است، خلاصه می شود. اغلب، یک درخواست یا پیشنهاد در نتیجه گیری نوشته می شود. مثلا:

"با توجه به موارد فوق، من از شما خواهش می کنم ...".

6.5. برنامه های کاربردی. اگر اسنادی به نامه ضمیمه شده باشد، باید شماره گذاری شده و در زیر نتیجه گیری مشخص شود. مثلا:

ضمیمه این نامه اسناد زیر است:
1. یک نسخه از قرارداد ارائه خدمات - 6 برگ در 1 نسخه.
2. اعمال کار انجام شده - 1 برگ در 2 نسخه.
3. فاکتور شماره 123 مورخ 20 شهریور 1389 - 1 برگ در 2 نسخه ... "

6.6. متن اصلی یک نامه تجاری به طور سنتی با این عبارت پایان می یابد: خالصانه،…» - در صورتی که انتظار می رود دستکاری خنثی باشد. اگر شخصاً با مخاطب آشنا هستید، می توانید با این عبارت پایان دهید - " ارادتمند شما،…».

در اینجا به نظر می رسد در یک مثال:

خالصانه،

مدیر عاملامضای I.I. ایوانف

سمت، نام کامل (علاوه بر این، ابتدا نام و نام خانوادگی و سپس نام خانوادگی)

چاپ شده و با دست امضا شده است.

6.7. و نامه تجاری با اطلاعاتی در مورد فرستنده به پایان می رسد که باید حاوی نام کامل او باشد. (ترجیحا به صورت کامل) و موقعیت. در صورت نیاز به تماس با مخاطب یا نماینده او برای توضیحات بیشتر، چه چیزی ضروری است.

7. بعد از نوشتن نامه باید از نظر غلط املایی و نقطه گذاری بررسی شود. آنها توالی منطقی و خوانایی کل متن را بررسی می کنند (بهتر است نامه را با صدای بلند بخوانید). در صورت لزوم، اشتباهات و مکان های سخت خوان در متن تصحیح می شود.

در پایان، با خلاصه کردن تمام توصیه ها، می خواهم بگویم - با دقت، با صلاحیت، منطقی، به طور مداوم ماهیت نامه را به زبانی قابل درک برای مخاطب، بنویسید. و سپس مخاطب تصمیمی به نفع شما خواهد گرفت یا حداقل یک نامه تجاری خوب نوشته شده او را به طور قابل توجهی به این تصمیم متمایل می کند!